בשנים האחרונות גובר השימוש בחתימה אלקטרונית במערכות דיגיטליות. מה יתרונותיה? למי היא מיועדת? האם היא, באמת, מקלה על החיים?
צילום: יח"צ
נסו לחזור אחורה כמה שנים ולהיזכר איך נראו משרדי עו"ד, משרדי רו"אח, פרסום או כל משרד עסקי אחר – הררים על הררים של קלסרים, ניירת, חוזים, מסמכים. באותם משרדים היה חדר שלם שהוקצה רק לתיקיות השונות שכללו את שלל המסמכים שנדרשו לכל לקוח. בשנים האחרונות עם העלייה הגוברת בשימוש בטכנולוגיות דיגיטליות, עולה גם השימוש בחתימה אלקטרונית ובמערכת חתימה דיגיטלית מהירה וקלה.
המערכת מאפשרת לבעלי חתימה אלקטרונית לחתום על מסמכים מסוגים שונים באופן דיגיטלי מבלי הצורך להדפיס את המסמך, לסרוק, לתייק, בכדי לחתום עליו ידנית. המסמך הדיגיטלי החתום– חוקי לגמרי. התהליך נעשה דיגיטלית דרך מחשב, טאבלט או סמארטפון.
כיצד חתימה דיגיטלית יכולה להחליף חתימה ידנית?
חתימה היא סימן זיהוי של אדם, במערכת החתימה הדיגיטלית הסימן בעט על גבי נייר מוחלף במידע אלקטרוני המקושר למסמך החתום. מכיוון שזהות החותם מאומתת על ידי צד ג' (חברת קומסיין הינה גורם מאמת, לדוגמא) היא אינה ניתנת להכחשה וזיוף ודינה כחתימה ידנית. לא ניתן להתכחש לה, אם נעשתה כמו שצריך ולא כשרבוט חסר פשר שאינו מייצג את החותם ואינו נועל את הקובץ הדיגטלי.
חתימה אלקטרונית מוגדרת ע"י החוק כ-"חתימה שהנה מידע אלקטרוני או סימן אלקטרוני, שהוצמד או שנקשר למסר אלקטרוני". בתחומי הגדרה זו נכללות צורות רבות ומגוונות של חתימות אלקטרוניות שאינן מספקות בהכרח אפשרות לזיהוי החותם או לווידוא שלמותו של המסר החתום ולכן לא נקבעו בחוק חזקות משפטיות לשימוש בחתימה מסוג זה.
סוג בטוח יותר של חתימה אלקטרונית הנו חתימה אלקטרונית מאובטחת המופקת ע"י אמצעי חתימה וניתנת לאימות ע"י אמצעי לאימות חתימה. בתמצית, אלו הם צמד מפתחות שקיים ביניהם קשר ייחודי, כשאמצעי החתימה הנו מפתח פרטי שאמור להישמר בסוד ע"י בעליו ואילו האמצעי לאימות חתימה הנו מפתח ציבורי אשר ניתן לפרסמו ברבים.
על מנת שחתימה אלקטרונית תוכל להיחשב כחתימה מאובטחת עליה לעמוד בתנאים שנקבעו בסעיף 1 לחוק והמפורטים להלן:
- היא ייחודית לבעל אמצעי החתימה.
- היא מאפשרת זיהוי לכאורה של בעל אמצעי החתימה.
- היא הופקה באמצעי חתימה הניתן לשליטתו הבלעדית של בעל אמצעי החתימה.
- היא מאפשרת לזהות שינוי שבוצע במסר האלקטרוני לאחר מועד החתימה.
תנאים אלו נועדו להבטיח את אפשרותו של מקבל המסר החתום לזהות את החותם מתוך החתימה, לקשור בין החותם ובין האמצעי לאימות החתימה ולוודא את שלמותו של המסר החתום בעזרת האמצעי לאימות חתימה. כפועל יוצא מרמת הוודאות המשופרת של החתימה המאובטחת נקבע בסעיף 3 לחוק כי חתימה זו תהיה קבילה בכל הליך משפטי כראיה לכאורה שהחתימה היא של בעל אמצעי החתימה והמסר האלקטרוני הוא זה שנחתם ע"י בעל אמצעי החתימה.
חסרונה של החתימה המאובטחת טמון בחוסר האפשרות של מקבל המסר החתום לדעת כי אכן החתימה היא מאובטחת. לפיכך החוק מציע לצרף לחתימה זו אישור כי היא מאובטחת ומגדיר סוג נוסף של חתימה אלקטרונית הקרוי חתימה אלקטרונית מאושרת.
