הצגת המוצר או השירות ללקוח חדש בעת פגישת מכירה יכולה בהחלט להיות מצב מלחיץ, במיוחד עבור בעל עסק קטן ללא נסיון קודם בדיבור מול קהל, אפילו אם המצגת מועברת בשפת האם. אפשר רק לדמיין באיזו מידה המשימה הופכת לקשה יותר כאשר אנו נאלצים לעשות זאת מול לקוח, ספק או שותף פוטנציאלי בחו"ל באנגלית ?! הקומיקאי האמריקאי ג'רי סיינפלד, המופיע בטלוויזיה, התייחס לסקר שהראה שהפחד של אנשים מדיבור פומבי היה כפול מהפחד שלהם מהמוות, והסיק את המסקנה  שזה מוכיח שהאדם הנושא את ההספד בהלוויה ישמח להחליף מקומות עם האדם שאותו קוברים !! מאמר זה יספק כמה טיפים להתגבר על החשש טבעי שלכם.

ברור שתרגול, תרגול ועוד תרגול יגבירו את תחושת הביטחון העצמי שלך לקראת המפגש, מרכיב חשוב ביותר בעת ביצוע מצגת מול גורם זר. זאת לא חוכמה. השאלה האמתית היא "מה לתרגל?", וכאן יש לי כמה תשובות ברורות למדי.

מתחילים עם הקדמה מסודרת, סימן שהמצגת מסודרת, וגם אתה וגם הקהל שלך יידע לאן אתה הולך. יש חשיבות כפולה לנושא זה הן מצד נותן המצגת, והן מהצד של הקהל, ואני אסביר. מנהלת בחברת היי-טק הגיעה אלי אחרי שהרגישה שהמצגות שלה חסרות צורה או כיוון ברור, שהמעבר בין הנושאים מאולץ, ואף שהיא מכירה את החומר עצמו היטב היא מוצאת את עצמה חוזרת ומביטה בשקפים לצורך תמיכה כל הזמן.  התברר שהפתרון היה פשוט : בעזרת הקדמה מאורגנת בה היא ציינה (לעצמה ולקהל) את מטרת המצגת, את הנושאים ואת הסדר בו היא תציג אותם, כל חלקי "הפאזל" התחברו, ופתאום המצגות שלה זרמו בצורה ברורה ומקצועית.  בעל תפקיד במוסד אקדמי גדול שהשתתף באחד הסמינרים שלי בנושא זה של מצגות, סיפר לי שנסע לחו"ל כדי לקחת חלק בכנס בינלאומי. היו הרבה דוברים ומצגות שונות ומשונות, אך המרצה היחיד שכולם הקשיבו לו מההתחלה עד הסוף בעניין רב היה זה שפתח עם הקדמה ברורה, רשימת הנושאים על הפרק והסדר בו הוא מתכוון לטפל בהם.

בהנחה שהאדם או האנשים שאתה יושב איתם מכירים אותך, אין צורך להציג את עצמך, אך אם איש הקשר שלך הביא כמה אנשים נוספים לפגישה אותם אתה לא מכיר, תתחיל  במשפט:

 – I’d like to introduce myself to those of you who may not know me. My name’s ………. and I’m the CEO of..….

כעת ניגש למטרת המצגת :

  –   I'm here today to update you on the latest developments to our software.

–   I plan to show you our product range in detail so that you can make an informed decision regarding a potential purchas

עכשיו תבהיר את סדר הדברים :

        1. Firstly, I'll be giving you some background on….

       2. Secondly, I'll be looking at….

      3.Then / Next, I'll be dealing with….

       4. Finally, I'd like to show you…..

אם הפורום הוא רחב ולא יושב מנהל בודד מולך, אתה חייב לציין בהקדמה מתי אתה מוכן לקבל את שאלותיהם של המשתתפים בגישה (נתייחס לנושא של "שאלות ותשובות" במאמר נפרד).

 – Feel free to ask me at any time if something is not clear.

 – I think you'll find all the relevant information in the slides, so I'd be happy if you could keep any questions until the end of my presentation.

אזהרה 1:

אנשים מנוסים רבים מתחילים את המצגת עם בדיחה קלה או אנקדוטה כדי ליצור עניין. זה מצוין כאשר אתה מכיר את הקהל שלך ואת חוש ההומור שלהם.  תשימו לב שישנן תרבויות בהן מצגת הינו עסק רציני מאוד (רוסיה וסין, למשל), ולכן לא ישמחו לראות את "קלות הדעת" שאתה מפגין מולם כבר על ההתחלה. שנית, אם אתה מתעקש על בדיחה, תוודא שהיא מתאימה לתרבות של המארחים מבחינה פוליטית, סקסיסטית, אתנית וכו'. הנזק הפוטנציאלי מבדיחה לא מוצלחת ואך מעליבה למארחים הוא עצום.

אזהרה 2:

אם תרגמת את המצגת שלך מעברית לאנגלית, בדוק היטב את התרגום. למילים רבות באנגלית משמעות שנייה ושלישית, ולא תמיד בוחרים את הנכונה. חשוב לא פחות הוא הצורך לדאוג שהגרפים שלך, התזרימים והתרשימים יילכו בכיוון הנכון. מה שמראה על גידול משמעותי בגרף בעברית עלול להתפרש כירידה תלולה בכיוון ההפוך !!

כעת אפשר ליישם ולתרגל כדי שתעמוד בביטחון במשימה הלא-כל-כך-מפחידה של מתן מצגת, אפילו באנגלית !

לורי אוברמן

 לורי אוברמן הוא  מנכ"ל חברת Talking Business. עסק בתפקידי ניהול בתחום הבנקאות, השיווק והלוגיסטיקה ובמימון הבינלאומי במהלך חמש עשרה שנים לפני שהקים את חברת ,Talking Business המתמחה בייעוץ והדרכה באנגלית למנהלים ולעובדים העוסקים בעסקים בינלאומיים בשנת 1997.  הוא הוציא ספרים ודיסקים בנושא, וכעת מוציא באמצעות איגוד לשכות המסחר תל אביב והמרכז, את המהדורה  השלישית של ספרו How to Manage in English הכוללת פרק מיוחד המוקדש למסמכים בסחר בינלאומי.   www.oberman.biz