דווקא בעתות משבר, כאשר צריך לפעול במהירות ולמזער נזקים יש צורך באיתור הזדמנויות
פורסם: 15.3.20 צילום: יח"צ
הרבה נכתב על הדרך היעילה ביותר לעבוד מהבית מבלי להתפתות להסחות דעת ולדחיית משימות. רבים מכירים את השיטות השונות שדוגלות ביציאה מהמיטה, התארגנות ליום עבודה רגיל, תיאום ציפיות עם המשפחה והכנת אוכל מראש על מנת לא לבזבז זמן מיותר. אך איך אתם בתור מנהלים יכולים להתמודד עם ניהול העובדים בשלט רחוק מבלי לעשות Micro-Management ולהוריד את המוטיבציה של העובדים? על מנת לענות על שאלה זו הכנו לכם לקט של טיפים ופתרונות מניסיוננו האישי אשר מבוסס על שנים של עבודה מהבית באופן שגרתי.
ניהול וקביעת לו"ז שתואם את הסיטואציה החדשה
כל שינוי, אתגר או פרויקט חדש במקום העבודה מצריך ארגון וסידור יומן בהתאם לכך. גם בסיטואציה הנוכחית של מעבר לעבודה מהבית יש צורך בקיום חשיבה על הדרך היעילה ביותר לנהל את הצוות ואת שגרת העבודה. אמנם מדובר על שגרת עבודה חדשה אך היא צריכה להיות מוכוונת להסתגלות ולהמשך שגרה ככל שניתן. כולנו כבני אדם יכולים להסתגל מהר יותר כאשר יש לנו שגרה ברורה וידועה מראש וכמה שפחות גורמי הפתעה שמפריעים לנו בדרך לאימוץ המצב החדש.
לדוגמא: קביעת עדכון יומי – בין כלל אנשי הצוות או מול אדם ספציפי בדגש על שעות הבוקר במקום שיחת המסדרון והחלפת ברכת בוקר טוב במשרד ניתן לאמץ דרך חדשה להישאר מעודכנים ונוכחים באופן יום יומי.
בתור עובדת במשרד שמעודד את עובדיו לעבוד מהבית תמיד ולא רק בתקופה מאתגרת זו אני יכולה להעיד שאחד החסרונות בעבודה מהבית הוא כמובן הריחוק הפיזי אך גם הפיתויים הרבים שיש בסביבה הנוחה של חדר השינה. בימים שכל העבודה נעשית מהבית ללא פגישות מפתה להישאר בפיג'מה, לעבוד מהמיטה ולנצל עוד קצת זמן למנוחה אך בפועל זה פוגע בשגרה, ביעילות ובעבודה בשעות שגרתיות ולכן אני נוטה לקבוע לעצמי לו"זים בשעות הבוקר המוקדמות, שלעיתים כוללים רק שיחה טלפונית ולעיתים מצריכים גם שיחות וידאו. במצב זה עליי להתארגן מבעוד מועד ובעצם להתחיל את שגרת היום שלי כמו בימים בהם אני הולכת למשרד או נפגשת עם לקוחות. כך עבודתי איננה נפגעת וגם סובבי ביתי מבינים, שהתחלתי את יום העבודה ואין להפריע בנושאים אחרים. אתם, כמנהלים יכולים לקבוע עם העובדים לו"זים בשעות, שאתם יודעים, שהן יותר בעייתיות ומאתגרות, על מנת להקל עליהם להסתגל לשגרה החדשה של העבודה מהבית. בנוסף, יש חשיבות רבה להתעדכנות היום יומית והשמירה על הקשר – במיוחד בהתחלת השגרה החדשה.
עידוד עבודה בזוגות
אמנם בתקופה זו עבודה פרונטלית בזוגות איננה מתאפשרת בהכרח, אך ניתן לעודד התייעצויות טלפוניות, כתיבת דו"חות ומסמכים משותפים, על מנת לאפשר את החיבור בין העובדים מרחוק, לייצר הזדמנות לעבודה משותפת, שלא בהכרח מתאפשרת במשרד ולייצר מחויבות גבוהה יותר משני הצדדים. שימו לב, שאין צורך לנהל לפרטי פרטים איך תעשה העבודה המשותפת, אך כן יש להגדיר תוצר סופי או ציפיות על מנת שיהיה ברור, מה הם תחומי האחריות של כל צד.
ניצול התקופה על מנת לאתר הזדמנויות
באופן שגרתי כולנו מתפתים לשוטף ולשגרה שסוחפת אותנו להתעסק ב"דחוף". דווקא בעיתות משבר, כאשר צריך לפעול במהירות ולמזער נזקים יש צורך באיתור הזדמנויות. ישנן מספר שיטות ומתודולוגיות על מנת לאתר הזדמנויות והאיתור יכול להיעשות במטרה למצוא אפיקים חדשים שלא היו קיימים, על מנת לשפר ולהתייעל באפיקים הקיימים או אפילו להאיץ פרויקטים שכבר החלו. הדבר החשוב בסעיף זה הוא מעורבות העובדים. בבסיס התפיסות והשיטות המתקדמות ביותר, שאנחנו עובדים איתן בארגונים רבים, עומדות שתי הנחות יסוד חשובות שיכולות לסייע לכם בתקופה מאתגרת זו:
- הפתרונות הטובים ביותר לאתגרים המורכבים ביותר נמצאים בתוך הארגון עצמו
- אנשים יתמכו במה שהם עצמם עזרו ליצור.
יישום התפיסות הללו באונליין יכול לבוא לידי ביטוי בשלל דרכים (שאלונים,שאלות פתוחות שישוגרו במייל,שיחות אישיות על הנושא וכו'…) וחשוב מאוד להבין, שאתם כמנהלים לא צריכים להתמודד עם האיתור של ההזדמנויות ואף לא עם המימוש שלהן לבד – יש לכם הון אנושי – נכס יקר, שיכול לסייע לכם בכך!
תהיו מודעים ותדברו את האתגר סעיף, שמתאים במיוחד לחברות, שלא מורגלות בעבודה ממושכת מהבית.
אני אישית מאמינה, שמודעות זה השלב הראשון לפתרון כל בעיה ואתגר. האתגרים הטמונים בעבודה מהבית שקופים וידועים לכל, ולכן, לדעתי, כדאי ליישר קו עם העובדים שלכם,להזדהות ולהבין את האתגרים שלהם בעבודה בשלט רחוק ולמצוא יחד את הפתרונות הטובים ביותר למצב. בנוסף ניתן לעשות סדנה אונליין לעובדים על מנת להקנות להם ידע ומיומנויות (למשל בניהול זמן – מכשול שיכול להיווצר כאשר עובדים מהבית ויש פיתויים רבים) ואף לעודד אותם להציע זה לזה פתרונות ישימים להתמודדות עם האתגרים.
תסמכו על העובדים שלכם!
סעיף זה אמנם מאוד מובן, אך החשוב ביותר! עבודה מהבית מבוססת ברובה על אמון הדדי והידיעה, שהעובדים שלכם רוצים בטובת הארגון והצלחתו.
אנחנו בקבוצת ד"ר עדנה פשר ושות׳ נשמח לסייע ולחשוב יחד איתכם על כלים, דרכי יישום ופתרונות, שמותאמים אישית לארגון הייחודי שבו אתם עובדים.
אם יש לכם טיפים, מסקנות ותובנות נוספות נשמח שתכתבו לנו!
מגזין "סטטוס" מופק ע"י:
Tags: אסארטגיה משאבי אנוש ניהול
