עומס המטלות בארגון המודרני יכול לשחוק. הנה כמה כלים להתמודדות
פורסם: 26.7.15 איור: shutterstock
לחץ הוא תופעה מוזרה, שכן היא נגרמת מסיבות מנוגדות לעיתים: ריבוי משימות מביא ללחץ, כמו גם מיעוט משימות, חוסר ודאות מביא לעומס וגם וודאות – ולכל אלה התגובה היא זהה ומתבטאת בשלושה ממדים – הפיזי, הרגשי והחשיבתי (קוגניטיבי). בממד הפיזי יש עלייה במתח השריר יחד עם שחרור חומרים פעילים והורמונים לדם. ברמה הרגשית יש ביטוי לרגשות מוקצנים, מחוסר אונים ועד דיכאון. ברמת החשיבה מופיעה חשיבת שחור או לבן – האדם שולף תגובה ונדבק אליה. כל אדם אחר נתפס כ"הלנו אתה או לצרינו" ויכולת התקשורת הארגונית ופתרון הבעיות יורדת.
לאזארוס (1942) הראה כי התופעה לא ניתנת לשליטה ונגרמת כתוצאה מפער תפיסתי בין תרגום דרישות הסביבה לאמונה ביכולות. ייחודה של התופעה הוא בכך שהיא מתחילה בתפיסה סובייקטיבית ומשפיעה אובייקטיבית על הגוף. לזארוס הדגיש את מקורותיה ההישרדותיים של התופעה. במצבו הטבעי של האדם בשדה הציד, כל מקרה בו יש פער בין דרישות הסביבה לאמונה ביכולות מסמן סכנה, ומביא להכנת הגוף והנפש למצב של מלחמה (FIGHT) או בריחה (FLIGHT). שני מקרים אלה מתאימים למצב של פרט ההולך בשדה ושומע רחש לא מוכר. גופו מכין אותו למצב של מלחמה, במקרה שהרחש מקורו בארוחה (טרף), או למצב בריחה, במקרה שמדובר בטורף. הרגשות יהיו קיצוניים בהתאם, ולקבלת החלטה פשוטה במצב זה – טורף או נטרף – מתאים מוח מהיר ונעול.
שרירים תפוסים ורגשות מודחקים
ומה בארגון המודרני? ברבים מהמקרים המוח אינו מסוגל לקבל החלטה, שכן הלקוח או הקולגה אינם טרף או טורף, למעשה הם גם וגם. מעבר לכך, במרבית המקרים הבעיה אינה נגמרת מייד, שכן האיום ושאר גורמי הלחץ נמצאים באופן מתמיד בסביבת העבודה. בשדה הציד, האדרנלין היה מופרש במהלך הפעילות. בארגון המודרני הוא מצטבר בגוף וממשיך לקיים מתח בלתי פוסק. הלחץ הופך לעומס מתמיד, שעשוי להתבטא בשרירים תפוסים, במוח נעול וברגשות מוקצנים. הפער בין המוח הקדום, שיועד לעבודת הציד, לבין המוח הגדול של האדם, המתאים לעבודה בארגון חברתי מורכב, מביא לכך שהחומרים הפעילים בדם אינם משוחררים, הרגשות מודחקים והמחשבה נתקעת.
צילום: PHOTOS ASAP
אז מה עושים?
כמובן שמתחילים בחינוך כבר בגיל צעיר על ידי חוקים, כמו "לא תרצח" ו"תנשום עמוק ותספור עד 10". בדרך זו מנסים לגרום למוח הגדול לשלוט על המוח הקדום. זה עובד, חלקית, ומייצר קושי. כך נוספות שיטות שונות ומגוונות הבאות לעזור לאדם לווסת את הקונפליקט בין חייו בשדה הציד לשדה הציד המודרני.
מוכרים את הפרארי ורוכשים מיומנויות
מספר הכלים והשיטות שפותחו על מנת לעזור לאדם לשלוט, לנצל, או להינצל מהקונפליקט הזה הוא מוגבל, אך קיימים לו וריאנטים רבים. חלקם מתמקדים בצד הרגשי, חלקם בצד הפיזיולוגי וחלקם בצד החשיבתי. כמובן, יש גישות וכיוונים המנסים לשלב את שלושת הממדים. פתרון אחר הוא הקמת ארגון. מתוך זווית הראייה של התמודדות עם לחץ, נראה כי הקמת הארגון החברתי מקורה בעומס ולחץ. הפרט, שאינו מצליח לעשות הכל במו ידיו, רוכש זמן נוסף – זמן של אחרים.
