ניהול זמן ונוכחות עובדים הפך בשנים האחרונות לנושא שבלב היחסים בין עובד למעסיק. הסיבה: שינויים שחלו בשנים האחרונות הן ביכולות הטכנולוגיות של מערכות לניהול נוכחות עובדים, והן שינויים בשוק העבודה, ובעיקר הבנה שלניהול נכון של הנושא יש השפעה כספית משמעותית על הארגון כולו
ניהול זמן ונוכחות עובדים הפך בשנים האחרונות לנושא שבלב היחסים בין עובד למעסיק. הסיבה: שינויים שחלו בשנים האחרונות הן ביכולות הטכנולוגיות של מערכות לניהול נוכחות עובדים, והן שינויים בשוק העבודה, ובעיקר הבנה שלניהול נכון של הנושא יש השפעה כספית משמעותית על הארגון כולו
צילום: shutterstock, יח"צ
אחד התחומים היותר מורכבים בכל ארגון הוא ניהול זמן ונוכחות עובדים, מה שמעלה את השאלה המתבקשת: מדוע? שהרי, לכאורה, מדובר בזמני כניסה של עובדים למקום עבודתם, יציאה ממנו וסיבות להיעדרות.
הסיבה לכך היא שניהול נוכחות עובדים כבר מזמן לא נעצר ברישום של כניסות ויציאות. למשוואה צריך להכניס את המגוון הרחב של ההסכמים במשק, דוגמת ההסכמים הקיבוציים, התקשי"ר, הסכמי ועדי עובדים וכד', כמו גם ריבוי הסכמים אישיים: גלובלי, משמרות, עובדים שעתיים ועוד. כשמוסיפים לתמונה את נושא הפרמיות, תוספות בגין כוננות, משמרות, הוצאות וכו', הרי שמדובר בחישובים מורכבים של שעות הנוכחות והיעדרות שמבצעת מערכת הנוכחות, כהכנה לחישוב מדויק של עלויות השכר. בנוסף, פתרונות נוכחות מתקדמים מהווים כיום גם כלי ניהולי חשוב למדדים שונים, כגון: תכנון מול ביצוע, יעילות ארגונית ואפילו זיהוי מגמות של עליה/ירידה במוטיבציה.
נתוני הנוכחות כבר אינם משמשים את הארגון רק כמידע בדיעבד. הם משמשים כבסיס לתכנון, לבקרה ונקיטת פעולות מתקנות במידת הצורך, וכבסיס לקבלת החלטות. כך לדוגמה, בתכנון סידור העבודה ניתן להסתמך על המלצות המערכת אודות העובד המתאים ביותר לשיבוץ למשמרת, בהתאמה לצרכי הארגון, העדפות וזמינות העובד, וכל זאת, תוך שמירה על דיני העבודה.
כיום, יכול כל מנהל, ובצורה פשוטה ובהירה, גם לזהות מגמות: היכן הוא עומד מול התקן? מה צפוי בהמשך?, כשיש לו את המידע הדרוש על מנת לקבל החלטה מושכלת ונכונה, בכל צומת של החלטה. בנוסף, במערכות מתקדמות, אין יותר צורך בחיפוש מידע. מנגנון של התראות יזומות מסב את תשומת לב המשתמש לנושאים שדורשים את התייחסותו.
הדגש כיום עובר משימוש בנתוני הנוכחות לצורך פיקוח וניטור שעות העבודה, לשימוש בנתונים ככלי לקבלת החלטות ולשיפור התוצאות העסקיות. בעוד שפעולות כגון ניטור שעות העבודה נעשות ע"י מנהלים בדרגים נמוכים יותר, הרי ששיפור התוצאות העסקיות הוא יעד של הנהלה בכירה. דוגמא: השוואה בין נתוני השעות הנוספות לבין היעדים המקובלים במגזר העסקי בו פועל הארגון, ושינוי והתאמת היעדים או המכסות של הארגון בהשוואה למקובל בתעשייה.
השימוש בכלי בינה עסקית ו- Embedded Analytics (מטריקות גרפיות מובנות) בהקשר הזה מהווה כלי עבודה עיקרי, בעזרתו ניתן להסיק מסקנות באשר ליעדים ומידת העמידה בהם.
המחוקק נרתם
מידת החשיבות של ניהול הנוכחות בעולם העבודה עולה, והמחוקק נרתם להגנה על זכויות העובדים. שלושה שינויים מהותיים אירעו בנושא חקיקה ואכיפה בשנים האחרונות: השניים הראשונים הם תיקון 24 לחוק השכר, המחייב דיווח שעות נוכחות באמצעות מערכת ממוחשבת, והעובדה שהמעסיק חייב לחשוף בפני העובד מידע נרחב יותר מבעבר, כגון: יתרת חופשה וימי מחלה. במקביל, הדרישה לשקיפות וחשיפת מידע, בעיקר ע"י העובדים בני דור ה- Y, היא דרישה שמעסיקים לא יכולים להתעלם ממנה יותר. שקיפות הנתונים לכלל העובדים ומנהליהם בכל שעה ומכל מקום, מביאה למהפכה שמשפיעה על יחסי עובד-מעביד ומאפשרת לעובדים לעמוד ביתר תוקף על זכויותיהם.
