שהכל יעבוד כמו מכונה משומנת היטב, זה מה שמנהלים רוצים. נכון? שתהליכי העבודה יתקיימו לפי השרטוטים והנהלים,  ברצף ישיר ומתוכנן מראש ושהמכונה תייצר. אבל בכל מכונה טמונים כשלים מובנים שמסכנים את תהליך העבודה ולעיתים גם את קיום הארגון. מדוע זה קורה וכיצד להתגבר על זה

פורסם: 31.7.16  צילום: ויקפדיה

 

מאז המהפיכה שהביא איתן העידן התעשייתי, אנו רגילים לקווי ייצור סדרתיים. לא רק בתעשיה, בכל סוג של ארגון התפתחו תהליכי עבודה לינאריים, מסודרים ונשלטים על ידי מנגנון ניהול ובקרה היררכי. בארגון יצרני, רצוי שפס הייצור יעבוד ברצף, כל אחד בעמדה שלו יעשה את העבודה, הייצור יתקדם לפי התכנית, אנשי המכירות ימכרו, מנהלי החשבונות יספרו את הכסף שנכנס ובעלי המניות יהיו מרוצים. גם בארגון נותן שירות, רצוי שהכל יתקתק כמו מכונה משומנת. הלקוחות יקבלו מענה בזמן סביר ולא יתלוננו, אנשי השירות יעבדו בשקט לפי פרוטוקול מסודר ואפשר יהיה להתרכז בניהול התקציב ובהורדת עלויות. ואז, המנהלים יעמדו במגבלות התקציב וביעדים שהוגדרו, יקבלו תגמול הולם, ירחיבו את סמכויותיהם או יקודמו לתפקיד חדש. מה כבר יכול להשתבש?.

ניהול בגישת המכונה – המנוע של העידן התעשייתי

כדי שהמכונה תעבוד, נוצרו תהליכים מסודרים. יש פס ייצור שאליו נכנסים חומרי גלם ובסופו יוצרת תוצרת. תהליך לינארי שבו לכל מחלקה יש תחום אחריות ולכל אחד יש תפקיד והתמחות ספציפית. זאת שיטת העבודה המודרנית שמאפשרת ייצור מהיר בקנה מידה רחב. בעקבותיה, התפתחו שיטות התכנון והניהול עד שגם ארגונים גדולים וגם ערים שלמות נראים כמו מכונות משוכללות.

הכל יפה, אבל השיטה הזו שכל כך התרגלנו אליה מסתירה מספר כשלים בסיסיים שגרמו להרבה ארגונים להתמוטט ולהיעלם, למנהלים מצליחים לחוות נפילה פתאומית ולהרבה פרויקטים להיכשל. מה הם הכשלים האלו ואיך מתגברים עליהם?

1. המכונה נוטה להתקלקל ואז צריך לקרוא לטכנאים. כשרכיב אחד מתקלקל, פס הייצור נעצר. המכונה לא תתקן את עצמה. יש תלות בשירות התמיכה הטכנית. תקורה שמשלימים איתה
2. התהליכים קשיחים ומקשים על שינוי. מכונות הם מבנים מורכבים. ארגונים שבנויים כמכונות, מורכבים וקשיחים לא פחות
3. פס הייצור יוצר פסולת רבה. התרגלנו לכך שצריך לקנות חומרי גלם חדשים ושבתהליך העבודה נוצרת ומושלכת הרבה פסולת. גם המוצר המוגמר מיועד להתיישן ולהגיע לאשפה. לרכש חומרי הגלם, לפחת ולפינוי האשפה  יש עלויות גבוהות. האם זה באמת חיוני?
4. יש גבול ליכולת הגידול. המערכת מתחילה לייצור הפסדים. חוקי התפוקה השולית הפוחתת לספקים והתועלת השולית הפוחתת לצרכנים הם חוקים בסיסיים בכלכלה. כשהייצור גדל, נדרשים יותר חומרי גלם וכח עבודה, נוצר יותר מלאי, המכונות נשחקות ובמקביל הלקוחות מתחילים לגלות שעמום וחוסר עניין, מחפשים גיוון וחוויה חדשה. פס הייצור הקיים הופך לנטל וגורם להפסדים

