מהן ההשפעות שיש זמן, כמוטיב אסטרטגי במהלך תהליך המשא ומתן בין שני צדדים, שמנסים להגיע להחלטה שתמקסם את האינטרסים של כל אחד ואחד מהם?

פורסם: 16.9.15    צילום: shutterstock

כבר בשנת 1986, ב"ספר המשא ומתן" קובע הֶרְב כהן כי לזמן יש את אחת המשמעויות החזקות ביותר בתחום המשא ומתן. כמעט שלושים שנה אחרי והקביעה הזאת של חשיבות הזמן במהלך המשא ומתן – נדמה כי רק גובר ועולה. כהן קובע נחרצות את מה שכולם ידעו קודם לכן – ואת מה שכל מי שמנהל משא ומתן – ידע בעתיד. לאפקט הזמן יש משמעות עצומה במהלך תהליכי משא ומתן – קצרים כארוכים, פשוטים ומסובכים.

כך, משיכת המשא ומתן על פני לוחות זמנים ארוכים; עמידה במועדי ביניים של המשא ומתן; קביעת תחומי זמן לפעילות המשא ומתן; רצון לקדם סיום משא ומתן על ידי הכנסת מועדים פיקטיביים; אספקת ויתורים לצד השני עם סיום לוחות הזמנים של המשא ומתן ועוד ועוד. כל אלו, והרבה אחרים, מהווים גורמים מרכזי חשוב מאוד בתהליכי ניהול משא ומתן. נדגיש מראש כי ייתכנו מצבים בהם באותו פרק זמן יכולים להתרחש אירועים נוגדים – הקשורים לניהול הזמן. מכאן שחשיבות הזיהוי של וקטור ציר הזמן, קריטית להצלחה לאנשים העוסקים בתחום זה.

אין ספק כי לפרמטר של זמן יש משקל עצום במשא ומתן. הזמן חשוב הן בהכנה (כגון, חוסר בזמן גורם לאי הכנה), הן ביכולת להאריך את המשא ומתן (העדר לוחות זמנים מוגדרים תגרום למשאים ומתנים מתמשכים ללא קץ) והן ביכולת לסיים את המשא ומתן בצורה האופטימאלית ביותר (לוח זמנים דחוק של אחד הצדדים יכול להוביל אותו לתוצאות נמוכות מהאופטימום). המאמרים, המחקרים והן הספרים שנכתבו בתחום הראו כי למרות שהזמן הוא אלמנט מורכב וחשוב, ההתייחסות אליו נמוכה מהנדרש. כלומר, היה (ויש) צורך להתייחס לאספקטים השונים של הזמן – במהלך תהליך המשא ומתן. מתחילתו דרך תהליך המיקוח, בסיומו ועד למעקב של הצדדים אחרי יישומן של ההחלטות. לגורם הזמן – משמעות עצומה.

גורם ההפתעה

במשא ומתן בו קיימת הפתעה לעצם קיום המשא ומתן – מהווה חיסרון גדול. היכולת להכין ולהתכונן חשובה מאוד לשני הצדדים. ברם אם המשא ומתן התחיל בצורה בה לא ניתן היה להתכונן אליו מראש – החיסרון יורגש מאוד. עצם העדר קיומו של תהליך הכנה (מאחר והמשא ומתן, באספקט של זמן התרחש בהפתעה) עלול לגרור את הצד המופתע, להיכשל או לא להשיג את האופטימום האפשרי. בתהליך ההכנה (כאשר יש זמן מספיק לבצע אותו) ניתן להכיר את הצד השני, להבין בדיוק את האינטרסים, ללמוד על טכניקות עבר בהם הצד השני השתמש ואולי אף לבצע הדמייה. בהעדר אפשרות זאת, ההגבלה על עצם קיומה של ההכנה – עלול להוריד מתוצאות אפשרויות של המשא ומתן.

