המודל החדשני למיון מועמדים לעבודה מספק מענה לצורך חשוב של ארגונים בכלל ושל ארגונים חברתיים וחינוכיים בפרט, באמצעות בחינה מעמיקה והרכבה מחדש של תהליך מיון המועמדים הקיים, בשילוב הוספת סימולציה מעשית. הסימולציה המעשית מאפשרת להשיג את המטרות תוך הימנעות מהחסרונות הרבים של תקופת הניסיון ובכך להביא לשיפור דיוק תהליך המיון והפחתה משמעותית בקליטתם של מועמדים בלתי מתאימים
פורסם: 16/11/16 צילום: shutterstock
במסגרת עבודתי כמלווה מנהלים ובעלי תפקידים בארגונים שונים נתקלתי פעמים רבות בקושי לדייק בתהליך מיון המועמדים לעבודה, כדי להימנע מקבלה לעבודה של מועמדים בלתי מתאימים. קושי מיוחד בתחום זה נחשף בקרב ארגונים חברתיים וחינוכיים, אשר אופי פעולתם מביא לכך שקיימת שונות רבה בין האופי והיכולות הנדרשות מכל עובד, גם כאלו הממלאים תפקידים מקבילים. זאת ועוד, בארגונים שכאלו קיימת גם דינאמיות רבה, מה שמביא לשינויים מהותיים בצרכים של כל תפקיד, ובהתאם לכך באופי וביכולות של העובד הנדרש. בנוסף לכל זאת, בארגונים חברתיים וחינוכיים קיימת חשיבות רבה לעבודת הצוות ולדינמיקה בצוות, כך שבכל זמן נתון פרופיל העובד המתאים להצטרף לצוות הינו שונה. לאור כל זאת, ברור כי שימוש בהגדרת תפקיד גנרית, אשר יציבה לאורך זמן או לרוחב הארגון, אינה נותנת מענה מספק. ואכן בארגונים מסוג זה קיימת תחלופת עובדים גבוהה ביותר, אשר בחלקה נובעת ממיון מועמדים בלתי מיטבי, המביא לקבלת עובדים אשר אינם מתאימים לתפקיד לו הם נקלטו.
בחינה אובייקטיבית לכל שלב בתהליך המיון
המודל החדשני מתחיל מבחינה מעמיקה של התהליך הקיים בארגון לצורך מיון מועמדים לתפקידים השונים. במסגרת הבחינה מבוצע דירוג לפעולת המיון השונות לפי מידת האפקטיביות שלה, באופן אובייקטיבי. לעיתים נתקלים בפערים גבוהים בין מידת האפקטיביות הנתפסת של פעולה מסוימת, ובהתאם לכך מידת השימוש בה, לבין מידת האפקטיביות האמתית של השימוש בה. מתוך הבנה מפוקחת של התועלת בכל פעולת מיון ומתוך בחינת פעולות מיון נוספות בהן הארגון יכול לנקוט, מגובש תהליך חדש למיון מועמדים לעבודה בארגון. בארגונים רבים, רק בשלב הזה מחלחלת ההבנה כי נכון שמועמדים המתמיינים לתפקידים שונים, לעיתים אפילו תפקידים דומים מאוד, יעברו תהליך מיון שונה ביותר.
בחינת אפקטיביות השימוש בתהליך המיון החדש, כמכלול, לעומת השימוש בתהליך המיון הישן, הביאה בכל המקרים לשיפור משמעותי הן בקליטת מועמדים בעלי התאמה לארגון והן בשיבוץ נכון שלהם. אמנם לא נערכה בדיקה בנוגע למועמדים שהוחלט שלא לקלוט אותם לארגון, כדי להבין באם ועד כמה התהליך החדש הביא להשפעה על כמות המועמדים המתאימים אשר הארגון 'מפספס', אולם הדבר נעשה במודע לאור דרישה שעלתה מהארגונים להתמקד בהפחתת קליטת המועמדים הבלתי מתאימים.
בבדיקה שנערכה לאורך זמן, נמצא, כאמור, כי התהליך החדש אכן הראה אפקטיביות רבה יותר באופן משמעותי לעומת התהליך הישן והביא להפחתה ניכרת באחוז המועמדים הבלתי מתאימים שנקלטו לעבודה. עם זאת, גם בשלב זה, עדיין עברו את תהליך המיון החדש אחוז בלתי מבוטל של מועמדים שאינם מתאימים לעבודה. מיותר לציין כי צמצום אחוז המועמדים הבלתי מתאימים שעוברים את תהליך המיון מהווה יעד חשוב מאוד בכל, הן בעקבות העלות הגבוהה של קליטת עובד, הן בעקבות הקושי הקיים בחלק מהארגונים להעביר מתפקידו עובד בלתי מתאים, והן בעקבות הנזק האישי שנגרם לעובד כתוצאה ממהלך הקליטה הבלתי יעיל. לכן נדרשנו להמשיך ולחפש דרכים לשפר את תהליך מיון המועמדים לעבודה.
