נדמה כי ככל שמשרדי הממשלה מתרבים, ככל שיש יותר גורמים מאשרים או גורמים אוכפים – כך קשה יותר לקבל את האישור הבודד
פורסם: 1.6.15 צילום: shutterstock
להגדלת כמות השרים בממשלת ישראל, מאי 2015, תהיה משמעות פוליטית גבוהה אבל גם משמעות עבור עסקים, ארגונים וחברות. ככל שמספר משרדי הממשלה של הריבון עולה, ככל שמעורבים יותר גורמים ממשלתיים במתן אישורים – כך עולה וגדלה הבירוקרטיה. כך, לכל פעולה עסקית או מקצועית יידרשו יותר אישורים, אסמכתאות, וחתימות – כדי לאפשר פעילות מכל סוג שהוא. עלייה ברמת המשילות (Governance)
המושג סרט אדום (Red Tape) מתקשר עם אישורים שקיבלו אנשים פרטיים, חברות, עסקים, משרדי ממשלה – כדי לבצע את העסקים שלהם ולאשר להם לפעול באנגליה של המאה השש עשרה. המשמעות היתה (ככל הנראה), שאם על כלל המסמכים והאסמכתאות מופיע החוט האדום, ההחלטה מאושרת וניתן להתחיל לפעול וליישם את הבקשה. ארבע מאות שני קדימה – ובישראל של 2015 דומה כי היכולת לקבל את הסרט האדום, מתרחקת והולכת.
נדמה כי ככל שמשרדי הממשלה מתרבים, ככל שיש יותר גורמים מאשרים או גורמים אוכפים – כך קשה יותר לקבל את האישור הבודד. קיימות כיום שתי אגדות אורבניות המסתובבת בין העוסקים במלאכה. האגדה הראשונה מספרת כי ישנו משרד ממשלתי שכדי לבצע פעילות ולקדם פרוייקט ספציפי – מצא את עצמו (בלי כל ברירה) עובד עם יועץ לנושאי בירוקרטיה. האגדה האורבנית השנייה מספרת על איש עסקים זר שהגיע לישראל וביקש להשקיע. כל שאלה שלו קיבלה תשובה שהתחילה עם אנחה גדולה, עם "לא" ו"את זה אי אפשר". בכל פעם שהציע להקים מפעל – דווח לו על הקשיים והכשלים והבעיות שהמפעל שרצה להקים, ייצור. יומיים לפני המועד, הוא עבר את הגבול לירדן ושם בתוך כמה חודשים הקים את המפעל שתכנן.
נדמה כי ככל שיש יותר ריבון, יותר שלטון, יותר מנהל אדמיניסטרטיבי שאחראי ובודק ומוודא, כך יש יותר קשיים וכשלים כדי להפעיל או לקדם. דומה כי ככל שמספר משרדי הממשלה מתרבים, כך היכולת להגיע לתיאום בינם לבין עצמם ולסנכרון בין הנהלים וההוראות – הופך למשימה מורכבת יותר.
זאת ועוד. קיימים אינדיקטורים לכך שמשרדי הממשלה מתחילים לפעול בצורה של מיקרו-ניהול (Micro Management). צורת ניהול זאת אופיינית למנהלים או להנהלות או לגופים שלטוניים בעלי רצון אדיר לשלוט בכל פרט ופרט של פעילות עובדיהם. מתרבים הסימנים לכך שמשרדי הממשלה מעוניינים להיות בפיקוח ובבקרה אחרי כל פרט ופרט שמבצעים האזרחים ועושות החברות העסקיות במשק הישראלי. די יהיה, לצורך ההבנה, לראות את רמת הרגולציה המוטלת על יצרני מזון או תרופות – כדי להבין את הכניסה הרבה לפרטים, מצד הריבון.
במהלך עשר השנים האחרונות ביצענו תיעוד מפורט של הדרכים בהן התמודדנו למול הבירוקרטיה במדינת ישראל. בשנתיים האחרונות, פירקנו לגורמים ולמשתנים בודדים את הטכניקות שייצרו עבור הלקוחות שלנו הצלחה. בדקנו, ביצענו השוואה, ובסופו של דבר הפקנו רשימה של תכנים. רשימה שהצליחה לזקק את מרבית הדרכים הקיימות להתמודד עם שלטון הבירוקרטיה הקיימת כיום בישראל. הטכניקות הן:
- הריבון איננו האוייב: כעס, זעם, רגשות קיפוח, תחושות של דווקא אינן מסייעות ואולי אפילו מזיקות. הריבון (רשויות, משרדי ממשלה, תאגידים) אינם היריב, ואף לא אוייב. פעמים רבות, בהלך דיונים וישיבות היה נדמה כי הצד השני הופך להיות יריב במקרה הטוב או לאויב במקרה הרע. במציאות, הדבר הרבה פחות קיצוני. תפיסת הריבון בתור אוייב עלולה לשבש את כל מהלך ניהול תהליכי הבירוקרטיה.
