כיום, כאשר מחלקת משאבי אנוש נדרשת לתמוך באסטרטגיה הניהולית של החברה, נדרשים לה יותר ויותר פתרונות טכנולוגיים המאפשרים זמינות מיידית של מידע רלוונטי בזמן אמת
צילום ואיורים : shutterstock
סקר שערכה בנובמבר 2013 חברת ACT Bridge האמריקנית, בקרב 360 חברות בארה"ב ממגוון מגזרים עסקיים וציבוריים מעלה כי מרבית הארגונים כלל לא מודדים החזר השקעה בתחום משאבי האנוש. מבין אלה שכן מודדים, רק 33% עשו שימוש בכלי תוכנה למדידה, בעוד ש- 71% משתמשים בכלים פחות מהימנים, דוגמת גיליונות אלקטרוניים.
Analytics – כלי רב עוצמה בתחום משאבי האנוש
הסקר ממחיש את מה שכולם בעצם כבר יודעים: עד היום התמודדו מנהלי משאבי האנוש עם אתגרים לא פשוטים. איסוף הנתונים צרך הרבה זמן. למנהלי משאבי האנוש לא היו מספיק זמן או כלים על מנת לנתח את הנתונים; לפעמים הם היו הולכים לאיבוד בין הררי המידע, ולבסוף, לא תמיד המידע היה מדויק דיו כדי להניב תוצאות אפקטיביות שניתן לעשות בהן שימוש עסקי מיידי.
מושג מפתח אחד, שמסתמן כ-'באזז' הבא, מתחיל להיות שגור כיום בפי מנהלי משאבי האנוש: HR Analytics, או בקיצור, Analytics. לא לטעות: HR Analytics לא מסתכם באיסוף נתונים כגון יעילות, עמידה ביעדים וכד'.
Analytics בתחום משאבי האנוש, מתייחס לניתוחי נתונים במטרה להציג בפני מקבלי ההחלטות בארגון תמונה מקיפה אודות העובדים, החל מנושאים התפעוליים כגון שעות נוכחות והיעדרות, שעות נוספות, חריגים לנוכחות, שעות משמרות, עמידה בחוקי עבודה מסוגים שונים וכיו"ב, דרך מדדים בנושא גיוס עובדים כגון עלויות גיוס, ועד לנושאים ברמה האסטרטגית כגון החזר השקעה בפיתוח העובדים ועוד.
גם Analytics בנושאים תפעוליים יכול להפוך לכלי רב עוצמה המסייע בקבלת החלטות עסקיות ברמה האסטרטגית, אם מנהלי משאבי האנוש יציגו נתונים אשר:
(1) עורכים השוואה ם ל- Benchmarks המקובלים במגזר העסקי בו פועל הארגון.
לכל תעשיה יש את המדדים המקובלים שלה על מנת למדוד מצוינות תפעולית – מדד יקר ערך שהפך להיות נגיש בשנים האחרונות. בדומה לסקרי שכר אנונימיים, ניתן היום להגיע לנתונים אנונימיים, אך מדויקים, אודות פרמטרים תפעוליים, הרלוונטיים לכל תעשיה. כך ניתן למשל לבדוק האם אחוז השעות הנוספות בחברה שלכם תואם את אחוז השעות הנוספות המקובל בחברות מקבילות אליכם, הנחשבות למצוינות בתחומן?
(2) עורכים השוואה ביחס לנתוני עבר, ע"פ חתכים שונים (השוואה בין מחלקות, בין עובדים ובין תקופות).
למשל, האם יש עובדים מסוימים או קבוצות מסוימות שבאופן עקבי עושים יותר שעות נוספות מאשר עובדים אחרים? האם הם מתוגמלים על שעות נוספות ולכן משתלם להם להישאר יותר במשרד, גם אם צרכי העבודה הממשיים אינם תואמים זאת באופן מלא?
(3) עורכים השוואה לנתונים עתידיים צפויים בהתאם לביצועי עבר (Trend lines).