התוצאה היא חולשה וחוסר יעילות מובנים. לכן, הארגון הופך להיות איטי יותר, בזבזני, "ספינה שקשה לסובב אותה". תהליכי התחדשות דורשים הרבה זמן ועלויות גבוהות. הארגון מאבד את החוסן שלו – את היכולת להתמודד עם אתגרים חיצוניים, זעזועים, תחרות שמגיחה מכיוון בלתי צפוי או צפיות משתנות של השוק כתוצאה מכך, גם ארגון גדול ומוביל יכול להיתקע ולקרוס. המכונה נשחקת ומתקלקלת, פס הייצור נתקע וגורם חדש וזריז מגיח באופן מטאורי, הופך לבאזז חדש ולוקח את ההובלה בשוק. זה כבר קרה לכל כך הרבה חברות וארגונים, שהתעלמות מהסכנה של גישת המכונה דומה להפלגה על הטיטניק בעיניים פקוחות היישר אל הקרחון הענק.

האם יש דרך להתגבר על הכשלים האלה ולוודא שהמכונה תעבוד ביעילות ולא תתקלקל?

למרבה השמחה, יש דרך כזאת. היא ברורה וזמינה ולא דורשת פיתוח מורכב. אנו רואים אותה סביבנו בכל מקום, בתרבות האינטרנט, בחברות חדשניות, אפילו ביערות ובשדות שאנו יוצאים לטייל בהם מדי פעם, זאת שיטה שצברה נסיון רב והוכיחה את יעילותה אין ספור פעמים. היא השיטה שעומדת מאחורי הפריצה וההצלחה הגדולה של האינטרנט. אבל כדי להכיר וליישם אותה, אנו נדרשים לשנות קצת את זווית המבט, להתבונן ולראות. אפילו, לצאת לטבע.

כי למעשה, זאת השיטה שהטבע פועל בה. זאת לא בושה ללמוד מהטבע. המצאות רבות לקחו את השראתן מהטבע. הרכבת המהירה והשקטה בעולם תוכננה תוך התבוננות בציפור השלדג וחיקוי המבנה שלה. לימוד מהצלחות הוא לימוד איכותי והטבע מלא בהצלחות. השיטה המוצלחת, שתבטיח חוסן ויעילות, נקראת – גישת המערכת האקולוגית. האקוסיסטמה

הקסמים של גישת המערכת האקולוגית

מה הדיבורים האלה על מערכת אקולוגית? מה אנחנו? ביולוגים? מחבקי עצים? מה כבר זה יעזור לנו?

כשמתבוננים כיצד פועלים תהליכי הייצור בטבע, מגלים מספר תובנות מעניינות. כשנפגע חלק בכוורת, הכוורת ממשיכה לתפקד. הדבורים ממשיכות לייצר ותוך כדי כך מתקנות את החלק שנפגע. קו הייצור לא עוצר, לא צריך לדווח על תקלה ולחכות למחלקת התמיכה. הכוורת, הפשוטה לכאורה, יעילה וחסינה הרבה יותר מקווי ייצור גדולים. אז מה הם היתרונות של הגישה האקולוגית?

1. חוסן ועמידות בזעזועים. המערכת יודעת לספוג זעזועים, להתמודד עם תקלות, ולתקן את עצמה תוך שמירה על איזון בין כל חלקיה
2. יעילות מקסימלית – אין פחת, לא מצטברת פסולת. כן, בטבע אין כלל פסולת, הכל חוזר והופך שוב לחומר גלם ביעילות רבה
3. יכולת הסתגלות, גמישות וחדשנות. התאמה לתנאים משתנים. פתרונות מגוונים שמעוררים השתאות במי שמתבונן בהם

 

כדי להשיג את היתרונות האלו, יש לגישה של המערכת האקולוגית מספר מרכיבים בסיסיים. הבנתם והשימוש בהם, הם בסיס להצלחה ולהמשכיות. חשבו על ההתפתחות המטאורית של האינטרנט וראו כיצד רעיונות ומרכיבים אלו באו לידי ביטוי. הם הבסיס להצלחה המדהימה