לכאורה, זה אמור להסיר עומס, אך למעשה נוצרת עלייה במורכבות, שכן רכישת זמן של אחר עולה גם היא בזמן – ניהול האנשים. ככל שהארגון מצליח יותר, כך מספר האנשים גדל, גדל העומס הניהולי וגדל הצורך בשיטות לוויסות העומס וההתמודדות עם הלחץ. במאמר נתמקד בשני כלים שונים, שהמשותף להם ההיא ההבנה כי התופעה היא אוטומטית וכי לא ניתן לשלוט בה, אלא לווסתה. גישת ניהול הזמן מתמקדת בדרך בה נוכל לווסת עומס ולחץ דרך פעולות הקשורות בחשיבה. גישת המשוב הפיזיולוגי מתמקדת בדרך שבה נוכל לווסת לחץ ועומס באופן ישיר דרך המרכיב הפיזיולוגי.
גישת המשוב הביולוגי
גישה זו מנסה להגיע למוח הקדום, תוך דילוג על מנגנוני חשיבה ורגש מפותחים. על-פי ממצאי מחקרים, מתברר כי רוב האנשים אינם יודעים כיצד להירגע. אם תבקש מרוב האנשים להרפות את השרירים, הם יגידו "אני רפוי", אבל שריריהם יהיו מכווצים. כך, אם תבקש מהם להירגע, הם יגידו "אני רגוע" בטון שיעיד יותר מכל על דריכותם. בשיטות רבות יש ניסיון ללמד את האדם כיצד להירגע, אך הדבר דומה ללמוד כיצד להתאפר בלי מראה. האדם עשוי להשתפר, אך אין כל ביטחון בכך, מכיוון שאין לו מדד אובייקטיבי למדוד את התקדמותו.
גישת הביופידבק משתמשת בטכניקות הרפיה המשלבות נשימה, שימוש בשרירים, דמיון ומיקוד כשיטות אחרות, אך מוסיפה להם מדדים, מושגים התקדמות ולימוד ברורים. בכך היא מזרזת תהליכי למידה ומוודאת שזו אכן מתקיימת.
כיצד הביופידבק עובד
למעשה, אם שקלת את עצמך פעם, או מדדת חום, הרי השתמשת בביופידבק. מידת החום או המשקל נותנים משוב על מצב גופך, שעוזר לך לקבל החלטות לגבי מה לעשות עכשיו. בדרך דומה הביופידבק מפעיל ציוד המסייע לאמן אנשים כדי לשפר את בריאותם הגופנית והנפשית, דרך קבלת אותות מגופם.
הביופידבק היא שיטה לא חודרנית של טיפול. המטפל מצמיד חיישנים לגוף ואלה מספקים מגוון של מדדים. המדדים העיקריים הם חום, קצב פעימות הלב, מתח שרירים, מוליכות חשמלית בגוף, קצב נשימה וגלי מוח. בעזרת מידע זה, המתאמן יכול ללמוד לבצע שינויים, שבתחילה אינם מודעים. תוך כדי התקדמות האימון הם הופכים למודעים יותר ויותר ומשפיעים על ההתנהגות. הביופידבק מתאים לשיפור במגוון הפרעות קשורות-מתח, החל בהורדת לחץ דם וכאבי ראש וכלה בשיפור ביצועים. למעשה, במהלך האימון האדם לומד לזהות מתי הוא הופך ללחוץ וכיצד הוא יכול להרגיע את עצמו.
כיום, המכשור הפך לזמין וזול יותר מבעבר והוא מאפשר אימון במקומות רבים יותר ושימוש תדיר בו.
צילום: PHOTOS ASAP
גישת ניהול / ויסות הזמן
השם "ניהול זמן" מטעה, שכן באומרנו ניהול אנחנו לרוב מניחים שקיימת מידה של שליטה במשאב. זמן הינו משאב ייחודי בכך שהוא אינו ניתן לאגירה; גם אם לא נשתמש בו הוא יתכלה. אופיו ככזה, מביא לכך שכל ניסיון לנהלו, עולה בראש ובראשונה בזמן. ולאדם העמוס, כידוע, אין זמן, ולפיכך – עדיף לו שישקיע את זמנו בביצוע משימותיו ולא יגביר את העומס, על ידי בזבוז זמן בניהולו. תופעה שניתן למצוא לה ביטוי בדבריהם של מנהלים עמוסים רבים.
מכך נובע כי מטרתנו בניהול הזמן היא ויסות העומס על פני ציר הזמן. במלים אחרות: למידה של תעדוף מטלות, תוך התמקדות בעיקר והשמטת הטפל. נשמע טוב, אך לא יישומי, שכן יש נטיה לבצע את התעדוף על סמך תחושות, שמבוססות על הניסיון. קבלת החלטות על סמך תחושה היא מהירה, אך גם מביאה לטעויות, במידה שחל שינוי בארגון, בפרויקט או בחיים. ניסיוננו מכין אותנו בעיקר למלחמה שעברה, לא לזו העתידית.
טעות נפוצה אחרת, היא להקדיש את ניהול הזמן רק לחלק של חייכם – לרוב חיי העבודה, או פרויקט מסוים. מצב זה מביא לכך שדברים שאינם ביומן, כמו מסיבת ראש השנה של הילד, הופכים להפרעות בניהול הזמן וסיבות לקריסתם של הניסיונות לתכננו.