- אין "מגיע לי": המשפט של זה היה אמור להיות פשוט או מגיע אלי או אני לא מבין למה ראש העיר לא רץ ומאשר בתוך דקה את הפרוייקט הזה – אינם תקפים בעולם של בירוקרטיה. משפטים אלו עלולים להזיק או אפילו להרע את מצבו של האדם או הגורם שנדרש לאישור הבירוקרטיה.
- התנהגות של סטנדרט במקום התנהגות של חריג: אחת התופעות המדהימות שאנו חשופים אליה בשנים האחרונות היא כי למול חריגים קשה מאוד לרגולטור להתמודד. למול רגילים, סטנדרטיים או אירועים פשוטים – לבירוקרטיה יש מענה.
- התנהג לבירוקרטיה כאילו "ניהול פרוייקט": כמעט כל אחד ואחד מהגופים הבירוקרטיים שאמורים לאשר (או להימנע מאיסורים) דורשים עבודה מסונכרנת. לעיתים יידרשו אישורים מגוף מסויים אחרי מוסד אחר שלא קשור אליו. היכולת להתמודד עם הבירוקרטיה כאל פרוייקט, מסייעת מאוד לאורך זמן להתמודדות הזאת.
- עבוד מסודר, מאורגן: הסדר, הארגון, יכולים להיות לעיתים ההבדל שבין הצלחה לבין כישלון בכל הקשור לעבודה עם הבירוקרטיה.
- עמוד על קוצו של יוד: כאשר הצד השני של הדיאלוג מבקש כי "טופס 79 ג' " יוגש בשלושה עותקים מקוריים עם אישור נוטריוני על כל אחד ואחד משלושתם – כך צריך לעשות.
- אין מקום לקיצורי דרך: בדומה לסעיפים הקודמים, הרי שאין שום מקום לקיצורי דרך בעבודה לפיצוח הבירוקרטיה. קיצורי דרך וניסיונות לפשר או לגשר בין מספר רגולטורים יהיו לקראת הסוף ש התהליך במצבים קונפליקטואליים בלבד. וגם אז יש לנקוט בהם בצמצום וביד קפוצה. קיצורי דרך אינם מסייעים לתהליך הפיצוח של הרגולציה.
- קרא היטב את ההוראות: פעמים רבות הוכח כי היכולת של אדם או ארגון להתגבר על מכשולים בירוקרטיים הוא לקרוא פשוט את ההוראות הנדרשות על ידי הגופים הרגולטוריים. לעיתים, ובזה אין כל ספק, מדובר במספר רב מאוד של הוראות, הנחיות, ציוויים, תתי סעיפים ואפילו הנחיות מיקדמיות. ברם, אלו הן הדרישות של הגורם שהופקד לווסת – ויש צורך לכבד את ההוראות הללו ככתבן וכלשונן.
- זהה נקודות של צווארי בקבוק: מספר רב של אירועים בירוקרטיים נמצאו כתלויים אחד בשני, תוך יצירת צוואר בקבוק. כך ייתכן מצב בו גורם שלישי לא מוכן לתת אישור ללא גורם שני שהוא עצמו לא מוכן לתת הנחיות ללא אישור בכתב של הגורם הראשון, שהוא עצמו זמין לבקשות מסוג זה אחת לרבעון וגם זה בימי ראשון האי זוגיים של החודש העברי. יש צורך לזהות את נקודות צוואר הבקבוק בתהליך ולנסות לפשט אותן תוך מציאת פתרונות שיהיו מקובלים על הווסת.
- עבוד בצורה לוגית: כשבודקים לעומק את תהליכי הבירוקרטיה, מגלים כי לכל אחת ואחת מההנחיות יש הגיון משל עצמה. ברם, הלוגיקה, בריבוי משימות כמו חסמים בירוקרטיים הופכת להיות למורכבת. כך, יש צורך לבצע עבודה לוגית למול כל הגורמים שמולם עומדים.
- הבנה מדוייקת כל הבקשות שהוצגו: כדי לקבל את הסרט האדום ולהצליח לפרוץ את כל החומות של הבירוקרטיה – יש צורך להבין, הבנה אמיתית ומלאה של כל הבקשות שהוצגו. יש פערים קטנים ביותר שיכולים להיות עצומים בין מה שהגורם המווסת / רגולטור ביקש או צריך לבין מה שהובן על ידי הגורם שאמור לעבור את ההסמכה או לקבל את האישורים.
