סל פירות וירקות משתלם? עוף בשקל? תשכחו כל מה שאתם יודעים על "רמי לוי שיווק השיקמה"! מאחורי הקלעים מדובר על ארגון היי-טק מתוחכם
פורסם: 23.1.17 צילום: יח"צ
איזה דימויים עולים לכם לראש כשאתם חושבים "רמי לוי שיווק השקמה"? סביר להניח שאתם רואים לנגד עיניכם: סל פירות וירקות משתלם ואולי גם עוף בשקל. אבל מאחורי הקלעים, רמי לוי, הוא ארגון בעל מערכת מחשוב מודרנית, שאפשרה את צמיחתו המהירה.
נפגשתי עם אייל כרמי מנהל מערכות המידע ברמי לוי, כדי להבין כיצד פועלת מערכת ההיי-טק המשומנת של רמי לוי? מהן הסודות שמאפשרות לה לצמוח במהירות, תוך שמירה על מנגנון רזה, יעיל וחסכוני? ומה ארגונים אחרים יכולים ללמוד וליישם?
ספר לנו בכמה מילים על "רמי לוי שיווק השקמה" מנקודת המבט שלך?
"הרשת כוללת נכון לינואר 2017 כ 50 סניפים מתוכם 10 סניפים חדשים רק השנה. מאחר והרשת מחוייבת למחירים הזולים ביותר במדינה, אנחנו חייבים לקיים ארגון רזה ויעיל, מה שמאפשר לרשת למכור בזול ועדין להרוויח (רמי לוי שיווק השקמה היא חברה ציבורית ע.ל)".
צמיחת הרשת הינה אתגר מרכזי: "בעשור האחרון הרשת גדלה כמעט פי חמישה וזה מחייב אותנו להיות כל הזמן במגמה של התפתחות. כיום האגף שלי תומך בקרוב ל 7,000 עובדים, ומספרם עולה בכל חודש".
מהם שיקולים שלך בעת רכש (חומרה או תוכנה) חדש?
"כשאנו שוקלים אם לקנות מערכת כלשהי (קופה, משקל, שרתים, ציוד מחשובי, מע' לניהול ספקים וכו'), אנחנו לא רצים אחרי כל באזז חדש שיוצא לשוק. אמת המידה שלנו מעט שונה. השאלה הכי חשובה עבורנו, היא לא "כמה זה עולה?", זאת שאלה משנית. אלא: "האם זה באמת נחוץ?" הרבה פעמים התשובה היא: לא. ואז אנו נמנעים מרכישה. כשאנו קונים מערכת, החשוב מבחינתו זה שהיא תהיה הכי פשוטה מבחינה תפעולית. מערכת שהוכיחה את עצמה כאמינה לאורך זמן".
"בסופו של דבר ללקוח לא אכפת עם המשקל במעדנייה הוא משקל מתוחכם עם מסך מגע (שלרוב יהיה עדין יותר ועם עלויות תפעול גדולות יותר), או משקל אלקטרוני פשוט. אם אני מוריד את עלות התפעול של הציוד, אני יכול למכור את הגבינה והנקניק יותר בזול, שזה למעשה מה שהלקוח רוצה".
מה הסודות של מחלקת מערכת המידע לעלויות שוטפות נמוכות?
השאיפה ליעילות וחיסכון, מתבטאת לא רק ברכישת ציוד חדש, אלא גם בצורת השימוש בציוד קיים: "מכל מערכת שאנחנו קונים אנחנו מוציאים את המקסימום. לפני כל בחירה בפתרון או מוצר חדש, נבדקים בסבלנות ספקים שונים ורעיונות שונים. אנחנו לא ממהרים לאף מקום ובודקים ביסודיות את כל הפתרונות. יש ארגונים שמנצלים בקושי חצי מהיכולות של הציוד שלהם ורצים לשדרג בכל הזדמנות. לא אצלנו !".
"גם בכח האדם אנחנו עובדים בצורה רזה. באגף שלנו יש 10 עובדים בלבד ואין לנו מחלקות ותתי מחלקות, כמו שקיים ברשתות מתחרות גדולות. כל עובד מחויב לדעת לפתור כל בעיה מחשובית מכל סוג (תוכנה, חומרה, רשתות ותקשורת). ככה שאין מישהו שמומחה לתחום אחד ושצריך לחכות לו שיפתור את הבעיה".
גם כאשר הגיע הזמן לשדרג או להוסיף מערכות חדשות, הספקים השונים יודעים שאנחנו מאד קשוחים במשא ומתן.
גם כשכבר הגעתי לסגירת עסקה, לעולם לא אסגור לפני שמיציתי את כל מה שאפשר בעניין הכספי.
