בשנות ה 40 קודמה תפיסה זו צעד אחד קדימה בתעשייה, כאשר חברת טויוטה פיתחה את מתודולוגיית ה- Lean Manufacturing. נוסחת "ההתמקדות בנדרש" (Waste Reduction, JIT) היה המפתח אשר אפשר לטויוטה להוביל את שוק המכוניות מאוחר יותר בשנות ה 90
פורסם: 5.4.16 צילום: shutterstock
Less is more – תפיסה אשר הומצאה עוד במאה הקודמת (לודוויג ואן דראו), ונמצאת בשימוש ברבדים רבים בחיינו, החל מעיצוב (כגון הקו המוביל את מוצרי חברת אפל), דרך אומנות, וכלה בפילוסופית חיים (כדוגמת בודהה). המשמעות בתפיסה זו שונה מרובד לרובד, אך הקו המחבר בין כולם הינו שהתמקדות במספר מועט של דברים, הינו בעל ערך רב יותר מאשר התבדרות על מספר גדול של דברים.
Less is more – העולם הטכנולוגי
אימוץ גישה זו לא פסח גם על העולם הטכנולוגי.
ניקח לדוגמא את שיטת ה Agile, בשיטה זו מחולקת תכולת המוצר לתכולות קטנות יותר (נקראת בשם Sprint backlog). בכל שלב (Sprint) מתמקד הצוות על חלק מסוים מדרישות המוצר הכוללות. דבר זה מאפשר לו להיות ממוקד, להביא ערך מוקדם, ולמדוד את עצמו באופן רציף לאורך התקדמות המוצר.
גם אם נבחן את מבנה צוות ה- scrum נגלה כי הוא בנוי ממספר מצומצם של אנשי צוות – המינימלי הנדרש בכדי למלא את יעדי ה Sprint. במרבית המקרים תגבור אנשי צוות מעבר לנדרש, תגרע מיכולותיו ולא תועיל. אם נביט קדימה, אחת השיטות העדכניות בתחום זה אשר אימצה לחלוטין תפיסה זו נקראת LeSS, אשר מיועדת להטמעה רחבה יותר של מתודולוגיית Agile מעבר לרמת מספר צוותים בארגון.
Less is more: עולם ניהול פרויקטים ( תפיסה זו ניתן ורצוי לאמץ גם בעולם ניהול הפרויקטים)
Less is more – מהו פרויקט
פרויקט הינו " מאמץ זמני הנעשה בכדי ליצור מוצר, שרות, או תוצאה ייחודיים" (PMI). בכדי לממש פרויקט, עלינו לממש 5 שלבים שונים (אתחול, תכנון, ביצוע, שליטה ובקרה, סגירה), כאשר בכל שלב קיימים מספר תתי סעיפים הבונים אותו. במימוש Less is more הרווח האמיתי אינו קשור למימוש סעיף זה או אחר, אלא לדבר מהותי הרבה יותר והוא – מה נחשב בארגון כפרויקט, ומה לא.
אם כל פעילות בארגון תחשב אצלנו כפרויקט, הרי שתוך זמן לא רב ננהל תור ארוך של פרויקטים אשר מתועדפים בתדירות גבוהה, כוללים אינספור דיונים עם בעלי העניין, ואשר בתוצאה הסופית – לא רק שלא יקצרו את התור, אלא במרבית המקרים אף יאריכו אותו. יש לזכור שלניהול פרויקט יש עלויות, הקטנת מספר הפרויקטים תבטיח מיקוד נכון יותר בפרויקטים בעלי הערך הרב ביותר לחברה, ומניעת הבזבוז בדיונים על "ניהול התור"
אחת הדרכים המעשיות למימוש הינה ע"י הגדרה מחודשת של "מהו פרויקט?" ברמת הארגון. כל פעילות אשר אינה נחשבת לפרויקט, תוכל להיות מתועלת לתהליך אג'ילי ומהיר יותר, ותאפשר מיקוד ב – "פרויקטים האמיתיים".
Less is more – ריבוי מטרות
אחת הגישות הרווחת בניהול פרויקטים, הינה גישת העמסה.
בארגונים רבים תהליך אתחול של פרויקט הוא אינו דבר של מה בכך, הוא כרוך בישיבות, דיונים, ואישורים בדרגים שונים. משהחל הפרויקט אחת הטעויות הנפוצות היא התחושה של "הכל כלול". במילים אחרות – כיוון שהתקציב אושר, יש מנהל לפרויקט, אנשי צוות, והכי חשוב תאריך סיום – מדוע לא "להלביש" עוד מספר מטרות על עגלה זו בשיטת המצליח. אם הצלחנו – מצוין, אם לאו – לפחות ניסינו. אך המציאות נראית אחרת.
