אם ארגון רוצה לשרוד לאורך זמן ולהוביל לפני מתחריו, עליו להשקיע בהדרכת המדריכים בארגון. עבור ארגון לומד ותאב חיים, זו אינה אופציה אלא חובה
פורסם: 31.1.16 צילום:shutterstock
נושא ההדרכה הפך בשנים האחרונות להיות אחד המרכיבים החשובים להצלחתו של כל ארגון בסקטור הפרטי והציבורי כאחד. שלא כבשנים עברו, כיום מושם דגש, בעיקר בסקטור הציבורי, על איכות ההדרכה של העובדים ועל העלאת רמתם המקצועית לטובת שיפור השירות ואיכותו.
הדרכה היא, למעשה, רצף של פעילויות, החורגות בהרבה מדלת אמותיה של הכיתה, ומתפקידו של המדריך לתמוך בארגון ולחזקו; לשם כך, עליו להכיר ולהבין היטב את הצרכים הייחודיים של ארגונו, את תחום העיסוק, את הסביבה המתחרה וכמובן – את העובדים אותם הוא אמור להדריך, לכוון ולתמוך.
מדריך כסוכן שינוי וכמחנך
המדריך הוא למעשה מעין סוכן שינוי בתוך המערכת, האמור להתאימה לצרכים ולסביבה המשתנים בקצב גובר והולך. אך יותר מכל, המדריך הוא מומחה בחינוך מבוגרים. בין היתר, מומחיותו באה לידי ביטוי ביכולת ההבעה בכתב ובע"פ, בנוסף על שליטתו בתחומים הטכניים והמנהליים. במילים אחרות – המדריך אמור להיות איש אשכולות ומודל לחיקוי, המשרה מרוחו על הארגון כולו.
מעורבותו של המדריך בחיי הארגון כמנחה וכפותר בעיות היא רבה ביותר, ככל שהארגון נעשה שטוח יותר ופחות הירארכי. כל המטלות הרבות המונחות על כתפיו, מחייבות בסיס ידע תיאורטי ומעשי בלמידת מבוגרים, פיתרון בעיות, תהליכי קבלת החלטות, התנהגות קבוצתית והתמודדות עם תהליכי שינוי.
לאור כל האמור עד כאן, עולה סוגיית בחירת המדריך או המדריכים לארגון; אלה האמורים להכשיר את המדריכים. האם יהיו אלה מדריכים פנימיים או חיצוניים?
יש הגורסים שמן הראוי להעסיק מדריכים חיצוניים, בעלי הסמכה ויכולת מוכחת, הבאים לארגון לשם ביצוע משימה מוגדרת של הקניה ושיפור מיומנויות בתחומים שונים כחלק מהדרכת המדריכים, הכשרתם והסמכתם לתפקיד.
יתרונם של אלה הוא בניסיונם הרב בקשת רחבה של ארגונים, המאפשר להם לגוון ולהביא למודרכים מניסיונם של אחרים. חסרונם בכך שהם אינם בקיאים לעומק בחיי הארגון ובסביבתו החברתית והעסקית, ועל-כן הם אינם מסוגלים לשמש כסוכני שינוי לאורך זמן, והשפעתם מתפוגגת לאחר ביצוע ההדרכה. כידוע, הוראה, הדרכה וחינוך דומים לתורה, שעליה נאמר שאם יום תעזביה, יומיים תעזבך. כך שיתרונם של אלה על פני המדריכים הפנימיים הנבחרים מתוך הארגון מוטל בספק.
המדריך של המדריכים
לעומת המדריך החיצוני הנשכר לעבודתו לעת מצוא, המדריך הפנימי הוא בעל פוטנציאל השפעה ושינוי לטווח הארוך.
תהליך המיון והבחירה של המדריך הפנימי, המועמד לשמש כמדריך למדריכים, מהווה מפתח עיקרי להצלחתם העתידית. בראש ובראשונה על המועמד להיות בקי היטב בתחום עיסוקו, בין אם הוא טכני, מינהלי, או אחר – בדומה לאיש מכירות אשר כתנאי ראשון לקניית זכותו לעמוד ולהציג את מרכולתו בפני לקוחותיו, עליו לשלוט בהכרת המוצר.
לאחר מכן, עליו להיות בעל כישורי תקשורת ובעל יכולת להלך עם בני אדם, היינו נעים סבר ונעים הליכות. עליו להיות בעל יכולת עמידה בפני קהל ולהציג נושא בצורה מסודרת ומאורגנת, לגרום למודרכים להקשיב בצימאון לדבריו, להשתמש בצורה אפקטיבית בעזרי הדרכה וכמובן בעל יכולת הנחייה של דיונים.
מעל כל אלה, עליו להיות בקי בהבנת תהליכי הלמידה של אנשים מבוגרים, היינו כיצד אנשים לומדים ולא רק כיצד מלמדים. עליו להיות ממוקד חניך ופחות ממוקד מדריך. מובן מאליו שקשה למצוא מועמדים בעלי תכונות ומיומנויות אלה מן המוכן בתוך הארגון. לכן על הארגון הלומד, החפץ בשימור יתרונותיו לטווח ארוך, להכשיר את אלה שהם בעלי פוטנציאל .
המדריך – רהוט, מתוכנן ומיומן
ארגונים רבים מעסיקים מדריכים פנימיים במשרה מלאה או במשרה חלקית כתוספת לתפקידם הקבוע. רבים מהם עושים מלאכתם נאמנה מתוך אינטואיציה, פיתוח עצמי וסיגול תהליכי הדרכה מתוך ניסיונם האישי, או תוך הדרכה כזו או אחרת שקיבלו מהממונים עליהם.