כיוון שחישוב מגמות עתידיות על סמך נתוני עבר, הינו חישוב פשוט במערכות Analytics, הרי שניתן היום לחשב בקלות מדדי ביצוע עתידיים וכך להגיב בזמן אמת לתחזיות שליליות שעלולות להגיע בעתיד הקרוב.
למשל, אם כבר עכשיו אנחנו רואים חריגה בכמות השעות הנוספות במחלקה מסוימת ועל כן צפוי שבעוד שלושה חודשים המחלקה תהייה על הקו האדום במדד זה, הרי שניתן כבר היום להגביל את כמות השעות הנוספות לעובדים מסוימים או עבור משימה מסוימת וכך להשפיע את הביצועים העתידיים הצפויים.
טיפים למנהלי משאבי האנוש כצרכני אנליטקס
הנה כמה צעדים שכל חברה יכולה ליישם על מנת להטמיע בהצלחה מתודולוגיה של "ניהול מדיד" באמצעות Analytics.
(1) מאחורי הקלעים: בחרו פתרונות תוכנה המשלבים אנלטיקס כחלק אינהרנטי מהמוצר (embedded) ולא כנדבך נוסף, הדורש רישיון נוסף וכפועל יוצא, תשלום נוסף. זה אפשרי. שלא יאמרו לכם אחרת. הספקים החדשניים מציעים פתרונות אנליטקס משולבים כחלק מרישיון מוצר המדף.
(2) הגדירו יעדים לביצוע (KPIs) שלאורם ייבחנו הנתונים השונים בארגון. היעדים המדידים צריכים להקיף את כלל המחלקות בארגון ולייצג את דיסיפלינות העבודה השונות. בין אם זה מכירות ובין אם זה שירות. הגדירו מספר כמותי שלאורו תוכלו לבחון ביצועים של מחלקה כמו גם של עובד ספציפי. למשל יעד של הפחתת כמות השעות הנוספות מסוג 150% ב- 20% תוך 6 חודשים. זהו יעד שניתן למדוד גם על סה"כ המחלקה וגם על כל אחד מהעובדים.
(3) התחילו בקטן. בחרו מנהל מחלקה אחד ונתחו את נתוני המחלקה שלו במשך חצי שנה, עפ"י המדדים השונים. עבודה עם מנהל יחיד, כנקודת התחלה להטמעת שיטת ה"ניהול המדיד" גם תעזור לכם להרחיב את הידע הנדרש לעבודה עם המערכת, כמו גם תמצב את המערכת כמשהו ייחודי ויוקרתי שמנהלים אחרים יבקשו להצטרף אליו בהקדם.
(4) אל תתפשרו על צורת הצגת הנתונים. התעקשו על הצגה גראפית של הנתונים כברירת מחדל. ימי הדוחות חלפו ועברו מן העולם. כל גרף אפשר היום לייצא לאקסל ואח"כ להפיץ כדו"ח, אבל ברירת המחדל שלכם חייבת להיות תמונה גראפית (עמודות, פאי, בועות וכד') המספרת בהרף עין את הסיפור כולו.
מנהלי משאבי האנוש – אל תוותרו לעצמכם
ניהול מבוסס יעדים כמותיים הוא האמצעי האפקטיבי ביותר לבסס ולחזק את הערך האסטרטגי של מחלקת ה-HR בפני ההנהלה הבכירה. היום, יש לכם את כל הכלים הטכנולוגיים למדוד ולשקף להנהלה הבכירה עמידה ביעדים כמותיים של נתונים שנחשבו פעם לבלתי מדידים או רלוונטיים רק במידה מועטה להצלחה העסקית של הארגון. Analytics זו התשובה.
הכותבת היא מנהלת תיק המוצרים בסינריון מערכות, התמחה במתן פיתרונות תוכנה מתקדמים לניהול ההון האנושי בארגון. www.synerion.com
Tags: אסטרטגיה ניהול משאבי אנוש תשואה