בעקבות שינויים אלה, יותר ויותר ארגונים מאפשרים לעובד נגישות ושקיפות מידע באמצעים טכנולוגיים שונים. המערכות הממוחשבות נותנות מענה לצורך זה באמצעות ממשקי שירות עצמי לעובדים ולמנהלים ובאמצעות אמצעים ניידים (mobile devices) המאפשרים גישה למידע מכל מקום ובכל זמן.
השינוי השלישי בחסות המחוקק, שבגינו עלתה החשיבות של ניהול זמן ונוכחות עובדים, הוא מבצעי האכיפה המוגברת של דיני עבודה שמבצע משרד הכלכלה, המטילים קנסות ואף כתבי אישום על ארגון מפר ועל מנהליו באופן אישי.
המענה של מערכת נוכחות מתקדמת לנושא זה הוא מנגנון התראות על חריגה מדיני עבודה, חריגה משעות נוספות מותרות ועוד. מנגנון זה מסייע לארגונים לפעול תוך שמירה על חוקי עבודה וכיבוד זכויות העובד.
עובדים מהבית ומהשטח
העבודה מהבית בארגונים שונים הכניסו לתמונה מודלים שונים של תעסוקה גמישה. אבל, כשמדברים על פתרונות טכנולוגיים, לא מדובר רק על מי שעובד מהבית, אלא גם על מענה לעובדי שטח ועובדים באתרים מרוחקים. למעשה, כל עובד שלא בהכרח מגיע למשרדי החברה או למקום שיש בו שעון נוכחות.
ממשקי השירות העצמי לעובדים ומנהלים מאפשרים כיום דיווח נוכחות מרחוק מכל מחשב. כנ"ל גם באמצעות טלפונים חכמים. זיהוי המיקום ממנו מתבצע הדיווח, ובדיקת אימות מול רשימת מיקומים חוקיים לדיווח, מבטיחים את מהימנות המידע. עדכון זמן הדיווח עפ"י הזמן בשרת של הארגון ולא עפ"י הזמן בשלוחה מקומית, מבטיח ששעת הדיווח מדויקת ולא ניתנת לזיוף. מעבר לכך, ממשקי השירות העצמי ואפליקציות הסמארטפון, מאפשרים בנוסף לדיווח גם קבלת מידע מרחוק בזמן אמת, כגון: צבירת שעות, יתרות חופשה ועוד, וזאת ללא צורך לפנות למחלקת משאבי אנוש.
גמישות והתאמה לצרכי הארגון
מכיוון שאפילו ארגונים המשתייכים לאותו מגזר עסקי, מתנהגים באופן שונה, ולמרות שיש ביניהם בסיס ראשוני משותף, מידת התאמת מערכת הנוכחות לצרכים הספציפיים של הארגון גבוהה.
ההסכמים עם העובדים שונים מארגון לארגון, בכפוף לשעות הפעילות, להטבות לעובדים, אחוזי משרה, הסכמים אישיים ועוד. לכל ארגון יש את הנהלים הפנימיים שלו, כגון קביעת זכאות להיעדרות (בהתאם לחוק/מעבר לחוק): חופשה, מחלת עובד, מחלת בן משפחה ועוד.
גם שיטות העבודה והמדדים לבחינת יעילות, שונים מארגון לארגון. לכן חשוב שהמערכות הטכנולוגיות יהיו מתוכננות מלכתחילה כך שיוכלו לתת מענה לדרישות מורכבות וייחודיות של ארגונים. ולא פחות חשוב, יש לקחת בחשבון את חוויית המשתמש הסופי, באמצעות ממשקי עבודה ידידותיים ויציגו את כל המידע הנחוץ למשתמש באופן נגיש וברור.
כיום, ברור ליותר ויותר מנהלי משאבי אנוש, כי מערכת הנוכחות אינה משמשת לתיעוד בלבד, אלא מהווה כלי התומך בקבלת החלטות המשפיעות באופן ישיר על תקציב הארגון. היא מנגישה מידע שדורש התייחסות ונקיטת פעולה, ומאפשרת תכנון נכון ובקרה, מבלי שהמשתמש יצטרך לחפש את המידע.
*יעל שרעבי היא מנהלת מוצר Synerion Direct בסינריון מערכות, המתמחה במתן פתרונות תוכנה מתקדמים לניהול ההון האנושי בארגון. www.synerion.co.i
