כמו כל נכס אחר- גם נכסי הידע שלכם מחייבים תחזוקה שוטפת

11/11/19 צילום: יח"צ

NDA- החתמתם את הספקים, את השותפים, את  המשקיעים הפוטנציאלים, את הלקוחות והעובדים על NDA ? החתמתם את חלקם על הסכמים נוספים – כהסכמי השקעה, הסכמי עבודה, הסכמי ספק והסכמי לקוח? אם השבתם בחיוב על לפחות אחת משתי השאלות, מזל טוב, סימן שאתם מעריכים את הידע בארגון שלכם כנכס בעל ערך שיש להגן עליו.

מה עכשיו? עכשיו צריך לוודא שאתם ואילו שהתחייבו כלפיכם – יודעים מה הם אותם נכסי ידע בבעלותכם שאסור למי שחתם על NDA לגלות ולעשות בו שימוש? האם הידע הזה משתנה, נהיה רחב יותר עם הזמן? מה יקרה אם תאלצו להתעמת עם גורמים שמנסים לעשות שימוש לא מורשה בידע שלכם?

סודות מסחריים – על פי הדין- הם חייבים  להיות מוגדרים, על מי שחשוף אליהם לדעת מה הם ומי הבעלים שלהם. ללא אילו- לא ניתן יהיה להגן עליהם.

סודות מסחריים "גלויים"– רשימת לקוחות מפורטת, רשימת ספקים מפורטת, הצעות מחיר, עליות, נהלים כתובים.

סודות מסחריים "שקופים" – הסודות ששכחנו על קיומם, שלא הגדרנו, שלא הצהרנו על קיומם, אילו הם הסודות שלא יצרנו. כך למשל, כל מה שלא מתועד אלא עובר מפה לאוזן, ללא הגדרה ברורה של מהותו: תהליכי עבודה קבועים, תהליכי פיתוח, ידע שנצבר במהלך ביצוע ניסיונות פיתוח ו/או מחקר שלא צלחו , רעיונות שנדונו ושהוחלט שלא לפתח בינתיים, רעיונות שעלו בשיחות שנערכו בארגון, התנהלות של מחלקות שונות בארגון על פי נוהל שאינו כתוב, תוצאות חיפוש במאגרי מידע שהם נחלת הכלל ועיבודן, תהליכי חפיפה, הדרכות ועוד.

אחרי ה-NDA- כבודו של ה-NDA  במקומו מונח. הוא הכלי הראשון המגן על נכסי הידע שלכם. כך גם כבודם של ההסכמים שחתמתם עם המשקיעים, העובדים, הספקים הלקוחות ועוד. אבל- כמו כל נכס אחר- גם נכסי הידע שלכם מחייבים תחזוקה שוטפת . הסודות המסחריים שהם בעצם יחידות ידע המגדירות ידע שיש לו ערך עבורכם- עשויים להשתנות. חלקם לא רלבנטיים יותר, אחרים נוצרו עכשיו, ואחרים פתאום נהיו חשובים ביותר – מאחר והם בלב פרוייקט דגל חדש. בדיוק באותו האופן שיש בארגון מי ששומר על הכספים, כך יש לוודא שיש מי על הסודות המסחריים.  NDA והסכמים, שלא עודכנו ושאין בהם פירוט- מה הידע הנכלל בסודות המסחריים,לא יועילו בשעת הצורך- כשתעמדו בפני עובד בכיר שפרש ועבר לעבוד עם מתחרה, או מול ספק שהתחיל ליצר את מה שאתם סיפקתם או מול לקוח שפנה עם הידע שצבר אצלכם למתחרה כדי שיספק לו את הסחורה או השירות במחיר נמוך יותר.ככל שהיחס לסודות המסחריים שלכם יהיה רציני יותר- כך תוכלו למנוע את בריחתם.

מה עושים- תוכנית משולבת של ניהול הידע וההגנה עליו- היא התשובה לשלב הבא- אחרי ה-NDA. יש לבנות תוכנית התפורה על פי מידות ועל פי צרכי הארגון- לשיתוף, באופן שוטף, בידע בארגון, לאיתור הידע, לתיעוד הידע ולהגנה עליו. תוכנית כזו אמורה לשלב יכולות ארגוניות – כגון ניהול עובדים, הדרכת עובדים, יכולות הקשורות ביצירת מוטיבציה אצל עובדים ויכולות משפטיות הנוגעות לדרכים על פי דין ליצירת סודות מסחריים וכילים נוספים להגן על הידע מפני הסיכונים השונים.כל אילו נועדו לאפשר לארגון להגדיר את הסודות המסחריים שלו, להצהיר על קיומם לגורמים הרלבנטיים ולשמור עליו מפני שימוש לא מורשה או מפר- באופן אופטימאלי.

* הכותבת עו"ד רחל פשר אייקנאר- מומחית בידע ובקניין רוחני ובליווי לקוחות בפתרונות ייחודיים להם ויצירתיים, בהגנה על הידע ובכלל זה על הסודות המסחריים שלהם. בעלת משרד לעריכת דין. עובדת בשיתוף פעולה עם מקבוצת ד"ר עדנה פשר ושות' יועצים לניהול בע"מ, בליווי ארגונים בניהול ובהגנה על ידע. בין שירותי הקבוצה – ניהול ידע בארגונים.

*האמור בכתבה זו איננו בבחינת ייעוץ משפטי ואין להסתמך עליו ככזה. לצורך קבלת יעוץ משפטי יש לפנות לעורך דין מוסמך.

מגזין "סטטוס" מופק ע"י: