
מיקור החוץ: שיטות ומושגים, אופן קבלת החלטות, יתרונות וחסרונות, ההיבט המשפטי ודגשים לאופן ההפעלה
פורסם: 15.2.15 צילום: shutterstock
מיקור חוץ – outsourcing , מיקור חוץ הוא שיטת ניהול הנהוגה בעשורים האחרונים והולכת ומתפתחת, בבסיסה עומד הרעיון להוציא מהארגון את תפעול הפעילויות שאינן מהוות ליבת העיסוק של הארגון ולהעבירן לקבלן, להותיר בתפעול ובשיווק את מה שלדעת הנהלת הארגון מיקום הערך המוסף הגבוה ביותר שלה ללקוח הסופי.
הגדרות נוספות שיסייעו להבין את שיטת מיקור החוץ:
Outsourcing – ביצוע העבודה (כולה) ע"י מיקור חיצוני, קבלן.
קבלן (ראשי) הוא ארגון או אדם העוסק בהקמתו של מבנה, בייצורו של מוצר או במתן שירות, בהתאם לחוזה שנחתם בינו ובין המזמין – מקבל ונהנה מתוצרי הקבלן.
קבלן משנה Subcontractor הוא מבצע משנה לעבודת הקבלן הראשי מבצע העבודה המרכזי, כאן לעיתים תכופות אנו טועים וקוראים לעבודות קבלנות כקבלנות משנה ואין זה כך ויש להתייחס חוזית באופן שונה בין קבלן לקבלן משנה. תעשייה אווירית הינה קבלן לנושא אחזקת מטוסים העוסקים עם תע"א הינם קבלני משנה שלה.
OEM – Original Equipment Manufacture מבצע מורשה לייצור חלקים/ציוד מקוריים בשם היצרן.
SOW – Statement of work – מסמך התכולה – מסמך הכולל את המפרט הטכני ליישום המשימה, תיעוד נדרש וכלל הדרישות הקיימות בין המזמין לקבלן. המסמך מהותי היות ובאם קיימים חילוקי דעות הכתוב במסמך הוא הקובע.
SLA – service level agreement – רמת שירות מוסכמת, ריכוז כלל הדרישות בהיבט של מדדי ביצוע כגון: זמני המשלוח, טמפ' ההגשה, זמנים לביצוע, בקרת איכות נמדדת, ציון משוב לקוחות נדרש.
ההיבט המשפטי בהתקשרות במיקור חוץ
סוג ההתאגדות – קבלן פועל במסגרת של תאגיד או כעובד עצמאי (בינו ובין המזמין לא מתקיימים יחסי עובד-מעביד). בדרך כלל משרת הקבלן מזמינים רבים, כל אחד והזמנתו שנקבעה בחוזה אתו, ולא מזמין יחיד. הקבלן חופשי לנהל את פעילותו, ובין השאר לקבוע את העובדים שיעסקו במשימה ואת הציוד וחומרי הגלם שישמשו לכך, במסגרת מגבלות כלליות שנקבעו בחוזה ההתקשרות (כגון דרישות בעניין השכלתם של העובדים בפרויקט או איכות חומרי הגלם).
התקשרות עם קבלן נעשית באמצעות חוזה/הסכם שבו מפורטים המוצר או השירות שעל הקבלן לספק. חשוב להבין ההתקשרות היא לביצוע העבודה במלואה ע"פ מפרט ידוע וברור, מסמך SOW המפרט המכיל את כלל הדרישות כולל פיקוח נדרש ויכולת התערבות בתנאים מסוימים. התערבות בעבודתו של הקבלן בהכרח מחלקת את האחריות בגין התוצרים המתקבלים בין הקבלן והמזמין, ובכוונה הראשונית אני מכיר שכאן היינו מעוניינים שהאחריות תעבור לגורם אחר בכדי להקל עלינו את העבודה המרכזית. ההתערבות בעבודת הקבלן חייבת להיעשות תוך הצמדות לחוזה המשפטי והבקרות המצוינות בלבד.
סוגי התקשרות בסקטור הפרטי והציבורי
בסקטור הפרטי:
- Turn Key project – "פרויקט מפתח" יישום הפרויקט עד למסירתו המוחלטת להפעלה/שימוש
- קבלנות שירותים – עבודת שירות שוטפת הכוללת מסמכי SOW ונספח SLA
פרויקטים ארוכי טווח ועתירי מימון בסקטור הציבורי:
- Build-Operate-Transfer (BOT) – בניה, תפעול והעברת המוצר לסקטור הציבורי כגון כביש 6 ומנהרות הכרמל.
- Private Finance Initiative (PFI) – ביצוע ומימון ע"י הסקטור הפרטי כגון כביש 431, 531.
- Public-Private Partnership (P3) – מימון משותף ע"י הסקטור הציבורי והפרטי כגון ביצוע חניות בבית חולים.
- Build-Transfer-Operate (BTO) – הפעלה רק לאחר העברת הנכס לסקטור הציבורי.
- Build-Own-Operate (BOO) – ביצוע ובעלות על המתקן של הסקטור הפרטי והספקות לסקטור הציבורי בהסכם כגון מתן ההתפלה בפלמחים.
- Design-Build-Finance-Operate (DBFO) – הסקטור הפרטי מתכנן/מעצב והזוכה מקבל את הבניה, המימון וההפעלה של המתקן – בעקרון התכנון הטוב ביותר יזכה להפעלת המתקן.
נקדיש כתבה נפרדת לנושא התקשרות בסקטור הציבורי היות ונושא זה רחב ובעל משמעות לציבור הרחב.
שיקולים להחלטה על מיקור חוץ
- האם הפעילות הינה בליבת העיסוק של הארגון?
- מהי מידת מומחיות הארגון בנושא?
- האם הפעילות הינה קבועה ולאורך זמן, לחילופין האם מדובר בפרויקט חד פעמי?
- מהו הערך המוסף ללקוח הסופי בנושא?
- מהו הערך המוסף בהוצאת הפעילות לארגון?
במקרים בהם התשובות לשאלות האלו מכוונות אותנו להחלטה על הוצאת השירות/מוצר מתחיל תהליך הרכש בנושא.
קריטריונים נוספים בקבלת ההחלטה
- ההיבט הכלכלי.
- מיצוב (שקיפות) מול הלקוח הסופי.
- יכולת שליטה נדרשת.
- יכולת גמישות נדרשת.
- מומחיות נרכשת לעומת אובדת ההנחה שהמומחיות הקיימת היום אצלנו בנושא תלך לאיבוד בהוצאת העבודה למיקור חוץ.
היבטים כלכלי חשבונאי בבחינת מיקור החוץ
- היבט חשבונאי – היכן ההוצאה תמוקם בדו"ח רווח והפסד, מהם הנכסים שאני מוריד בעקבות המעבר. בחינת עלויות קבועות ומשתנות – עלות המכר במצב החדש והבנת מיקום העבודה במסגרת ההוצאה. השפעה ישירה על העלות המשתנה או לחילופין הוספת נכסים והוצאות הנהלה לתחום.
מפגש הוצאה המשתנה מול העלות הקבועה – בעבודה במיקור חוץ נשלם בעיקר כהוצאה משתנה ולחילופין בביצוע עצמי ההוצאה המרבית תחול כהוצאה קבועה. מהי נקודת האיזון בין שתי החלופות.
ההחלטה
ההחלטה בעיקרה הינה אסטרטגית ולאחר הבנת כלל השיקולים ומענה לתשובות ישנו קושי לכמת תועלות וחסרונות (מלבד הכלכלי) מדובר בעיקר בגישת ההנהלה/בעלים/דירקטוריון בנושא, מומלץ לקבל את ההחלטה ברוב מוחלט של קולות והסכמה פה אחד, יש להבין שלא תמיד מדובר על החלטה הכוללת בתוכה רק יתרונות ולכן ההסכמה כאן חשובה.