יחד עם זאת, בכל מה שקשור לשירות, ההנחיה היא לא לחסוך בעלויות: "הצוות שלנו זמין 24 שעות ואנו עושים שימוש במערכת שרתים שמגבה הכל בזמן אמת לאתר מרוחק. כשיש הפסקת חשמל, למשל, או בעיית נגישות אחרת למרכז, המערכת המרוחקת מופעלת אוטומטית ומעניקה שירות לעובדים, בלי שאלה בכלל ידעו שהמערכת המרכזית מושבתת. כך אפשר לשקם את המערכת במרכז בלי לחץ ובלי לפגוע בעבודה השוטפת".
עוד חיסכון מושג מאפס הדפסות. "אנחנו לא מדפיסים כמעט כלום" אומר כרמי "הכל ממוחשב". לקורא ששואל "מה הסיפור הגדול?" נספר שרק ממחשוב ההתחשבנות החודשית מול הספקים, חוסכת הרשת סכום של מיליון שקל בשנה. מי שתוהה כמה עלתה המערכת חוסכת המיליונים? כנראה יופתע לגלות, שמחירה עשרות אלפי שקלים בודדים בלבד.
לאחרונה גם שכרנו יועץ ארגוני בנושא ההדפסות שהביא אותנו לחתימת הסכמים חדשים עם החברות השונות שנותנות לנו שירותי הדפסה – מה שהביא לחסכון של יותר מ 2 מליון שקלים לאורך 4 השנים הבאות.
ספר על טכנולוגיה משמעותית נוספת שסייעה להצלחת הארגון?
"לאור התרחבות הרשת והגדילה במספר העובדים להם אנו מספקים תמיכה תכנית, ביצענו לפני כשלוש שנים קפיצת מדרגה משמעותית, באמצעות הטמעת מערכת הלפדסק. כמו בתחומים אחרים גם כאן הלכנו על בטוח והבחירה הייתה מערכת השירות הנפוצה של סיסאייד (SysAid ): מערכת הלפדסק מבוססת ITIL הידועה בזמני ההקמה הקצרים. את המערכת יישמה חברת קונסיסט בהצלחה רבה.
כרמי: "לפני כן היו כאן אנשים שצבאו על הדלת 'יש לי תקלה תבואו !' לא היה סדר. לא יכולנו לנתב את הקריאות ולתעדף את הקריאות החשובות יותר ולא יכולנו להשתלט על מחשבים מרחוק".
"הטמעת סיסאייד, שינתה את אופי העבודה מקצה לקצה. היום הדלת סגורה, יש שקט במשרד והתומכים עובדים מול המסכים. כל העובדים ברשת למדו להשתמש במערכת והיום הכל נפתר דרכה, בצורה שקטה. התומכים הפכו להרבה יותר מקצועיים והשירות שאנו מעניקים הוא ברמה הרבה יותר גבוהה".
"מרגע פתיחת הקריאה העובד יודע מה סטאטוס הטיפול בתקלה, כך הוא יודע שלא שכחו אותו, שאין צורך לנדנד ואין צורך ללחוץ על הטכנאים, מה שמאפשר לתומכים לעבוד בנחת וביעילות. כמו כן התומכים עצמם משתמשים במערכת כדי לשתף ידע עם התומכים האחרים וכך הם משפרים את יכולת הטיפול בתקלות בעתיד".
"בנוסף הטכנאי בשטח מעודכן כל העת במצב הקריאות שלו בלי צורך להתקשר למרכז התמיכה כדי להתעדכן. בזכות פיתוח מיוחד שמאפשר לשלוח לאנשי השטח קריאות שירות דרך הסמארטפון".
כרמי גם מנהל באמצעות סיסאייד את מלאי הציוד הממוחשב במחסן. מה שמאפשר לו לדעת בכל רגע נתון מה מצב הציוד, אצל מי הוא נמצא, איזו חומרה מותקנת עליו וכמה קריאות אם בכלל קיימות בהיסטוריה שלו: "כך אפשר בלחיצת כפתור אחת לדעת הכל על ציוד המחשוב שנמצא אצל העובדים ולתכנן החלפות וטיפולים יזומים לפני הגעה לקריסה".
"וזה", מסכם כרמי "בלי להזכיר את כל נושא אבטחת המידע שהפך לנושא החם ביותר בשנה האחרונה. בנושא זה מושקעים בזמן האחרון כספים ופתרונות אחרים שמסייעים לנו לבדוק, לנטר ולהערך לאיומי הסייבר שנמצאים בצמיחה מדאיגה".
מגזין "סטטוס" מופק ע"י: 
Tags: חדשנות טכנולוגיה כלכלה מכירות שיווק שירות שירות לקוחות תשואה
