בעידן האינטרנט מכרזים המוגשים בצורה אלקטרונית הופכים לנפוצים יותר. מעבר לכך שהדבר מאפשר חיסכון בנייר ניתן להגיע לקהלים רבים ברחבי העולם ולייצר הזדמנויות עסקיות, קשרים ושיתופי פעולה נרחבים, מיתוג, מינוף מסחרי ועוד ..
פורסם: 6.9.15 צילום: shutterstock
השחקן הטוב ביותר מנצח – הספקים הפוטנציאלים מתחרים ביניהם על בסיס קריטריונים שכוללים: דרישות/ספציפיקציות מסוימות , איכות ומחיר. הקריטריונים הנ"ל נמדדים כאשר מגיש ההצעה בעל הניקוד הגבוה ביותר זוכה במכרז.
מדגים על רכש טוב שנעשה בצורה נבונה -. מכרז הוא למעשה "מגרש משחקים" אשר מעניק הזדמנות פיירית ושווה עבור כל אחד מן השחקנים. מכרז מלמד שהכל נעשה בהגינות ובצורה נכונה עם ההחלטה הנכונה – בחירת השחקן הטוב ביותר עם היכולת הביצועית הטובה ביותר.
שליטה בתהליך המכירה – מכרז בנקודת זמן מסוימת מאפשר לנהל את תהליך המכירה : כך שהרכישה יכולה להתבצע בהתאם ללו"ז מתוכנן זה מגביל את מס' המוכרים המעורבים ובנוסף שיחות מכירה שאינן רלוונטיות לאותו רגע/נק. זמן מסוימת מתבקשות להמתין עד שהמכרז יצא.
קבלת קלט מכל בעלי העניין המעורבים (הם יכולים להיות מעורבים בתהליך המכרז ובחירת הספק) – הדרישות צריכות להיות ברורות ומוסכמות על פני כל מי שמעורב במכרז ובהם: מועצת המנהלים, בעל התקציב, מעניק השירות) משתמש השירות ועוד.
איכות ההיענות למכרז – ההזמנה למכרז מספקת מידע על הצרכים של החברה. בנוסף ישנו פורמט קבוע להגשות ההצעה וסט קריטריונים קבוע שבהם נדרש לעמוד כל ספק . המכרז מאפשר יתרון משמעותי מבחינת ההיערכות אליו ובכך משפר באופן משמעותי את הסיכוי למענה מדויק של הספקים לאותם צרכים של החברה .
הגדרת הדרישות – לחברה יכול להיות מושג של היא בעצם רוצה להשיג ועל דרך הביצוע המועדפת על מנת להשיג זאת . לחילופין היא יכולה לדעת מה היא רוצה להשיג אך אינה יודעת כיצד להשיג זאת . כלומר היא יכולה להגדיר באופן ברור את הצורך והיא יכולה להגדיר גם את דרך הביצוע (אך לא בהכרח).
* בנוסף לסיבות שצוינו ישנן שתי סיבות נוספות למכרזים מטעם ארגוניים ציבוריים:
- 1. יש לזכור שהמגזר הציבורי עושה רכישות באמצעות כסף ציבורי של משלמי המיסים (הארגונים הרי מבזבזים כסף ציבורי ) שכמובן מעדיפים לדעת שהכסף מושקע בתבונה ובדרך מסודרת. דרך זו מבטיחה צמצום הסיכונים של הכסף הציבורי .
- 2. הממשלה רוצה להבטיח שהחוקים, המדיניות והיוזמות שלה מתקיימים במקום אחד והמכרז מאפשר פלטפורמה נוחה לכך.
כיצד נראה תהליך הגשת המכרז הלכה למעשה ?
שלב א – התהוות של צוות הרכישה- קבוצת הרכישה מערבת בתוכה את בעל התקציב ההנהלה הבכירה ואת האחרים שמנהלים את החוזה (לדו' נציגים מטעם הביטחון, בריאות משאבי אנוש, ניהול איכות וכו'). כמובן שככל שהערך הפיננסי של החוזה המדובר הינו גבוה יותר כך גם צוות הרכישה גדול יותר .