רצף הזמן

עצם קיומו של רצף הזמן במשא ומתן, מחייב את המשתתפים במו"מ לתשומת לב יתרה לפרמטר זה. כשם ששיחת חולין באמנות המכירה תתחיל פגישת מכירה וכשם שחוזה חתום יהיה זה שיסיים את תהליך העסקה, כך יש לשים דגש במשא ומתן לרצף הזמן. קיימות מדינות בהן רצף המשא ומתן (וקטור הזמן, כאמור) חייב להתחיל עם שיחת חולין נעימה ומנומסת בין הצדדים. תרבויות עסקיות סוגרות עסקה בלחיצת יד (כמו מזל וברכה, בעולם היהלומים). ושוב – על פני רצף הזמן עסקה תסתיים בסוף המשא ומתן ושיחת חולין תפתח את הדיונים. אותו רצף יכול להיות מופר על ידי שליפה של איום או אולטימטום כבר בתחילת הדיונים – אבל דווקא הכנה מתאימה (ושוב, אם היה זמן לכך) תתרגל את המשתתפים בהתנהגות הנכונה.

לרצף הזמן בניהול קונפליקטים ומתן יש משקל נוסף והוא היכולת של הצדדים לרכז או לפזר את המפגשים או את השיחות בינהם. לעיתים, חלק מאירועי משא ומתן חייבים להבשיל לכדי עסקה בו במקום ולעיתים יש צורך לאפשר למשא ומתן להתקיים על פני עוד מספר פגישות בין הצדדים. דחיקת משא ומתן, גם אם אחד הצדדים היה מעוניין בה, עלולה להוביל להרס המשא ומתן לצד השני. מאידך, משכת ומסמוס משא ומתן עלול לגרום לצד השני לעייפות, התשה ולנטישה מלאה ומוחלטת של שולחנות הדיונים.

תחילת הרצף הלוגי של ניהול המשא ומתן מבוססת על הבדיקה של לחץ הזמן שיש, לאחד או לשני הצדדים להגיע להסכם. לדוגמא, יכולת ניהול משא ומתן של גורם שחייב לסיים את המשא ומתן עד לנקודת זמן ספציפית. לסד הזמן יש משמעות עצומה שמשפיעה מאוד על הטכניקות שמופעלות על הצדדים ועל רמת הויתורים שהם מוכנים לתת. לנהל משא ומתן עם סד זמן מאוד מסובך לעיתים הרבה יותר מאשר משא ומתן שאין לו נקודה שמחייבת את הצדדים (או אחד מהם) לחתימה. עקרונית, ככל שלוחות הזמנים ארוכים יותר (ובמקביל ייתכן כי כלל לא יהיה סד של זמן) כך יכולת המיקוח משתפרת, אך מאידך, סיכויי הסגירה בלוחות זמנים מוגדרים (או מוכתבים) עולים בשיעור ניכר.

נציג דוגמא נוספת להשלכות של אספקט הזמן במהלך משא ומתן. חלק מתהליכי משא ומתן מתרחשים בין גורמים שמייצגים צד שלא נמצא פיזית במהלך המשא ומתן. זה יכול להיות משא ומתן מדיני בו על ראש הממשלה לקבל את ההחלטה הסופית. זה יכול להיות משא ומתן בין עורך דין לבין הפרקליטות בו עורך הדין מסיים את הדיונים באומרו כי עליו לבדוק את ההסכם למול הלקוח שלו. זה יכול להיות באירוע קונפליקטואלי בו בן מייצג את אביו במהלך משא ומתן למול שותפים לשעבר ועוד. במצבים אלו, לאפקט הזמן יש משמעות ניכרת מאחר ומנהל המשא ומתן, שעושה זאת עבור אדם אחר, נדרש לקבל את האישור להמשך הדיון. המשמעות הבסיסית ביותר לכך היא כי המשא ומתן ייתארך. במקום שעות זה עלול להתארך למספר ימים ובמקום ימים זה עלול לקחת שבועות. עצם הידיעה המוקדמת, של שני הצדדים כי הזמן משנה את המימדים שלו (ומתארך) תסייע להם לנהל נכון יותר את המשא ומתן.

גזלני זמן

למשא ומתו ולזמן יש נקודת השקה נוספת בדמות גזלני הזמן במהלך המשא ומתן. לעיתים הדבר נעשה בכוונה תחילה ולעיתים בצורה לא מודעת. גזלני זמן במשא ומתן יכולים להיות גורמים שמעבירים את ליבת המשא ומתן לזוויות צדדיות או לסחטנות רגשית ודומיה. המשא ומתן, במקום לרקום עור וגידים ולהפוך להיות להסכם, מתחיל עם תהליך של זמן רב שמבוזבז ואובד בין הצדדים. איתור גזלני זמן – יכול להיות קריטי ביותר להצלחת תהליך המשא ומתן.