- מיסמוך התהליך: כל מסמך שמגיע, מתקבל יש לבדוק כי הוא מוסמך. ניתן דוגמא אחת מתוך עשרות (ואולי מאות): במידה ונדרש מסמך ממהנדס בניין, יש צורך, לצד המסמך שעליו הוא חתם למסמך את התעודות והרישיונות שלו בתור מהנדס. המסמוך נדרש לעיתים גם על פעילויות שנראות זוטרות או טפלות אבל למול הרגולטור, שום דבר איננו קל או פשוט.
- שמירה על העתקים: בכל מקרה בו יש צורך להעביר מסמכים או אישורים, יש לשמור על העתקים. פעמים רבות מדי נאבדו מסמכים מקוריים והיה צורך לשחזר אותם. די במסמך אחד שחסר, כאמור, כדי לעכב אישורים במספר חודשים.
- התייעצות עם "יוצאי" (Ex) הרגולטור: לעיתים קרובות יש צורך להתייעץ עם אנשים שעבדו באותו רגולטור, אצל אותו וסת, כדי להבין את דרך החשיבה של הרגולטור עצמו. כך, חלק מחברות הביטוח מעסיקות כיועצים משפטיים, מפקחים לשעבר שפיקחו עליהם שנה קודם.
- סבלנות, סובלנות והתמדה: שלושת התכונות הנדרשות בכל אירוע של ניהול אירוע לוגיסטי בירוקרטי. כאן המקום לציין שלושת מרכיבים אלו עלולים להיות מאוד בעייתים למול הגורם שמנסה לטפל בגורמים הרגולטוריים. לעיתים, דווקא מצד הלקוח העסקי או הפרטי שרוצה ודורש לראות תוצאות כאן ועכשיו.
- בצע מעקב (Follow Up): וודא קבלה של מסמכים על ידי הצד השני. וודא כי הצד השני עומד בלוחות הזמנים. אם יש צורך לתזכר את הצדדים הנוספים לפני מועד הפגישה או הישיבה – וודא כי הם זוכרים להגיע לפגישה יום או יומיים לפני הפגישה.
- סנכרן: כפי שידוע לכל, יש צורך לעיתים במספר צוותים שפועלים בו זמנית לצורך השגת האישורים הנדרשים. לעיתים יהיה מדובר בצוות מהנדסים הפועלים ביחד עם משרד עורכי דין במקביל למשרד רואי חשבון. יש צורך אמיתי לסנכרן בין המערכות הפנימיות שפועלות כדי להשיג את המטרה.
לסיכום, ההיסטוריה של מדינת ישראל הראתה כי בכל פעם בו יש ניסיון להוריד את הבירוקרטיה ולהנמיך את חסמי הכניסה, התוצאה הסופית היא עליה במספר מנגנוני הפיקוח והבקרה. כשלעצם, כל אחד מהם בנפרד הוא הגיוני, לוגי, וניתן להסבירו בצורה ברורה וחלקה. העומס של הסברים אלו, הטרחה והטרדות שיש סביב כל חתימה, אישור, הסכמה – הן אלו שמייצרות בסופו של דבר את הבירוקרטיה.
התוצאה של חודש מאי 2015 של הרכבת ממשלה חדשה גדולה ביותר של ממשלת ישראל, קרוב לוודאי תוביל את הבירוקרטיה למימדים שכמותם לא ניצפו בחמישים השנים האחרונות.
ועוד שתי הערות אחרונות לסיכום. לעניות דעתנו, פעילויות בירוקרטיות כבדות ומורכבות אלו גורמות לעלייה ניכרת במחירי המוצרים. מאחר וחוסר הוודאות לאישור הסופי עולה, הרי שכמו בכל דבר בו קיים חוסר וודאות, המחיר הסופי למוצר התוצאתי בסופו של תהליך – מתייקר. כך גם בעולם בו יש כמות עצומה של חסמים, בירוקרטיה, חוקים, תקנות והוראות. התובנה הנוספת שלנו היא כי תחום ניהול הבירוקרטיה מסתבך לא רק בישראל אלא במדינות נוספות. כך, רצון לייצא מוצרים וסחורות מישראל לעולם דורש כבר כיום עמידה בתקינה מאוד מחמירה – ועושה רושם כי הבירוקרטיה, רק מתגברת ומסתבכת בעולם כולו. וזאת הסיבה כי יש צורך להתכונן היטב לקראת הטיפול באירועים בירוקרטיים – בצורה מסודרת מאורגנת ומוכנה מראש.
* בועז נחמד (MA) – יועץ ארגוני ומנחה סדנאות
עורך הדין רואי נגריס – בעל משרד עורכי הדין נגריס ושות' העוסק בליטיגציה ובמשפט אזרחי.
Tags: אסטרטגיה מורשת ניהול ידע ניהול פרויקטים תרבות ארגונית
