צילום: shutterstock, יח"צ

 בשנים האחרונות מתרחש שינוי בתפקידה ובמעמדה של מחלקת משאבי האנוש בארגון. אם בעבר מחלקת משאבי אנוש היתה כפופה למחלקת הכספים, והדגש של משאבי אנוש היה על היכרות אישית ומעמיקה עם העובד וטיפול ברמת הפרט, הרי שכיום בארגונים רבים פועלת מחלקת משאבי האנוש כיחידה עצמאית אשר נדרשת לפעול כחלק מתפישת הניהול העסקי של החברה ולתמוך באסטרטגיה הניהולית, כאשר בראשותה עומד סמנכ"ל שהוא עצמו מהווה חלק אינטגראלי מההנהלה הבכירה.

עם השינויים בתפקידה ובמעמדה של מחלקת משאבי האנוש השתנו גם התיעדופים. בעבר היה ברור לכולם כי תוכנות הנוכחות והשכר הן חובה לצורך תפעול יומיומי של מערך העובדים (ואכן ניתן למצוא אותן בכל חברה עסקית). תוכנות לניהול משאבי אנוש, כגון תיק עובד, מערכות לגיוס עובדים, הדרכה וכד' היו בסדרי עדיפות נמוכים יותר. כיום אנו נמצאים בעיצומו של שינוי: מחלקת משאבי האנוש נדרשת לבצע תהליכים מורכבים ולהציג תוצאות מדידות. לשם כך, נדרשים לה יותר ויותר פתרונות טכנולוגיים, זמינות מיידית של מידע ויכולות ניתוח בזמן אמת, כאשר, במקביל, נראה כי ביותר ויותר ארגונים, קטנים כגדולים, ההנהלות מתחילות להכיר בחשיבותן של יכולות אלה ולכן מוכנה להקצות להם יותר ויותר תקציבים.

מגדילים ההשקעה בטכנולוגיית משאבי האנוש

 בסקר של חברת הייעוץ העולמית Towers Watson שנערך לאחרונה עלה כי הסעיף התקציבי הקשור לטכנולוגיות HR נותר יציב וחזק, למרות צמצומים בתחומים אחרים של משאבי אנוש.יתרה מזו, מעל רבע מהארגונים (27%) טענו כי יגדילו באופן משמעותי את ההשקעה בטכנולוגיית משאבי האנוש שלהם. ניתן לראות את המגמה הזו גם בארץ.

נתונים אלו מתקשרים באופן ישיר למגמה בעולם העסקי לפיה החלטות על מחשוב מתקבלות במונחי ROI – החזר על ההשקעה. יש נושאים מדידים בצורה מובהקת כגון: צמצום עבודה אדמיניסטרטיבית ועלויות תפעול של משאבי אנוש, הקטנת עלויות גיוס עובדים, קיצור משך הגיוס, מדידת אפקטיביות מקורות גיוס שונים ועוד. לדוגמה, אם כתוצאה מתהליכי שימור עובדים מצמצמים תחלופה, הרי שיש הוכחה מוכחת ומדידה לחשיבות הנושא. נקודה זו הופכת לחשובה אף יותר כאשר מדובר בטאלנטים (העובדים המוכשרים) של הארגון ובעובדים בעמדות מפתח, שהעלויות הכרוכות בגיוס מחליף עבורם והנזק העסקי שנגרם לארגון כתוצאה מהעזיבה שלהם, גדול פי כמה וכמה מעלויות התחלופה של עובד "רגיל".

 פתרונות ממוחשבים לניהול המשאב האנושי בראש ובראשונה מרכזים מידע במקום אחד. מידע זה נותן למנהלים תמונה מקיפה אודות המשאב האנושי שלהם. ככל שהמערכות יותר מתוחכמות, הן מאפשרות ניתוח הנתונים באמצעות Embedded Analytics (מטריקות גרפיות מובנות) ושאר כלי HR Analytics התומכים בקבלת החלטות. לכן, בעוד שכמעט כל ארגון מכיר היום בחשיבות ביצוע תהליך הערכת עובדים, ללא מערכת ממוחשבת תהליך זה מסורבל ולא יעיל, יכולת ניתוח הנתונים מוגבלת, וקשה לקבל החלטות על סמך תוצאות התהליך.

 כאשר התהליך מתבצע באופן ממוחשב, ניתן לנתח אותו באופן פשוט יותר ולהתקדם ממנו ע"מ לנהל תהליכים מורכבים כגון: תגמול עפ"י ביצועים, פיתוח עובדים, ניוד וקידום, ניהול קריירה, זיהוי טאלנטים שימור שלהם ועוד.

