המייל והתוצרים הארגוניים הנלווים אליו מהווה את המרכיב המרכזי להעברת מסרים בסביבת העבודה ולכן נחשב גם כמסיח הדעת הבלתי רשמי והבלתי מעורער. מצב זה בו אנחנו מותקפים על ידי כלים שאמורים לסייע לנו רק ילך ויחריף במהלך השנים, כאשר קצב הגידול של המיילים, שיחות דיגיטליות ובוטים נוספים מהיר מאוד

פורסם 5.9.17   צילום: יח"צ

 

במציאות העידן הרב ערוצי של ימינו, המאפשר לנו דרכי התקשרות רבות ומגוונות בסביבת העבודה, עדיין מהווה המייל את כלי העבודה הנפוץ ביותר בעולם.  על פי סקר שנערך על ידי חברות שביל QM7, בשיתוף עם מטריקס וחברת אביב AMCG, בקרב 200 מנהלים ועובדים בחברות שונות, מסתבר שאנחנו לא שונים מהעולם בכל הקשור להתנהלותנו בנושא המיילים..

      אז מה צריך לעשות כדי להפוך את האימייל ממעביד לכלי המייעל את עבודתנו?

"מחד, הנגישות הנוכחית לאימייל מכל סביבה מאפשרת תקשורת מתועדת, מהירה ותפוצה מדויקת, אך מאידך הרעש שהוא מייצר מקשה על מנהלים להתמקד במשימותיהם" אומר קובי בן משה, מנכ"ל אביב AMCG ומוסיף ארנון שרירא, מנהל פעילות מטריקס קונסלטינג: "עומס דיגיטאלי הוא רעה שניתן להקל עליה באופן משמעותי. היום, בעידן ריבוי הנתונים, פחות הוא יותר".

 

קובי בן משה וארנון שרירא מציינים מהן הסוגיות המהותיות להן נדרש פתרון ומהו הפתרון המוצע:

1. מיקוד – המייל נוטה לכלול הן מידע הצהרתי (לידיעה בלבד) והן מידע משימתי – הנדרש לביצוע. לא כל כותבי המיילים יודעים להבנות אותם באופן שברור הן לכותב והן לקורא באיזה סוג מידע מדובר.
2. ניהול אחריות – כשאנחנו שולחים מייל למספר אנשים, פעמים רבות נוצרת תחושה שלא ברור מי האחראי (בפרט כאשר המייל מכיל מספר משימות שונות ומערבב בין סוגי התוכן). הפתרון – הגדרה ברורה של הגורם האחראי, אליו מתנקזת כל המחויבות לנושא והוא זה המופקד על הביצוע.
3. תזמון – עיתוי קבלת המייל (או המשימה) משפיע על איכות ביצוע ומועד השלמתה. מנהל טוב נקרע בין הרצון "לשחרר מעצמו" את המשימה לצורך פניות לנושאים אחרים, מול ההבנה שגם נמען המייל עלול להיות מוצף במשימות – וברור לנו שלא כולן דורשות תגובה או טיפול מיידי. הפתרון – מתן אפשרות לתזמן את ההגעה והטיפול במיילים על פי אבני דרך ותהליך, בדומה למערכות ניהול מתקדמות. באופן כזה נשמרת תחושת השקט שלנו והפרודוקטיביות עולה.
4. רצף – פעמים רבות דרושה לנו האפשרות להוסיף אינפורמציה למייל שכבר נשלח ולהיות מסוגלים למצוא את כולה במקום מסודר ורציף. יש לנו צורך אמיתי בהבנת ההקשר ההיסטורי של המשימה והמידע שנצבר אודותיה בקרב השותפים לה, צורך שמקבל מענה חלקי מאוד בסביבת האימייל. היעדר הרציפות והשלמות של המידע פוגעים הן בביצוע והן במעקב ובקרה אחר הטיפול בנושא. הפתרון – הפיכת האימייל לאובייקט "חי" שיש לו מחזור חיים, עם אפשרות לבצע ייזום מחדש או הנעה לפעולה, כזה שיודע לייצר עבודה סביב אובייקט מרכזי אחד המנהל ומרכז את כל הידע הרלוונטי בצורה סדורה.
5. "רעש" – פעמים רבות, מגיעים אלינו מיילים עם "רעשי רקע" הכוללים מסרים פרסומיים, חותמות, או קבצים מצורפים, שרק חלקם רלוונטיים, קטעי שיחה קודמים ועוד פרטים המפריעים על קריאה של המסר הפשוט המעניין אותנו. הפתרון – אפשרות השתקה של כל המסיחים הלא חשובים, תוך מתן אפשרות לצפייה בהם כשנרצה ובמקביל לכך, לקבל התראות רק על הדברים החשובים באמת.
6. בהירות – לכל אדם יש את דרכי החשיבה שלו ומה שברור לאחד לא מובן לאחר. ריבוי מלל מצד אחד יוצר עבודה מעמיסה וקיצור המלל מצד שני עלול לגרום לחוסר הבנה ופערי תקשורת. הפתרון – דרושה הבניה של תבנית המסר המשימתי באופן שיבהיר ויפשט את התקשורת בין האנשים ויותאם לשפה ולשיח הארגוני.

 

לסיכום: המטרה שלנו להפוך את המייל לסביבת שיחה מודרנית טכנולוגית מעצימה וברורה, תוך חיזוק השפה הארגונית בצורה ברורה. תהליך זה מחייב את הארגון לחשיבה מחדש, על מנת לספק פתרונות טכנולוגיים לצרכים החדשים וכן להקטין ו"לנקות" הפרעות והטרדות המכלות את הזמן במקום להרגיע. כאשר בסביבה זו יודעים מי השתתף, מי האחראי, מתי פועלים ומהם כל המסמכים והתהליכים הרלוונטיים, המסודרים בסדר כרונולוגי. רק במצב זה ניתן לעבוד ברוגע וביעילות".

 

 

מגזין "סטטוס" מופק ע"י: 

 

Tags:  טיפים טכנולוגיה מעבר לדיגיטל ניהול ידע ניהול משאבי אנוש

---