הנה שאלה, אבל ענו עליה בכנות;

מתי היתה הפעם אחרונה בה צפית בשקיעה ברוגע? בידיעה שכל המשימות בוצעו, אפשר לנוח ולהירגע עם בוא הערב?

אם תשובתך היא אתמול אני מזמין אותך לעבור למאמר הבא, מאמר זה אינו בשבילך!

לצערי רוב האנשים אותם אני שואל שאלה זאת, לא זוכרים מצב שכזה. תמיד יש להם משהו לעשות, תמיד הם מוטרדים ממשימה שלא הספיקו לבצע. או יותר גרוע מוטרדים ממה ששכחו שהם צריכים לבצע.

מכל הנושאים עליהם אני  מייעץ או מרצה, נדמה שאתגר ניהול הזמן והמשימות הוא הנדרש ביותר. לזאת מספר סיבות:

יש כאלה שנולדו עם זה. אתם בטח מכירים מישהו, בדר"כ מישהי, שקמה בבוקר, רושמת על דף את המשימות שהיא צריכה לעשות היום, מסיימת אותן עד שעה 11 ואז כל היום פנוי לה ליהנות בשלווה משאר עיסוקיה.

אולם לצערנו, רובנו לא מנהלים נכון את הזמן. לא הוכשרנו לסביבה האינטנסיבית בה אנו חיים היום, ואת הדרכים להתמודד איתה.

כמות המשימות ש"נופלת" עלינו ביום יכולה להגיע למאות. מספר שנשמע מופרך. אך חישבו רגע על כמות המיילים, המסרונים, השיחות שאנו עושים ביום. ברובם נופלת עלינו משימה , "אל תשכח להביא חלב", "ממתין לתשובתך", שלח לי הצעת מחיר", "אמא תקני לי", חיווי שהדלק עומד להיגמר. ברור לא?

אבל זאת רק התחלה בחיינו המודרניים כל הזמן אנו חווים הפרעות. מיילים, שיחות טלפון, מסרונים, קולגה שמתפרץ למשרד. הודעה במסנג'ר, עדכונים מהרשתות החברתיות. צריך להמשיך?

כל אחת מהפרעות אלה, מוסיפה לנו משימות. אך מקשה עלינו לסיים את משימותינו.

ואז אנו מגלים שזמן שחלף, בניגוד למשאבים אחרים, לא ניתן לרכישה ולכן בזבוזו מורגש בצורה חריפה יחסית לבזבוז משאבים אחר.

אז מה הפתרון?

לפתח הרגלים נכונים ולהשתמש בטכניקות, כלים יישומונים (אפליקציות)  ותוכנות שיסיעו לנו לבצע את המשימות שלנו.

אינני מתכוון לכתוב על הדרך לשנות הרגלים. המומחיות שלי היא במציאת הפתרונות הטכנולוגיים שייסייעו בפתרון הבעיה.

רוב הפתרונות פועלים על אחד ממספר עקרונות חשובים בטכניקות ניהול זמן.

קיבלת משימה חדשה? רשום אותה! כדי שלפחות לא תצטרך לבזבז זמן על לחשוב מה אני שוכח לבצע.

יש לפנות זמן "שקט" וללא הפרעות המיועד לניקוי שולחן, ביצוע המשימות אותם עלינו לבצע.

יש לתכנן מתי נבצע את המשימות.