שלב ב- הכנת המכרז ופיתוח קריטריונים להערכה – הצוות של המכרז מגיע להסכמה של מה יהיה כלול במכרז מבחינת קריטריונים להערכה וכיצד הם ימדדו (למשל 60% איכות/ 40% מחיר), דרישות פרטניות מהספק, תקנים מסוימים (למשלISO ), כללי המכרז, הנחיות מיוחדות וכו'.
שלב ג- שאלון קדם התאמה – מאפשר תהליך בחירה וסינון ראשוני של הספקים שלא נמצאו מתאימים. המטרה היא לערוך רשימת ספקים מאושרת של אלו שכן יוזמנו למכרז. השאלון הוא מעין שאלון הערכה (יכול להתקיים גם בצורת ראיון).
שלב ד- הנפקת המכרז- ההזמנה למכרז מונפקת לרשימה המאושרת של הספקים הפוטנציאלים .שלב זה יכול לערב בתוכו סט שאלות שעליהן נדרש מענה עם מטריצת תמחור (הדבר נכון בעיקר לארגונים ציבוריים). בדר"כ חברות פרטיות עושות זאת בצורה פחות פורמלית ומסתפקות בכך שהן מבקשות ממגיש ההצעה לשלוח אליהן הצעה רשמית הכוללת את המחיר בתוכה .
שלב ה'- פגישת תדריך – לעיתים פאנל המכרז מקיים פגישה המהווה מעין פגישת קדם – מכרז . המטרה היא לעזור להבהיר את המכרז בפני הספקים ולענות על שאלות .
פנל המכרז בוחן כל הצעה בנפרד כנגד הקריטריונים המוסכמים להערכה . בסוף ההערכה נוצרת מעין טבלת ליגה עם המתמודדים בעלי הניקוד הגבוהים ביותר וגם המתמודדים בעלי הניקוד הנמוכים ביותר.
שלב ז- רשימת ספקים קצרה- ההערכה מאפשרת לבחור רשימה קצרה של ספקים פוטנציאלים. מספר המתמודדים תלוי באופי של החוזה שכן רשימה זו יכולה לכלול מספר ספקים שזכו בחוזה בעוד שבמכרז אחר יכול להיות רק מנצח אחד .
שלב ח – מצגות, ראיונות וביקורים- לעיתים המתמודדים ברשימה הקצרה נתונים להערכה נוספת באמצעות מצגת קצרה או סשן שאלות ותשובות. ישנה אפשרות אף לערוך ביקור במקום הפיזי שבו נמצא הספק ולפגוש חלק מהלקוחות שלו.
שלב ט – בחירה – הפאנל בוחר במנצחים – השחקנים הטובים ביותר שלהם הוא יעניק את החוזים.
שלב י- משא ומתן – המשא ומתן כולל אספקטים מסוימים של מחיר, ניסוח חוזה, ספציפיקציות מסוימות. ועוד . בדר"כ ככל שהמכרז פורמלי יותר הוא מאפשר פחות מקום למשא ומתן.
שלב יא- הענקת החוזה – ברגע שתהליך המכרז מסתיים מוענק החוזה .יש לציין כי במכרזים בעלי ערך כספי גבוה מאפשרים מינימום של 10 ימים אשר מהווים מעין תקופת קיפאון עד להענקת החוזה. הדבר מאפשר למתמודדים שלא הצליחו במכרז מכיוון שחשו שתהליך המכרז היה לקוי בעיניהם לאתגר שוב את תהליך המכרז . החוזים לא מונפקים עד ששלב זה מגיע לסיומו. בנוסף הדבר מאפשר להם לקבל פידבק על ההצעה שלהם (באמצעותו החברות משיגות הבנה טובה יותר על איך להשתפר בעתיד).
* הכותב עידן לוין הוא מידען בעל תואר ראשון במידענות וסוציולוגיה ארגונית (בהצטיינות יתרה). עידן הוא מומחה בבניית וקידום אתרים, מומחה בחיפוש אחר מכרזים והזדמנויות עסקיות ועובד כמידען בכיר בחברת מרקטסול בע"מ. www.michraz.net
Tags: אסטרטגיה טיפים עסקים עסקים קטנים ובינוניים תרבות ארגונית