1. תכנון וחשיבה מערכתית. ראייה רחבה של המערכת כולה. הסתכלות רב תחומית וחיבור הנקודות, מובילים לסינרגיה ומאפשרים יעילות וחדשנות כאחד
2. רשת של קשרי גומלין. קוראים לזה בשם "המארג". רשת קשרים המאפשרים זרימה, סינרגיה ויצירת איזון ביותר מדרך אחת
3. תהליכים מחזוריים ומעגלי משוב. התהליך לעולם לא נעצר, להיפך, הוא מזין את עצמו. קשרי הגומלין יוצרים משוב דו-כיווני שחיוני לשיפור בלתי פוסק
4. שימוש מחדש ומיחזור.התהליך המחזורי שמזין את עצמו מבטיח שלא נוצרת פסולת. לכל דבר יש שימוש חוזר.
5. מדיה מתווכת ותנועה. התהליכים לא מנותקים ולא מתנהלים בריק. יש מרכיבים נסתרים מהעין שמאפשרים לתהליכים לזרום ללא הפסקה. לדוגמה: אוויר. פשוט, אבל חיוני.

 

(תרשימים מתוך: The Story of Stuff)

 

כמו האוויר וחוק המשיכה בטבע, גם בארגונים יש מדיות מתווכות וחוקים שפועלים מתחת לפני השטח. גורמים שמניעים התנהגות של עובדים ושל לקוחות. למידה, ידע ונסיון מעורבים בהרבה תהליכים ארגוניים. למעשה, גם בלי שנראה אותם, הם נמצאים ברקע של כל תהליך בארגון.

 

 

 

המקבילה הארגונית למרכיבי המערכת האקולוגית

המשאב החשוב ביותר הוא המשאב האנושי כי יש לו השפעה על כל מרכיב בכל תהליך. אימוץ גישת האקולוגיה של ידע – תהליכים מעגליים של התחדשות ושיפור מתמיד, שימוש חוזר של ידע או מיחזור שלו כבסיס לפיתוח ולחדשנות, חוסכים זמן ועלויות. תהליכי גומלין ורשת של קשרים הם מנוע של סינרגיה ושל התפתחות אורגנית. שיפור ביצועי הארגון כתוצאה משדרוג תהליכים בהם מעורב ידע, מאפשר פריצות דרך והתייעלות מדהימים. ראו את הדינמיקה של האינטרנט, את העוצמה של פייסבוק ואת ההצלחה המסחררת של ויקיפדיה. כולם תוצאה של תהליכים אקולוגיים, תהליכים של רישות אסוציאטיבי, שימוש חוזר ושל ניתוב נסיון קיים לפיתוח רעיונות חדשים.

אימוץ גישת המערכת האקולוגית מאפשר לחשוף, להנגיש ולהשתמש בהם, כדי ליצור ערך גבוה לארגון, למנהלים שבתוכו וגם לבעלי המניות, לדירקטורים ולגופים המפקחים. כי השימוש הוא במשאבים שכבר קיימים ובחומרי גלם מתחדשים ולכןהעלויות יורדות. התהליכים האקולוגיים מאפשרים תפוקה גבוהה, יעילות וחוסן ולכן הרווחים גדלים. החדשנות והגמישות מאפשרים התאמה לשינויים בשוק וניצול הזדמנויות ולכן גם התועלת גודלת. הנסיון מראה שזה אפשרי וכדאי.

איך ממטבים את הידע כך שניתן לעשות בו שימוש חוזר ואיך מביאים את הפוטנציאל העצום של המשאב האנושי ושל הנכסים האינטלקטואליים למימוש?  על כך שווה להמשיך ולקרוא..

 

 

 

*אביגדור שרון הוא מומחה לתכנון וליישום פתרונות ידע וסביבות עבודה שיתופיות, מנהל תכנון ויישום בחברת Social Knowledge וחבר הנהלת פורום ניהול הידע בישראל. אביגדור הוא גם חבר המעבדה לחדשנות וקיימות עירונית בבית הספר ללימודי הסביבה ע"ש פורטר, אוניברסיטת תל אביב, חוקר ומלמד קיימות עירונית, אוריינות אקולוגית וסביבתית.   [email protected]

 

Tags:  אסטרטגיה חדשנות ניהול משאבי אנוש ערים חכמות תרבות ארגונית

---