עונתיות 

דוגמא נוספת שניתן לציין אותה בניהול זמן היא העונתיות הקיימת בתהליכי משא ומתן. לנהל משא ומתן על רכישת אופניים לילד, ערב יום כיפור – זה לא בדיוק האפשרות האופטימאלית. לנהל משא ומתן מול סוכן הנסיעות על הוצאות טיסה ומלון, במהלך אוגוסט שמהווה את שיא החופשים בישראל, איננה פעולה שמומלצת. ואם כבר בוצע דיון שהזכיר את חודש אוגוסט – כדאי להזכיר כי חודש זה הוא גם החודש העמוס ביותר למעבר דירות. מרבית המובילים, עסוקים מבוקר עד ערב. כך, היכולת של הלקוחות שלהם לנהל מולם משא ומתן על עלויות הובלת הדירות – נמוכה מאוד. העונתיות יכולה לבוא לידי ביטוי גם במועדים של חתונות (כמו תאריכים מאוד מבוקשים – קיץ לדוגמא) באולמו שמחות למול אותו אולם אירועים עם אותן עלויות – בערבי חורף קרים.

לחץ בלוחות הזמנים

במקביל לשאלה זאת, לזמן בניהול משא ומתן יש אלמנט נוסף, דומה מאוד. משך הזמן שהצדדים משקיעים במשא ומתן, הוא עוד נדבך חשוב מאוד בתהליך. במשא ומתן מורכב ומסובך בו הצדדים משקיעים זמן אחד למול השני. הם יתווכחו, לא יסכימו, ידונו, יפוצצו את הדיונים ושוב ייפגשו כדי לנסות ולהגיע להסכם. הנטיה הטבעית היא ככל שמשך הזמן ארוך יותר, וככל שהמיקוח מתארך ודורש יותר שיחות,  טלפונים, מיילים, שיחות סקייפ ועוד – כך הרצון של הצדדים לסיים עם "עסקה" עולה. ולהפך: זמן קצר מאוד של מיקוח קצר ביותר, לא יגרום למחוייבות של הצדדים אחד לשני.

דחיינות

לצד השני של עומס ולחץ בלוחות הזמנים יש אף הוא השפעה במשא ומתן. את הצד הזה ניתן לכנות בשם "דחיינות". אנשים או ארגונים שמקבלים החלטות בצורה איטית להחריד. בין אם מדובר בארגונים בירוקרטיים ובין אם מדובר באנשים שמתקשרים לקבל החלטה. המשא ומתן למולם מקבל ציביון של תהליך ארוך, ממושך וכמעט ללא מוצא, בלי נקודות ביניים או שלבי סיכום זמניים של המשא ומתן. מול אנשים אלו, קבלת ההחלטה הסופית של קנייה או סגירת עסקה – היא למעשה פעילות שלא קיימת. בין אם כתוצאה מחשש ובין אם כתוצאה מאי החלטה. הזמן הנדרש למולם, עצום ולעיתים – יש להגיד זאת בכנות – מהווה בזבוז משאבים עצום של צוות המשא ומתן שעומד מולם.

גורמים בירוקרטיים

לדחיינות בניהול משא ומתן יש "אח חורג" ששמו גורמים בירוקרטיים במהלך ניהול משא ומתן. לעיתים זה יהיה דיון על סמכויות המשתתפים, לעיתים יהיה מדובר בצורך בקבלת החלטות של גורמים מקצועיים כמו עורכי דין של החברה, לעיתים יהיה צורך להוביל לשולחן משא ומתן אחד מספר משתתפים המגיעים מתחומים שונים ולעיתים יהיה מדובר על קבלת אישורים ממדינת ישראל או מרשויות החוק. בפעילויות בירוקרטיות אלו, משך הזמן הנדרש מתחילת המשא ומתן ועד סיומו – ארוך. המשא ומתן דורש איש שיש לו את היכולות והתכונות הנפשיות של ראייה לטווח ארוך, סבלנות, סובלנות ועוד. בלי תכונות אלו, הקשורות במרביתן לוקטור הזמן – למשא ומתן, מראש, אין כל סיכוי להצליח.

