מי מאתנו לא חווה תסכולים כתוצאה מסרבול תהליכים, בין אם במוסדות ציבור ובמקומות העבודה, בין אם התהליכים כרוכים בבירוקרטיה ובין אם הם כרוכים בהיררכיה ניהולית. אין שום הצדקה לתהליכים או לדברים להיות מסובכים ומורכבים כאשר הם יכולים להיות פשוטים
פורסם: 25.7.16 shutterstock
המוח האנושי יעשה כל מאמץ לפשט את החיים, בהציבו דפוסי שיגרה של תפיסה ופעולה. ברגע שזוהה דפוס הפעולה, ניתן לזרום אתו ללא מאמץ מיותר. לעולם ישנה האפשרות שקיימת דרך פשוטה יותר לעשות את הדברים. גם אם הדבר על פניו אינו מעשי מכל סיבה שהיא, שווה וראוי להשקיע מחשבה, זמן ומאמץ יצירתי בניסיון למצוא גישה פשוטה יותר. הדבר כרוך בהבחנה בין עיקר לטפל.
האבולוציה בדרך כלל נוטה לסבך ולהרכיב דברים ולאו דווקא לפשט אותם. אלה שהורגלו למורכבויות השונות אינם שמים לב ובאופן טבעי מוסיפים יסודות, חלקים ופעולות נוספות, כך שהם תורמים את חלקם בהיסח הדעת למורכבות התהליכים והפעילויות.
מורכבות משמעה מאמץ מבוזר, לעומת פשטות שפרושה מאמץ ממוקד.
נקודת ההתייחסות בפישוט התהליכים יכולה להתייחס לכלל המערכת או למשתמשי הקצה. פירוק השלם לחלקיו,ביזור ומודולריות הן גישות טובות לפישוט תהליכים כל עוד שומרים על איחוד הרעיון המרכזי. פישוט כרוך בחילופין או בפשרה של ערך אחד באחר. יתכן שנרוויח פשטות במקום אחד אך נגדיל את הסיכון במקום אחר.
צייר קריקטורות למשל מטבע העיסוק, עומד בפני אתגר הפישוט היינו כיצד ניתן לבטא מצב מורכב בכמה קווים פשוטים? היכולת לקצר, להגדיר ולתכנן מחדש קונספטים, מהווה את המפתח לתהליך הפישוט. כל גישה לתהליך אמורה לכלול תשובה לשלוש שאלות : מדוע, איך, ומהו הערך? תהליכים קבועים, דומים לספינה הנמצאת זמן רב בים וזקוקה מידי תקופה לעלות על מבדוק ל"גירוד וגילוח הזקן" המורכב מאצות ושבלולים שדבקו בתחתית ומאטות את מהירותה. כך גם תהליכים שדבקים בהם במשך הזמן סיבוכים ותוספות עם מעט מאד ערכים מוספים אם בכלל. מכאן נזכור פשטות היא ערך-פשטות ההפעלה, פשטות ההסבר, פשטות המנהלות ובעיקר ידידותיות למשתמש .
אכן חומר למחשבה!
*יוסי פשר הוא מומחה בתהליכי תקשורת בינאישית יועץ ומדריך לאירגונים בארץ ובחו"ל http://www.pasher.co.il/
Tags: אסטרטגיה מורשת ניהול ניהול פרויקטים תרבות ארגונית