מן הראוי לשנות מצב זה ולהתוות לארגון תוכנית מובנית של הדרכת מדריכים והסמכתם כמדריכים, אשר באחריותם להביא לשיפור בביצועי החברה וכפועל יוצא לשיפור הרווחיות.
מה עלינו לעשות לשם כך? ובכן, ראשית לכל יש לחזור ליסודות ולחזקם (במקרים מסוימים, יסודות אלה מעולם לא נלמדו באופן שיטתי, אם בכלל). חשוב ביותר ללמדם כיצד אנשים מבוגרים לומדים, כיצד לפתח תוכנית הדרכה שיטתית, בעלת מבנה של מטרות, יעדים, לוחות זמנים ומערכי שיעור.
שנית, יש לחזק את מיומנויות ההופעה מול קהל, הצגה אפקטיבית של נושא, תוך הענקת תשומת לב לסביבת התקשורת, למרכיבי המקום, הזמן, היבטים של לשון, סגנון ועגה מקומית, וכמובן לתקשורת הבלתי מילולית, לשפת הגוף ועוד.
בנוסף, יש להכשירם להנחיית קבוצה, לטכניקות מגוונות של שימוש בשאלות, כגון: שאלות מצב, שאלות בעיה, שאלות השלכה וכיוצא באלה. כיצד לנהל משחקי תפקיד, ניתוח מקרים וכדומה.
פרק חשוב נוסף הוא הקניית המיומנויות לשימוש בעזרי הדרכה, כגון: שקפים, סרטי הדרכה ותוכנות מחשב. בתוכנית ההדרכה, מעבר ליכולת ההבעה בעל פה, יש להקפיד וללמד הבעה בכתב. זו הזדמנות טובה להנחיל למדריכים עברית תקנית ולעקור את העילגות מלשונם. מן הראוי בפרק זה ללמדם שימוש נכון בסימני פיסוק, המהווים את מנגינת הלשון, משפיעים על חווית הקריאה וקובעים במידה רבה את משמעותה.
לבסוף יש ללמדם כיצד להעריך את ההדרכה שבוצעה, כל זאת באמצעות מבחנים, משובים, ומדידות ביצוע בשטח.
לאיזה מדריך הארגון זקוק?
עם קבלת ההחלטה בארגון על הצורך בהדרכת מדריכים פנימיים וקבלת הקונספט, מן הראוי לנקוט בצעדים הבאים: ראשית, יש להכין תוכנית פעולה מפורטת הכוללת לוחות זמנים עם מחויבות לביצועה.
הצעד הבא הוא לתקצב את התוכנית ולאפשר למדריכים להשתחרר ממטלותיהם הרגילות ולהקדיש את זמנם לקורס. יש לקחת בחשבון בין שישה לעשרה ימים במשך שנת העבודה. ימים אלה כוללים את הקורס הבסיסי ואת ימי הרענון וההעשרה. בהמשך, יש לקבוע לאיזה תחום הדרכה הארגון זקוק. דבר זה תלוי במידה רבה ברמתם ובניסיונם הקודם של המודרכים, למשל, כדאי שכאלה שהם בעלי ניסיון קודם בהדרכה, ישתלמו מחדש ביסודות תורת ההדרכה שעליה כבר הרחבנו קודם לכן.
לאחרים, שהם חסרי ניסיון או בעלי ניסיון מועט, כדאי להתוות תוכנית המדגישה מיומנויות הדרכה בכתב ובעל פה.
השלב הבא יש לקבוע מי ידריך את המדריכים. ובכן, גם כאן קיימות כמה אפשרויות. אחת מהן, היא לבחור במדריך מנוסה מתוך הארגון שיכשיר את האחרים. היתרון במדריך כזה הוא, כאמור, בהיכרותו את הארגון, צרכיו ואנשיו.
החיסרון נעוץ בכמה היבטים: ראשית, עד כמה מסוגלת ההנהלה להעריך באופן אובייקטיבי את מיומנויות ההדרכה שלו. שנית, יקשה על מדריך כזה לערוך הפרדה בין מערכת היחסים החברית עם המודרכים לבין הדרישות המקצועיות מהם, היינו הקפדה על ביצועים, משמעת, נוכחות וכדומה. יש לשקול היטב היבטים אלה לפני קבלת ההחלטה.
לעומת הבחירה במדריך מתוך הצוות הקיים, נראית האפשרות של הבאת מדריך מקצועי ומנוסה מבחוץ, שישהה בארגון לצורך הכרת הנפשות הפועלות והצרכים הספציפיים שלו, כך שיוכל להתאים את ההדרכה בצורה המיטבית לדרישות. לגישה זו יתרונות רבים, אם כי היא כמובן יקרה יותר, אלא אם כן המדריך משמש גם כיועץ וחונך.
קיימת גם אפשרות נוספת לשלוח את קבוצת המדריכים לסמינר חיצוני, הנערך במכללה, או בכל מוסד אחר, המעניק שירותים דומים. החיסרון בכך הוא שבדרך כלל ההדרכה במוסדות כאלה היא כללית ואינה מתייחסת באופן ספציפי לצרכי הארגון; מה גם שהיא יקרה לא פחות אם לא יותר מקודמתה.
לסיכום, הדרכת המדריכים בארגון הלומד, אינה אופציה אלא חובה, אם ברצונו לעמוד בחזית הידע שתעניק לו את האפשרות, לא רק לשרוד לאורך זמן, אלא גם להוביל על פני המתחרים בתחומו.
* הכותב יוסי פשר הוא מומחה בפיתוח ארגוני והדרכה בארץ ובחו"ל http://www.pasher.co.il
Tags: ארגונים הדרכות מדריכים ניהול משאבי אנוש
