ניהול שיטתי מקיף את כל התחומים העסקיים של החברה, החל מהיתכנות עסקית, הבנת צרכי הלקוחות וזיהוי הזדמנויות עסקיות, דרך ניהול לו"ז מול תכנון, עלויות ומשאבים מול תקציב, איכות ותכולה ועד לניהול התפעול.
צילום: פורסם: 22.2.14
בשיחות רבות שלי עם מנהלים בחברות שונות בגודלן, יחד עם ההתלהבות מגן העדן המובטח עקב הטמעת ניהול שיטתי, עולה החשש של כניסה לעולם של מצוות וחוקים של "עשה" ו"אל תעשה". החשש הוא: אם אסכים, אאבד את החופש שלי! יהיה עלי לעשות מה שה– P – R – O – C – E – S – S יצווה עלי ! ואנו – לאחר שהמרנו את דתנו – נושלך לגיהינום אם לא נציית!
מצאתי שהיחס לניהול שיטתי תלוי ב"דת" אליה משתייך הארגון. ארגונים קטנים – מאמינים בתהליכים הנקראים בפיהם אג'ילים (לא בהכרח קשורים למתודת אג'ייל), לעומת ארגונים גדולים יותר, המאמינים בצורך בניהול שיטתי כדי להגביר את היעילות והנראות(visibility) .
לדעתי, גם בחברות קטנות יש סוג של מדרג, וככלל אצבע הייתי מחלקת אותן לחברות הכוללות עד 10 עובדים, להלן – חברות קטנות ביותר וכל שאר החברות. חלוקה זו נדרשת כיוון שחברות המונות מספר קטן של עשרות עובדים גם מגדירות את עצמן כחברות קטנות.
בחברות קטנות ביותר, עובד צוות קטן של מומחים. במקרים רבים אלה אנשים המכירים היטב זה את זה (למשל משירות צבאי לשעבר). לעיתים הם עובדים יחד על נושא יצירתי, שאי אפשר לתחום את תכולתו מראש. מבחינתם, ניהול שיטתי הוא סוג של – over-kill להגדיר דרישות, לנהל תקציב, לעקוב אחר המאמץ המושקע מול התכנון – כל אלה עלולים לפגום ביצירתיות ובחדוות היצירה שלהם.
ובכן, נכון הוא שכאשר העבודה נעשית בצוות מאד קטן, ישנה אינטראקציה גדולה בין חברי הצוות ובעקבות כך נדרשת פחות תקורה של תקשורת פורמאלית (סקירות,דיווחי סטאטוס, מצגות להנהלה, פגישות צוות וכדומה). בצוותים קטנים, איוש הצוות נעשה בצורה מאד קפדנית, ומתבסס על הכישורים והיכולות של חברי הצוות. כתוצאה מכך, יש פחות צורך בפיקוח ניהולי.
הפתעות בלתי מתוכננות הן חלק מחיינו, וקורות גם בצוותים קטנים.במיוחד, כאשר מדובר בסוג של עבודה/ טכנולוגיה חדשה, בהם לצוות אין ניסיון עבר. טלטלה באחד מאילוצי הפרויקט: לו"ז, עלות או תכולה, עלולה להכניס את הפרויקט למערבולת, ולהשפיע על הפרויקט בצורה שלילית, ולעיתים בלתי ניתנת לתיקון, עד כדי הטבעת כול החברה.
כאשר רמת מורכבות הפרויקט עולה, למשל באחד או יותר מהגורמים שלהלן, סיכויי הצלחת הפרויקט יגדלו כאשר יופעלו טכניקות של ניהול שיטתי. בין הגורמים המגדילים את המורכבות:
– פרויקטים הנמשכים 6 חודשים או יותר
– מספר חברי הצוות בפרויקט עולה על 10
– מעורבים מספר בעלי עניין חיצוניים,
– הפרויקטים כרוכים ברמת סיכון טכנית בינונית ומעלה,
– מעורבים ספקי משנה (outsource),
– צוותי הפיתוח מבוזרים גיאוגרפית,
– יש תלויות בין גורמים חיצוניים
ניהול שיטתי מקיף את כל התחומים העסקיים של החברה, החל מהיתכנות עסקית, הבנת צרכי הלקוחות וזיהוי הזדמנויות עסקיות, דרך ניהול לו"ז מול תכנון, עלויות ומשאבים מול תקציב, איכות ותכולה ועד לניהול התפעול. תהליכים פנימיים מבוססים וברי חזרה מבטיחים רמה מקצועית גבוהה ומגדילים את הסיכוי לשחרור מוצרים או שירותים איכותיים, בזמן ובתקציבI להשגת המטרות של הארגון. קיימים יתרונות נוספים כמו שימור נכסי הידע הארגוני, הגדלת הנראות לתהליכי הפיתוח והניהול גוברת ועוד.
פיתוח מתודולוגיה של ניהול שיטתי, הוא לא דת עם אותם חוקים לכולם. בעת התאמת תהליך לארגון, נלקחים בחשבון שיקולים שונים כגון: גודל ומורכבות הפרויקט, חשיבותו לארגון, ועוד. גם בתוך אותו ארגון, יתכנו התאמות לפי צרכים המיוחדים של הפרויקטים. לפרויקט אחד יכול להתאים תהליך של מפל מים ולאחר איטרטיבי. כמו כן, יש להפעיל שיקול דעת ביישום של התהליך הארגוני, ולעיתים לוותר (תוך הפעלת שיקול דעת!) אם אין תוספת של ערך מוסף במקרים מסוימים.
אופן מיסוד המתודולוגיה יכול להיעשות במשרעת רחבה של השקעה, וגם היא מותאמת לחברה: החל מזיהוי מנהל מתוך החברה העושה זאת חלק מזמנו או כל זמנו, דרך מנהל איכות זמני או יועץ מלווה. מנהל איכות זמני הוא מנהל המגיע לחברה לזמן קצוב שנקבע מראש, באחריותו למסד תהליך ארגוני, בהיותו חלק מההנהלה ולהעביר את הידע למנהל מתוך החברה.
חשוב שהקמת התשתית התהליכית וליווי ההטמעה תעשה על ידי אדם מנוסה, המסוגל בעדינות אך בשכנוע להמיר את דתם של האפיקורסים שאינם מאמינים בניהול שיטתי.
אורנה קמין, מומחית בהטמעת תהליכים יעילים וזריזים בארגונים ומנכ"לית OKיועצים לניהול, http://ok-consulting.co.il/.