הייתה לי הזכות להשתתף בדיונים כאלו במספר ארגונים, המדהים הוא אך באותו ענף חברות בעלות אותו אופי ומגוון מוצרים קיבלו החלטה הפוכה לגבי מיקור חוץ ומכלול השיקולים היה שונה בכל פעם. לידיעתכם קוראים יקרים הפן הכלכלי היה תמיד האחרון בשיקולים בקבלת ההחלטה!!
יש להבין שההחלטה בעיקרה אינה הפיכה, או בהגדרה מדויקת וזהירה יותר, האפשרות לחזרה מההחלטה הינו קשה מאוד ליישום.
תחומי העיסוק במיקור חוץ:
דוגמאות לעבודות המבוצעות על ידי קבלן:
- הקמתו של בית מגורים (או מבנה אחר) על ידי קבלן בניין, לפי הזמנתו של יזם בנייה.
- במקרים בהם התבקש קבלן לייצור מוצר שלם (מזגן), ייצורו של רכיב מסוים במוצר (מדחס), לפי הזמנתו של יצרן המוצר. העוסק בכך קרוי קבלן משנה, משום שהוא פועל בשירותו של הקבלן הראשי, זה שהתחייב על ייצורו של המוצר השלם.
- הספקתם של שירותי ניקיון, הניתנים על ידי עובדיו של הקבלן הפועלים בחצרו של המזמין.
דוגמאות לשירותים במיקור חוץ:
- רווחת העובדים
- שילוח בין לאומי
- עמילות מכס
- נסיעות לחו"ל
- המכלת מכולות
- תקשורת
- אחזקת מחשבים
- ניקיון
- לוגיסטיקה
- רכבים
- הפצה
- ייצור
- ביצוע פרויקט
- הסעדה
השינוי הארגוני הנדרש:
יש לזכור שמעבר למיקור חוץ מחייב שינוי ארגוני ולעיתים קרובות לפיטורים. כלל השיקולים והדיון בנושא חייב להתבצע באופן דיסקרטי לחלוטין תוך מניעת מידע בנושא לעובדים. מניעת דיון שאינו רלוונטי בשלבים מוקדמים יהווה מטרה להנהלה הדנה בנושא. ההיבט הארגוני הנדרש מחייב ביצוע כחבילת עבודה הכוללת הבנת השינויים הנדרשים, המשמעויות בהיבט פיטורים או גיוסים נדרשים, ריכוז המשאבים הנדרשים, דיון עם מובילי דעה, שיתוף הועד בשלבים הנכונים תוך הצגת הנושא בתכנון מוקדם ושיקול דעת. מציאת מקום עבודה אצל הקבלן המבצע תהיה בעדיפות גבוהה לעובדים הוותיקים.
פעילות הרכש במיקור חוץ:
לאחר ההחלטה הרכש יכנס לתהליך מובנה יחד עם בעלי המקצוע הנדרשים הכולל כתיבת המפרט והחוזה. איתור ספקים מתאימים, בחירת הקבלן הנכון, הליך מו"מ תוך דגש על כך שנצליח לייצר win win היות והספק הינו שותף אסטרטגי למהלך. סגירת ההסכם וליווי פרויקט המעבר לשיטה החדשה.
בהצלחה לכולם בנושא.
* הכותב דני חייט – מנכ"ל איסו וידן ומרצה בכיר במכון לשה"ס של ארגון מנהלי רכש ולוג' בישראל
אשמח לתגובות לדני חייט במייל dhayat@netvision.net.il
Tags:
אסטרטגיה
ניהול פרויקטים
עסקים קטנים ובינוניים
תשואה