החתימה המאושרת הנה חתימה מאובטחת שאליה ניתן לצרף תעודה אלקטרונית שהונפקה ע"י גורם מאשר- גורם מהימן שנרשם לפי החוק – ומאפשרת לאמת בעזרתה לדעת כי החתימה היא מאובטחת.
אז מה יתרונותיה של מערכת חתימה דיגיטלית?
מערכת מאפשרת לחתום על כל סוג של מסמך כולל מרבית המסמכים המשפטיים ולמעשה מייתרת כמעט לחלוטין את הצורך להשתמש בחתימות ידניות – אין צורך להדפיס את המסמך, לשלוח בדואר, שליח וכן הלאה. הכל נעשה אלקטרונית תוך דקות ויכול להגיע ללקוח באימייל במהירות.
כרטיס חכם הכולל חתימה אלקטורנית מבית Comsign המקושרת לתוכנת החתימה מאפשר לחתום בחתימה מאומתת ומאושרת שלא ניתנת להכחשה ולזיוף. עובדה זו מעניקה שקט נפשי ניכר ללקוחות וספקים המקבלים מסמכים חתומים. עבור חברות המוציאות עשרות, מאות או אפילו אלפי מסמכים חתומים מידי חודש ( למשל חשבוניות וקבלות ללקוחות), חיתום על ידי תוכנת חתימה דיגיטלית היא האופציה החסכונית והמהירה ביותר.
בנוסף, המסמך והחתימה ברורים, קריאים, אין צורך להדפיס את המסמך כך שאין חשש לירידה באיכותו בעקבות סריקות חוזרות ונשנות. אפשר לשמור את המסמכים אלקטרונית ולכן אין צורך בארכיון פיזי מסורבל, כאשר צריך לשלוף מסמך קל למצוא אותו.
כאמור, יתרונה הגדול ביותר של מערכת חתימה דיגיטלית הוא ללא ספק חיסכון בזמן ומשאבים שניתן להפנות לאפיקים אחרים. התוכנה מקצרת משמעותית את הזמן שלוקח להחתים מורשים על מסמכים, מקלה מאוד על שליחתם בצורה מסודרת וקריאה, חוסכת את הצורך בתיוק מורכב, החזקת ארכיון או שירותי ארכיב חיצוניים וכמובן – חוסכת משמעותית בנייר ודיו וכך לא רק מפחיתה הוצאות תפעול אלא גם תורמת לשמירה על איכות הסביבה.
מערכת חתימה דיגיטלית פנים ארגונית
בנוסף לחתימה על מסמכים היוצאים מן הארגון ללקוחות וספקים, ניתן, כמובן, להשתמש במערכת גם לחתימה על מסמכים פנים ארגוניים. ניתן לחתום על מסמכים כגון טפסי 101, חוזי העסקה לעובדים, אישורים רבים ושונים כולל תוכניות עבודה, אישור להזמנת ציוד, מסמכים שונים של מחלקת משאבי אנוש, "טופס טיולים", סיום העסקה לעובדים ועוד.
שימוש בחתימה דיגיטלית והזדהות במערכות ממשלתיות
חברות וגופים רבים שפועלים מול מערכות ממשלתיות נעזרים בחתימה הדיגיטלית דרך כרטיס חכם כאמצעי הזדהות וכניסה למגוון ממשקים ממשלתיים למשל דיווח דוחות מע"מ, מערכת נט המשפט, מערכת שע"מ החדשה, שער עולמי עבור יבואנים וסוכני מס, פורטל הספקים של משרד האוצר, מערכת "אותות" לסוכני ביטוח, עבודה מול מכון התקנים, הגשת מכרזים עבור ספקים של משרד הביטחון, רשם הפטנטים, רשם החברות ועוד.
באמצעות המערכת ניתן להשתמש בטפסים מקוונים באתרי הממשלה השונים, להגיש מסמכים לרשויות באימייל לאחר חיתום (אין צורך במקור, החתימה הדיגיטלית שוות ערך לחתימה פיזית), ולעבוד מול מערכות וגורמים רבים ושונים בצורה נוחה, מהירה מאי פעם ויעילה.
מגזין "סטטוס" מופק ע"י:
Tags: דיגיטל חדשנות שיווק