העמסת "מטרות נוספות" תדרוש תמיד השקעה נוספת מכל בעלי העניין, החל מצוותי הפיתוח והבדיקות, וכלה בניהול. במרבית המקרים ככל שזמן הפרויקט ארוך יותר, כך יתגברו הציפיות של בעלי העניין למימוש סך המטרות "המעודכן" והכולל של הפרויקט, במקרים לא מועטים אף יגודר הפרויקט ככישלון במידה ויחרוג מאחד מהמדדים הקיימים בנסותו לרצות את כולם.
במימוש Less is more נשאף להגדרת מטרות ריאליות ביחס לאילוצי הפרויקט, וכמו כן נשאף לקצר את בנק המטרות ככל שנוכל. שיטת Scaling Agile בשם SAFe משתמשת במטפורה של רכבת (Release Train) אשר נושאת משא מוגבל ומוגדר מראש מתחנה לתחנה. ככל שהמשא יהיה קל יותר, כך יקל על הרכבת להגיע בקלות, ביעילות ובזמן ליעדיה. וכך גם נוכל להוציא רכבת "חדשה", הבאה אחריה בתוך זמן קצר, וכן הלאה. הגמישות (או היכולת להגיב לשינוי) הם הערך מוסף הגדול של מימוש עבודה בשיטה זו.
Less is more – ריבוי בעלי עניין
ניהול פרויקטים מושתת על היכולת של מנהל הפרויקט לממש את הרצונות של מספר (גדול מאחד) של בעלי עניין. בהגדרה – בעל עניין הוא כל אחד אשר יש לו נגיעה כלשהיא לפרויקט, החל מאלו שאמורים לפתח אותו, דרך שכבת ההנהלה, וכלה בלקוח הקצה אשר אמור להשתמש במוצר הסופי.
אכן כל בעל עניין מייצג השקפה כלשהיא אשר חשוב שתשמע בפרויקט, יחד עם זאת ריבוי גדול מדי של בעלי עניין יגרום במקרה הטוב לחוסר יכולת בקבלת החלטות, ובמקרה הרע – להוביל את הפרויקט לכישלון בניסיון (שוב) לרצות את כולם.
במימוש Less is more נשאף לעבוד עם מספר מצומצם של בעלי עניין אשר מצד אחר מייצגים נכונה את תחום המומחיות שלהם, ומצד שני בעלי יכולת קבלת החלטות המייצגת את התחום. קבוצה זו של בעלי עניין במרבית המקרים תהיה שונה מנושא אחד לאחר. (כגון תעדוף תכולה, תעדוף באגים, קבלת החלטות, וכיו"ב)
בתהליכי Agile ניתן לנושא זה דגש במטפורה ל chicken & pigs –. התרנגולת מציעה לחזיר לפתוח מסעדה בה יגישו "ביצים וקתלי חזיר". החזיר מבין שבעוד הוא "יקריב את עצמו" עבור המנה, התרנגולת תהיה רק "שותפה"
אנשי הביצוע, הלא הם בעלי העניין "המקריבים את עצמם" (the pigs) הם אלה אשר יכולים להביע את דעתם בטקסים האג'יליים, בעוד האחרים (the chicken) אינם רשאים לקחת חלק בקבלת ההחלטות.
Less is more – ריבוי תהליכים
הנקודה האחרונה אשר אותה בחרתי להדגיש נוגעת לריבוי תהליכים.
ניהול פרויקטים משמעותו עבודה על פי נהלים ותהליכים מסודרים, בארגונים גדולים ישנה נטייה לפתח תהליכים נוספים לארגון באזורים בהם התגלתה בעיה כלשהיא. ייתכן כי נקודתית התוספת התהליכית אכן עושה את העבודה, וייתכן כי גם הבאה אחריה יעילה, לתוספות אלו יש נטייה "להידבק" ולהיערם אחת על השנייה עד שלעיתים אנו מגיעים למצב שאנו משקיעים את מירב הזמן במימוש תהליכים ארגוניים על פני קידום הפרויקט עצמו.
Less is more בהקשר זה מתבקש לבחון מחדש באם שיטת ניהול הפרויקטים הקיימת אכן מתאימה לארגון. הדבר דומה למסננת אשר בכל פעם מתגלה בה דליפה חדשה, והארגון ממהר לשים פלסטר נוסף במקום להחליף את הכלי עצמו.
שורת סיכום
“Any intelligent fool can make things bigger, more complex, and more violent. It takes a touch of genius — and a lot of courage to move in the opposite direction.”
― Ernst F. Schumacher
הכותב יוגב טל הוא מנהל פרויקטים בכיר (PMP) בחברת Observeit, עורך המגזין למנהלי פרויקטים בארץ – PMI Israel E-Magazine. בעל הבלוג הטכנולוגי "מרעננים את הפיתוח" –http://freshrnd.blogspot.co.il/. Linkdin Profile: https://www.linkedin.com/in/yogevtal Email: [email protected]
Tags: אסטרטגיה חדשנות טיפים ניהול ניהול ידע ניהול פרויקטים