טיפים למווסתים:
- לתכנן מערכת לומדת שמאפייניה:
- להקטין ככל האפשר את הזמן הנדרש לניהול הזמן.
- למקד את ניהול הזמן בתעדוף מטלות חדשות.
- למקד את ניהול הזמן בבחינת התעדוף של המטלות הישנות.
- לזהות במהירות גבוהה ככל האפשר טעויות בתעדוף התחושתי ולתקנן.
- להתייחס בזמן ניהול הזמן לכל מרכיבי חיינו.
איך זה נעשה:
1. פעולות מקדימות:
הקדשת מועד קבוע (למשל, פעם בשבוע) למטרות ניהול זמן
קביעה זו באה מתוך ההבנה כי המערכת היא מערכת לומדת העובדת לאורך זמן. פעם בשבוע הוא הזמן המינימאלי, ברוב המקרים, לקיים מעקב על תעדוף המשימות לאורך ציר הזמן.
יצירת עץ קבלת החלטה לתעדוף
ברוב המקרים פרטים נוטים לארגן את משימותיהם כרשימה המסודרת כטור. בבחינת הרשימה אנחנו יכולים לראות כי המשימות מסודרות לפי אלמנט מסוים, לרוב זו דחיפותה או חשיבותה. יצירת ריבוע משימות מאפשרת לנו לייצר תעדוף מדויק יותר. הדרך של חשוב ודחוף מותאמת לרוב האנשים. בהתאם למשימה, ניתן להשתמש באלמנטים אחרים, כמו: "באחריותי או לא באחריותי".
איסוף כלל המשימות לשבוע הקרוב וחלוקתן בעץ התעדוף על פי תחושה
הכרה בטעויות שלנו בתעדוף, פעולה זו מדמה, למעשה, את הדרך שבה אנחנו מתעדפים משימות באופן רגיל. בסופה אפשר לראות, כבשיקוף רנטגן, מהי גישתנו לתעדוף. רבים ימצאו כי רוב המטלות שלהן נופלות בדחוף ובחשוב, אחרים יגלו שהרוב נופל בחשוב, אך לא דחוף. בחינה זו משקפת לנו טעויות שלנו בחיי היום יום. בשלב זה עדיין לא נעשה עם זה דבר, אלא נצא עם הרשימה לדרך.
2. שימוש ברשימה במהלך השבוע:
השימוש ברשימה במהלך השבוע דומה לשימוש הרגיל ברשימות. אנחנו מוחקים כל מטלה שביצענו ומוסיפים מטלות חדשות פנימה. כבר במהלך השבוע מדווחים רבים מהמשתמשים בשיטה על שיפור ביכולת ביצוע מול הזמן. לאחר שבוע אנחנו יושבים עם הרשימה, נהנים מההספק שלנו ומגלים דברים מוזרים. למשל, מטלות שסומנו בתור דחופות עדיין לא התבצעו – מה שאומר שהן לא היו כל כך דחופות. מטלות שסומנו כחשובות הפכו לדחופות, וכדומה. אנחנו מתקנים את הרשימה ומוסיפים מטלות חדשות וממשיכים כך עוד שבוע.
3. התחלת הפעולה הלומדת:
לאחר שעברו שבועיים אנחנו יושבים ומסתכלים ברשימה ומגלים שעדיין קיימים דברים חשובים ודחופים תחושתית שלא התבצעו כבר שבועיים. בעליל, פעולות אלו לא היו דחופות.
כך אנו מזהים כי יש פער בין התעדוף שלנו לסביבה. זה הזמן להשקיע זמן ולבחון בהגיון מדוע שגינו. בבחינה זו אפשר שנגלה כי אלו מטלות דחופות, אך איננו רוצים לעשות אותן, אפשר שנגלה כי הגדרנו תחום שבו יש להתחיל לפעול (הכנת המצגת לדירקטוריון) אך לא מטלה (השבוע לאסוף את האינפורמציה מאנשי הצוות) ואפשר שנגלה שטעינו. בהתאם לכך אנחנו משנים את הפעולה, מוסיפים את הפעולות החדשות וממשיכים במסע.
לסיכום, התמודדות עם עומס ולחץ היא אומנות המתפתחת עם השנים למול מורכבות גדלה והולכת של המטלות בחיינו. סקרנו בצמצום שתי גישות – האחת המתמקדת בלמידה של השליטה במדדי הלחץ הגופניים, והשנייה בניסיון לווסת את העומס ולהעלות את מיומנותנו בשליטה בו. אלה, כמובן, רק חלק מן התמונה הכוללת. כך ניהול זמן מכיל בתוכו גם אלמנטים המקלים על קבלת החלטות, ושליטה במדדי הגוף מביאה גם לעלייה בתפקוד וגם לתחושת שליטה ובטחון עצמי. בהצלחה במסע.
Tags: ארגונים לחץ ניהול זמן פיתוח אישי רגשות תכנון