משאבי אנוש – השלב הממוחשב

 אנשי מערכות מידע מעורבים במקרים רבים בכל שלבי המחשוב,  משלב הנעת התהליך ועד לסיום הטמעת המערכת הממוחשבת בארגון. במקרים רבים, אנשי מערכות מידע הם אלה שיאתרו את הפתרונות המתאימים, יכינו short list מומלץ ויסייעו בהחלטה על בחירת המערכת. הם ייקחו בחשבון גם שיקולים כגון אינטגרציה בין פתרונות משאבי אנוש  ואינטגרציה למערכות אחרות בארגון, אבטחת מידע, קידמה טכנולוגית, התקנה בשרתי הארגון או בענן ועוד. יחד עם זאת, אנשי מש"א מעורבים מאוד לאורך כול תהליך קבלת ההחלטות מכיוון שהם אלה שיודעים לבדוק את הפונקציונאליות של המערכות המוצעות להן ואת ההתאמה לצרכיהם. מדובר בשיתוף פעולה בין ה "ריאלי" ל "הומני", כדי למקסם תוצאות. בשטח נראה כי ככל שעולה הדרישה לניהול של אסטרטגיית משאבי אנוש בארגון, כך עולה גם הדרישה למערכות ממחושבות שיתמכו בתהליכים אלה וכי השוק צמא לפתרונות כבר היום.

המגמות העולמיות כבר כאן

 הרשתות החברתיות שינו למעשה את אופן גיוס העובדים  והשפיעו על האינטראקציה בין עובדי הארגון ובין חברים ושותפים לתחום העיסוק.

כיום, מאגר המועמדים לא מסתמך יותר רק על קו"ח שהגיעו כתוצאה מפרסום משרה, אלא גם על איתור יזום של מועמדים ברשתות כמו LinkedIn או "חבר מביא חבר" – מועמדים שאינם בהכרח מחפשים עבודה באופן אקטיבי. יש עליה בפורומים חברתיים פנים ארגוניים ובפורומים מקצועיים המשתפים גם גורמים חוץ ארגוניים, וזאת לצורך הרחבת הידע המקצועי כמו גם העמקת המעורבות והמחויבות (engagement) של העובד לארגון.

ככל שעולה רמת המורכבות של תהליכי ניהול ההון האנושי בארגון, עולה גם הצורך במערכות שיתנו מענה לתהליכים אלה. המענה צריך להיות לא רק ברמה התפעולית אלא ברמת בקרה ושליטה של תהליכים אסטרטגיים. יותר ויותר ארגונים עוברים ממערכות עצמאיות,

stand-alone, הנותנות מענה לתהליך ספציפי, למערכות מקיפות ואינטגרטיביות. רוב הארגונים כבר הבינו את הקשר הישיר בין מערכות הערכת עובדים ומערכת ניהול הדרכה וחשיבות האינטגרציה ביניהן. לכן הם מחפשים מערכות מקיפות בגישה מודולארית שיאפשרו להם תוספת מודולים ככל שצרכי הארגון מתרחבים.

עוברים לניידות מלאה

 אך לא רק התוכנה משתנה אלה גם החומרה. המעבר ל- Mobile Devices, סמארטפונים וטאבלטים, יצר מציאות חדשה, בה כל אחד מאיתנו רוצה זמינות של כמה שיותר מידע, בכל מקום ובכל זמן והטכנולוגיות מאפשרות מענה כבר היום ומרחיבות את הפונקציונאליות כל הזמן. פתרונות המובייל מקבלים נתח הולך וגדל במפת הדרכים של פיתוח תוכנות משאבי האנוש. עם הזמן הפונקציונאליות מתרחבת והיא מכסה כיום מגוון של נושאים, חלקם תפעוליים כגון דיווחי נוכחות מבוססי מיקום לאנשי שטח, דיווח משימות שבוצעו, יתרות חופשה ועוד, דרך "פורטל למועמד", באמצעותו יכול מועמד פוטנציאלי להגיש את מועמדותו למשרה פתוחה המתאימה לכישוריו באמצעות תהליך מהיר וידידותי החושף בפניו משרות נוספות בארגון שעשויות לעניין אותו, ועד לפתרונות בתחום הערכת עובדים עם ממשק למנהל וממשק לעובד.

 גם אם יש ארגונים שמתמהמהים ביישום הטכנולוגיה ובאימוץ מגמות חדשניות, הרי שבמוקדם או במאוחר, כל ארגון שחשוב לו לגייס, לטפח ולשמר את העובדים הטובים ביותר, יצטרף לתהליך, ולמחלקת משאבי האנוש יש תפקיד מרכזי בהובלתו.

* עופר גרשון הוא  מנהל מוצרי HRM – מערכות לניהול משאבי אנוש בסינריון מערכות המתמחה במתן פתרונות תוכנה מתקדמים לניהול ההון האנושי בארגון.  www.synerion.co.il