פוליכרוניות ומונוכרוניות

וכמובן, שבהתאמה, בנושא של תפיסת הזמן בין הצדדים – יש להזכיר את הגורמים הבין אישיותיים שבין משתתפים שונים – העוסקים ביחס לזמן: פוליכרוניות ומונוכרוניות. את מנהלי משא ומתן הפוליכרוניים נראה כמאחרים יותר לפגישות, גמישים יותר בלוחות הזמנים, מסוגלים לדון במספר נושאים בו זמנית בכל ישיבה, מרגישים מאוד נוח עם שינויים של הרגע האחרון בנושאים המשא ומתן או במנהלי המשא ומתן עצמם ועוד. מאידך, מנהלי משא ומתן מונוכרוניים פועלים ומתנהגים שונה לחלוטין. העדפה שלהם היא עמידה בלוח הזמנים, מתקשים עם איחורים של הצד השני ורואים באיחור פגיעה אישית, מצפים לדעת מראש את לוחות הזמנים ולעמוד בהם מרחב הזמן, מעדיפים שלא להיות מופתעים ברגע האחרון ועוד. פערי תפיסת הזמן בין מונוכרוניים לבין פוליכרוניים יכולים להיות כאלו חמורים עד אשר – פרמטר הזמן יהיה המשתנה המרכזי במהלך כל המשא ומתן.

עבר, הווה עתיד

לזמן ולצורה בה הצדדים מתייחסים אליו יש משמעות מאוד גדולה באירועים קונלפיקטואליים בהם מנהלי משא ומתן בין צדדים ניצים. קיימות שלוש הטיות בסיסיות – עבר, הווה עתיד. אנשים שהם מוטים לזמן עבר יהיו כאלו שכל הזמן ידונו על מהלכים שנערכו בעבר או על ההצלחות שלהם שהיו לפני חודשים או שנים. הדיונים המרכזיים יהיו על תקלות או כשלונות ובעיות – שהיו, שהביאו את הצדדים לשולחן המשא ומתן. הם עלולים בכל רגע נתון לחוות את האירועים הללו כאילו קרו ברגעים אלו ממש. הטיית זמן הווה מדברת על כך שבני אדם, בבואם לנהל משא ומתן עם הטיה זאת – מביטים על תנאי הדיונים, על שפת הגוף של הצד השני, על מה שמתרחש כעת במהלך המשא ומתן. מירב תשומת הלב שלהם ניתנת למתרחש בהווה. עבורם, חלק מרכזי מהתהליך, עוד יותר מיישום ההסכם, מתרחש בזמן הנוכחי – בתהליך המשא ומתן עצמו. אנשי העתיד, להם הטיה בה הם רק רואים את הסיום ההסכם ותחילת היישום – מוותרים על העבר ומדלגים על ההווה ובודקים אך ורק את ההתכנות של העתיד, נקודות מוצא מההסכם, נקודות לבדיקה ולבקרה עתידיות. שלושת הטיות אלו, מבוססות על תפיסה שונה של הזמן בתהליך המשא ומתן.

הדקה התשעים

לאפקט הזמן יש את מה שמוגדר בתור "הדקה התשעים". בסוג זה של השפעה של גורם הזמן, אחד הצדדים באופן מודע לוקח סיכון כי לא יצליח למצוא בדיוק את מה שהוא חיפש. צורת המשא ומתן שלו היא כזאת שחלק מתוך התוצרים הסופיים רלוונטיים עבורו – והמכלול מעניין אותו יותר. כך, השאלה לאן תצא הטיסה בדיוק באירופה או לכמה ימים בדיוק יהיה הטיול – פחות מעניין חלק מהאנשים. המשמעות של ניהול משא ומתן זה, היא המתנה מכוונת עד לרגע האחרון ואז ביצוע המשא ומתן האמיתי. הכוונה של גורמים אלו היא לנהל את מרבית המשא ומתן בצורה מכוונת, בדיוק ברגע שלפני האחרון, רגע ה"אל חזור".