התבוננות שונה בהליך המיון
בראיונות שקיימנו עם עובדים שלאחר קליטתם נמצא כי אינם מתאימים לתפקיד וכן עם מנהליהם, חזרו ועלו כמה נושאים עיקריים: הבנה לקויה של המועמד במהלך המיון את הגדרת התפקיד או הדרישות ממנו; גילוי בלתי צפוי של המועמד ו/או המנהל בדבר יכולת נמוכה מהצפוי לביצוע מרכיבים בסיסיים בתפקיד; התאמה כללית של המועמד לתפקיד, אך לא למציאות הנוכחית בשטח; ומצבים של פערים מהותיים בין המנהל והעובד מבחינת תפיסת העולם המקצועית. חשיפת הנושאים הללו הביאה אותנו להבנה כי מקור הקושי אינו נעוץ בבעיה בתהליך המיון החדש, אלא בכך שהוא אינו מספק. לכן חיפשנו פעולה שניתן יהיה להוסיף לתהליך המיון, כדי לשפר את היכולת לבחון את התאמתו של המועמד למציאות בשטח, הן מבחינת התפקיד והן מבחינת אופי העבודה תחת המנהל הנוכחי.
בחינת הוספת פעולות שונות בשלבים שונים של תהליך המיון הראו מידת אפקטיביות נמוכה, עד אשר הגענו לבדיקת תקופת הניסיון. תקופת ניסיון, במהלכה המועמד מתפקד כעובד לכל דבר משך פרק זמן מוגבל, הביאה לתועלת גבוהה ביותר הן בשאלת עצם קבלת המועמד לעבודה והן בשאלת מידת התאמתו לתפקיד המסוים. אליה וקוץ בה, למרבית התפקידים בארגונים חברתיים וחינוכיים לא ניתן להוסיף שלב של תקופת ניסיון, שכן הפוטנציאל לפגיעה במקבלי השירות על ידי מהלך שכזה הינו גדול מדי. זאת ועוד, תקופת הניסיון הינה בעלת הוגנות מופחתת כלפי המועמד, אשר מצוי בתקופה זו במציאות תעסוקתית בלתי יציבה. יתרה מכך, במהלך תקופת הניסיון המועמד ממשיך בדרך כלל בחיפוש אחר מקום עבודה, ובמקרים רבים הדבר מביא למצב אבסורדי בו העובד עוזב את הארגון לטובת תפקיד אחר, על אף שבתום תקופת הניסיון היה עתיד להיקלט. ארגונים רבים ניסו לצמצם את תקופת הניסיון ליום התנסות או שיעור ניסיון, אך אלו, בעקבות היקפם הנמוך, הוכחו כבעלי אפקטיביות נמוכה בלבד.
לאור כל זאת נדרשנו למצות את היתרונות של תקופת הניסיון לכדי פעולת מיון מצומצמת ומהירה. כך נולד הרעיון לתכנן סימולציה מעשית כשלב אחרון, המגשר בין סיום תהליך המיון להתחלת העבודה בפועל. סימולציה הינה תרגיל הערכה המבוצע באמצעות חיקוי המציאות. שימוש בסימולציה המעשית במסגרת מודל מיון המועמדים שגיבשנו מיישם אותה לאחר שהמועמד עבר את תהליך המיון הרגיל והוחלט על כניסתו לתפקיד וקליטתו לעבודה. בשלב זה מוזמן המועמד לסימולציה מעשית אשר מהווה מחד את תחילת העבודה בשטח, ללא אינטראקציה עם מקבלי השירות, ומאידך, לאחריה תינתן למועמד ולארגון האפשרות לעצור את הקליטה, אם לצורך ביצוע פעולות מיון או הכשרה מקצועית נוספות ואם בעקבות חשיפתה של אי התאמה.
תכנון הסימולציה המעשית הינו מהלך המבוצע בעבור כל תפקיד, בהתאם להגדרתו ודרישותיו הקבועות, ומותאם על ידי כל מנהל בהתאם לאופי ניהולו ומציאות התפקיד לאור המצב הנוכחי בשטח. הסימולציה המעשית אורכת מספר שעות עד שני ימי עבודה, במהלכם המועמד מתנסה בתפקיד והמנהל זוכה להתבוננות מיטבית על תפקוד המועמד כעובד בשטח. הסימולציה המעשית כוללת ביצוע משימות תכנון, התמודדות עם אתגרים, גישת המענה לאתגרים מצד מקבלי השירות ועוד, הכול בהתאמה לצורכי הארגון והתפקיד. המטרה העיקרית שהסימולציה המעשית מבקשת להשיג זהה לזאת של תקופת הניסיון – לבחון את המועמד כשהוא עושה 'את' התפקיד ולא רק כשהוא מדבר 'על' התפקיד.
הניסיון שצברו ארגונים בביצוע הסימולציות המעשיות מצביע על שיפור רב ביכולת לדייק את הליך מיון המועמדים, הן לצורך קבלת ההחלטה בדבר עצם קבלתו של המועמד לתפקיד והן בהחלטת השיבוץ של מועמד שהתקבל. זאת ועוד, מועמדים שעברו מיון בדרך זו דיווחו כי הסימולציה המעשית שיפרה את המוכנות שלהם לתפקיד, מכיוון שדרישות המנהל ואופן העבודה היה ברור להם למן הרגע הראשון.
*הכותב ד"ר אורי שטרנברג – מרצה בפקולטה לניהול ב'מרכז האקדמי לב' ומנחה תהליכי שינוי מטעם 'מישר הדרכה יעוץ'.
מגזין "סטטוס" מופק ע"י: 
Tags: גיוס חדשנות ניהול ידע ניהול משאבי אנוש תרבות ארגונית
