תופעות של מעילות, גניבות, הונאות ומעשי מרמה שונים נפוצים במידה ניכרת בעסקים ומבוצעים לרוב ע"י עובדים או ספקים. אין עסקים אשר חסינים בפני מעילות, מספר המעילות הולך וגדל בקרב עובדים וככול שהעובד בכיר יותר כך הנזק עבור הארגון גדול יותר. כיוון שתהליך ההפצה מורכב ממספר רב של תחנות הסיכוי לגניבות עולה ובכל זאת אפשר למנוע מקרים רבים ולמזער תופעות של גניבה
פורסם: 18.6.17 צילום: יח"צ;
גניבות "קטנות" בעיקר של מוצרי מזון, חשמל או מוצרים אחרים שיוצאים לשוק החופשי ללא פיקוח, נקראים גם מוצרים "חמידים" שאותם כביכול קל יותר לגנוב בהעדר פיקוח ובקרה על תהליך שרשרת האספקה. כבר בשלב הראשון ובכל שלב בהפצה הארגון חשוף לגניבות ע"י העובדים או הספקים.
כדאי להכיר את הזדמנויות הנפוצות ונקודות החיכוך בהן תופעות של גניבה שכיחות יותר:
- דיווח פיקטיבי- של מוצר או סחורה שניזוקה בזמן ההובלה. תופעה זו נפוצה בעיקר בשלב בו המוצר מגיע מהיבואן והוא מגדיר את המוצר כלא תקין ומדווח על נזק שכביכול נגרם כדי שיקבל חותמת אדומה על המוצר שיעשה את דרכו חזרה. באופן זה מקבל היבואן זיכוי על המוצר וכך הספק מוריד מהערך של המוצר אשר מתגלגל ונמכר בשוק השחור והכסף מתגלגל לכיסו של היבואן. כדי להתמודד עם תופעה שכיחה זו צריך לנהל רישום מדויק על כל דיווח של מוצרים או סחורות שהוגדרו כלא תקינים ולבצע פיקוח ובדיקות בשטח.
- מוצרי מדף- גניבות "קטנות" מבוצעות לרוב ע"י העובדים הפנימיים של הארגון. נגנבת סחורה בקטנה בעיקר של מוצרים שנמצאים על המדף. גניבות אלו פוגעות בערך הארגון ולטווח ארוך להפסדים כספיים עצומים. לרוב העובד לא פועל לבדו ובמקרים רבים יש שיתוף פעולה בין עובד למחסנאי אשר יכול להסביר את החוסר בהשמדות מלאי בעקבות מוצר פגום או באמצעות רישום כוזב של סחורה וכדומה. במצב כזה יש לנהל מדיניות בקרה שוטפת על כלל הפעילות במחסן לרבות עובדים וכלל הספקים החיצוניים.
- טעיות בספירה- במקרים רבים לקוחות מתלוננים שלא קבלנו את הסחורה במלואה וכאשר ביצעו ספירה היה מחסור של מספר יחידות. במקרה כזה הלקוח מקבל מיד את הסחורה החסרה. בהעדר רישום ובקרה מדויק של הסחורה החוסרים מגיעים לידי הגנב בקלות והארגון משלם את המחיר.
- השלמת הכנסה- כאשר עובד מרוויח משכורת מינימום אך חי ברמת חיים גבוהה למדי ולא מעוניין למרות שהוא מספר רב של שנים בתפקידו להתקדם לתפקיד הבא זו יכולה להיות נורת אזהרה. בנוסף, הוא בוחר לעבוד עם אותם ספקים כבר שנים ולא מעוניין להחליף אותם, העובד לא נוהג לצאת לחופשות, עובד שמתעסק בנישה מסוימת ואין עוד בעל תפקיד שמתעסק באותה נישה, לעיתים גם העובד לא מאפשר לבעל תפקיד נוסף להתעסק באותה נישה.
- עובד כמחסנאי- זהו תפקיד רגיש, אשר נמצאו בו גניבות רבות בכל מיני סדרי גודל. כיוון שלמחסנאי יש גישה למלאי של הארגון ולכלל הרישומים. המחסנאי חשוף להעמסת הסחורה ולעיתים משתף פעולה עם הנהג, הוא חשוף גם לפריקת הסחורה ויכול לבצע רישומים פיקטיביים בהחזרות ובסחורה בכלל. לרוב חסרה בקרה מספקת על תפקיד זה מה שמאפשר גניבות לאורך זמן.
בכל זאת, כל ארגון מחויב לבצע בקרה או ניטור כדי למזער תופעות של גניבה וכדי לבצע הרתעה. אלו השיטות המומלצות:
- מוצרים שנחשבים לחמידים יותר כדאי שיונחו במדף מיוחד, סגור ושאין לכל אחד נגישות אליו.
- על חלק מהמוצרים כדאי להתקין ברקוד או GPS שמוטבע בתוך המוצר, מתאים לרוב למוצרים יקרים יותר כגון מוצרי אלקטרוניקה ומחשבים שבתחום זה יש גניבות רבות.
- מומלץ להתקין בכל התחנות בשרשרת האספקה מערכות אזעקה ומצלמות גלויות וסמויות.
- שימוש במערכות ממוחשבות- באמצעותן לא ניתן להעלות למשאית מוצרים שאינם רשומים. הדיווח מדויק וכך גם הכמויות. הכמות שעולה למשאית מותאמת לנתונים הממוחשבים וכך לא ניתן לעגל פינות.
- בעל תפקיד- מנהל אובדן- כדאי למנות מנהל ביטחון שתפקידו לנהל את אובדן הפחת שכל תפקידו למנוע גניבות ומעילות בכל שלב בשרשרת האספקה.
באופן כללי, קיים קושי אמיתי בניהול שרשרת האספקה כיוון שלא מדובר על כתובת אחת והמוצר עובר מספר רב של תחנות וידיים עד שמגיע ליעדו הסופי. לכל עסק מומלץ לבנות מערכת בקרה עבור כל אחת מהתחנות כך שמקרה של חוסרים יהיה ניתן להתחקות אחר הגניבה. דעו שבפועל גניבות רבות מתרחשות ע"י המחסנאים עצמם כיוון שארגונים לא נוהגים לבדוק את עצמם אלא את הספקים החיצוניים כך שהמחסנאים לא נתונים לבקרה ולבדיקות בשום שלב בתהליך.
דאגו לבעל תפקיד, קצין ביטחון חיצוני לארגון שיהיה אמון על תהליך הבדיקות, הפיקוח והבקרה לאורך כל הדרך באמצעות מערכת בקרה דינמית ומנוהלת בלתי תלויה.
http://www.adarsecurity.co.il/
*שלומי אדר הוא מומחה ביישום ושיפור תהליכים בביטחון מידע ומהימנות עובדים
מגזין "סטטוס" מופק ע"י: 
Tags: אסטרטגיה הכשרת עובדים ניהול משאבי אנוש פיננסים תרבות ארגונית