לאפקט הזמן במשא ומתן יש משמעות נוספת והיא תפיסת הזמן עבור הצדדים של המשא ומתן. אם עבור צד א', המשפט "זה עניין של כמה ימים" מדבר על שישה חודשים – ייתכן כי עבור הצד השני "כמה ימים" פירושם שבוע לכל היותר. גם המשפט הדומה "להערכתי אנחנו ממש על קו סיכום דיונים" יכול להתפרש, בהתאמה לכמה לוחות זמנים שונים. הפער בין הצדדים על תפיסת הזמן קיים גם בפרשנות שבין "שבעה ימים" לבין "שבעה ימי עבודה" – פער, שיכול לנוע במקרה הטוב על ציר מיומיים ועד שבוע שלם של הבדל.

לא ניתן לדון על משא ומתן ועל תפיסת הזמן בלי לדבר על אחת התעלומות הגדולות של עולם המשא ומתן – מדוע דווקא בשלבים המאוד מתקדמים של המשא ומתן עולים וצפים נקודות המחלוקת המרכזית בין הצדדים. נדמה כי קיימים משאים ומתנים בהם עד לדקה ה 89 בין הצדדים יש הרמוניה מדהימה. בדקה התשעים (ואולי כמה דקות לאחר מכן), שמים על השולחן את נקודות החלוקת המרכזיות. כאילו הצדדים נמנעו עד כה מלגעת בהן. ישנן מספר תשובות לשאלה זאת אבל על דבר אחד יסכימו רבים – החשש של הצדדים מהצפת הנושאים הבעייתיים בתחילת לוחות הזמנים, בתחילת נושאי הדיון – ייתכן והיה מוצדק.

בניגוד להופעתם של הקונפליקטים המרכזיים – בדיוק ברגע האחרון למשא ומתן, הרי שבאותה נקודת זמן יכולה להתרחש תופעה אחרת לחלוטין. בדקה התשעים קורים אירועים נוספים – הויתורים של הדקה התשעים. אפקט זה כמעט הפוך לאפקט הקודם שנע על רצף הזמן – אבל הוא בהחלטה מתרחש. בויתורים אלו, הצדדים (לעיתים עייפים ומותשים) יהיו מוכנים לעשות עוד צעד אם יקבלו עד לתום אותה פגישה אחרונה – עוד ויתור נוסף. וגם מצידם הדבר דומה. ההשקעה הגבוהה של הזמן במהלך המשא ומתן, דווקא בדקה התשעים, תגרום להם לבצע עוד ויתורים נוספים.

לסיכום,

הספרות המקצועית דנה רבות באלמנטים של זמן, במהלך משא ומתן. יש, בקרב הן התיאורטיקנים והן המומחים העוסקים בתחום בפועל חילוקי דעות על ההשפעה של הזמן. לעיתים הם יימצאו יתרונות בהארכת משך המשא ומתן ולעיתים הם ימליצו לקצר אותו. על דבר אחד תהיה הסכמה גורפת. מדובר בוֵקטוֹר מאוד חשוב בתהליך המשא ומתן. חשיבותו, הן התיאורטית ספרותית אקדמאית והן היישומית, דווקא היא זאת שתסייע למנהלים ולעובדים לייעל ולשפר את תהליכי משא ומתן.

נדמה כי אלמנט הזמן, ביחד עם מספר לא קטן של אלמנטים אחרים – יכול לסייע מאוד להבין את תהליך המשא ומתן וניהול הקונפליקט. התחלה, אמצע, דחיפות, חשיבות, סוף – כל אלו הם אלמנטים המבוססים על תהליכים שמקורם בזמן שחולף. הבנתם, תסייע להבין טוב יותר את המהלכים שבוצעו, אלו המבוצעים כעת ואת התהליכים הנדרשים לצורכי אופטימיזציה במשא ומתן או בניהול הקונפליקט. העדר תשומת לב לפרמטר זה, במהלך המשא ומתן, יוביל להתעלמות מסדרת נקודות חשובה. כלומר, חייבים לקחת בחשבון, במהלך תכנון רצף המשא ומתן, את אלמנט הזמן.

* בועז נחמד – יועץ ארגוני ומנחה סדנאות, מחבר הספר "מומחה משא ומתן".  [email protected]

Tags:  אסטרטגיה טיפים משא ומתן ניהול זמן ניהול קונפליקטים