הקלישאה "ידע זה כח" נכונה כיום יותר מתמיד. בעולם דינמי של תחלופת עובדים ושינויים טכנולוגיים, צריך ללכוד את הידע הארגוני. תפיסת הידע, בכלים חכמים המאפשרים ניתוח, הבנה ואחזור, מקצרת את זמן הכשרת העובדים החדשים. כך למשל, בארגון שבו קיים נושא ניהול הידע, גם מוקדן בעל ידע טכני בסיסי, יוכל לפתור בעיות טכניות למשתמש מיומו הראשון בעבודה וכמעט ללא צורך בהכשרה.

הקלישאה "ידע זה כח" נכונה כיום יותר מתמיד. בעולם דינמי של תחלופת עובדים ושינויים טכנולוגיים, צריך ללכוד את הידע הארגוני. תפיסת הידע, בכלים חכמים המאפשרים ניתוח, הבנה ואחזור, מקצרת את זמן הכשרת העובדים החדשים. כך למשל, בארגון שבו קיים נושא ניהול הידע, גם מוקדן בעל ידע טכני בסיסי, יוכל לפתור בעיות טכניות למשתמש מיומו הראשון בעבודה וכמעט ללא צורך בהכשרה.

מאת:ליאור עילם, צילום: יח"צ, איור: mpl
פורסם 05/05/13

הרווח הכפול לארגון

הרווח לארגון, בא לידי ביטוי בשני היבטים מרכזיים: היבט של ROI הניתן למדידה והיבט של התייעלות שאותו קשה יותר למדוד ולכמת. החלק שקל יחסית לכמת, הוא החלק של מעבר ל"ארגון ללא נייר". העלות הנחסכת בנייר, הדפסה, אכסון בקלסרים, מיסוי, שכירת, עלות הארכיב ועלות הדיוור, יכולה להסתכם בעשרות עד מאות אלפי שקלים. בפרויקט ממוצע יחסכו כ- 50% מהמשאבים והחזר ההשקעה (ROI) יתקבל בתוך פחות משנה.

החלק שאותו קשה יותר למדוד, הינו ביעילות המושגת כתוצאה מחיסכון בזמן עבודה. קשה למדוד את החיסכון שנובע מכך שהמסמך או הקבלה הרלוונטים אותרו בתוך שתי דקות במקום עשרים דקות (במקרה הטוב) או חצי יום (במקרה הרע). יעילות זאת, שקשה למדידה, מאפשרת לארגון להשיג שיפור בכל שאר המדדים, כגון: רמת שירות, מכירות ופתרונות יצירתיים.

גורם נוסף שדוחף ארגונים ליישם פתרון לניהול ידע, הינם חוקים ותקנות חדשים. למשל, תיקון חוזר מס הכנסה שנכנס לתוקף בתחילת השנה, המאפשר לארגון (שמנהל את הרישום הכספי בהתאם להנחיות), להשמיד את כל החומר הפיזי (חשבוניות, קבלות וכו') בסוף השנה, במקום לשמר אותו בארכיון ל 7 שנים.

כתוצאה משני גורמים אלה: הפנימי (התייעלות וחיסכון כספי) והחיצוני (חוקים ותקנות), עוברים יותר ויותר ארגונים, תהליכים לשימור וניהול הידע הארגוני. אולם, לא תמיד התהליך הזה עובר בהצלחה. אשר גליקמן מנכ"ל חברת mpl, מסביר כי פרויקטים לניהול ידע ארגונים, עלולים ליפול על אחד משני הגורמים הבאים: טכנולוגי או אנושי.

אשר גליקמן, מנכ"ל mpl

פתרון מלא ושקוף למשתמש

מהצד הטכנולוגי, מסביר גליקמן, הלקוחות מחפשים פתרונות ולא מוצרים. "אין הצדקה להחזיק את מערכת ניהול הידע כמערכת נפרדת. יש לשלב אותה בפתרונות הקיימים כבר בארגון, כגון מערכות התפעוליות, הפיננסיות והמשרדיות השונות".

המוצר של mpl Office Light Anywhere, מאפשר לעובדים בארגון זמינות למידע בכל זמן ובכל מקום. גם מבחוץ (בהגבלות של מידור והרשאות, כמובן). הוא משפר את זרימת המידע והתוכן בארגון ומחוצה לו, מול עובדים, ספקים ולקוחות, מייעל את תהליכי העבודה בארגון ומסייע בהפיכת המידע הארגוני לנכס בעל ערך עסקי גבוה, במקביל ליצירת סביבת עבודה ידידותית ונוחה.

דרך נוספת לניהול הידע בארגון, הוא בהטמעת Office Light Anywhere על גבי מערכת SharePoint של מיקרוסופט. SharePoint"  מחוללת מהפכה בתחום של שיתוף וניהול ידע ארגוני", מספר גליקמן "זאת פלטפורמה מאוד רחבה, שעליה ניתן לשלב מערכות כגון  ניהול מסמכים, ניהול ידע, ניהול תהליכי עבודה, ניהול משימות, מעקב אחר דיונים והחלטות, סבב חתימות דיגטאליות ועוד". ב- SharePointהיישום של הפתרון המשותף מהיר נוח ומשתלם יותר, כאשר ברמת המשתמש המעבר בין מערכת למערכת שקוף לחלוטין.

הגברת כהן ממחלקת…

מכירים את הסיטואציה שבה איש המכירות מספר כמה המערכת שלו נפלאה? ההדגמות שהוא עושה נראות נפלא? ואפילו לקוחות אליהם הוא מפנה מספרים בשבח הפתרון? אולם בפועל, אחרי שהוא מטמיע את הפתרון הארגון מגלה שהעובדים משתמשים, רק בחלק קטן מיכולות המערכת?

חשוב לא פחות הוא הגורם האנושי, מסביר גליקמן. שהרי כל ספק פתרונות, מספר כמה הטכנולוגיה שלו טובה יותר. ובאמת בין אם הטכנולוגיה טובה יותר או טובה פחות, את מידת הצלחת הפרויקט, קובעים העובדים שאמורים להשתמש בכלים החדשים שניתנו להם. גם הטכנולוגיה החדישה ביותר, לא תצליח "לנצח" עובד שהחליט להמשיך ולעבוד בשיטת העבודה הקודמת.

העובד שמאמין שאין כמו נייר

גליקמן מבחינה זאת מהווה "עוף מוזר" בשוק שמלא במהנדסי תוכנה ומנהלי פרויקטים. גליקמן, שפועל בתחום ניהול המסמכים והידע כבר יותר מ- 10 שנים, הגיע בכלל מתחום החינוך ואף מחזיק בתואר ראשון בחינוך מיוחד, מטעם אוניברסיטת תל אביב. עבורו הדרכת עובדים היא שליחות, עליה תיפול או תקום הצלחתו של הפרויקט ואיתו קבלת הערך לארגון ושביעות הרצון שלו מספק הפתרון.

"אם לא נתייחס למשתמשים כלקוחות, לא נצליח בהטמעת מערכת חדשה" מזהיר גליקמן. כשאנו נכנסים לארגונים, אנחנו מחפשים לא רק את מובילי השינוי, אלא גם ובעיקר את המתנגדים העיקריים. מי שאינו מנוסה, יתקשה לאתר אותם, זאת מאחר והם לא מצהירים בגלוי על התנגדותם למערכת. אנו מבצעים תהליך שחושף אותם למערכת ומאפשר להם להביע דעה, להעלות התנגדויות ולשאול שאלות. כך אנו מאתרים את אלו שהשינוי קשה להם ובטיפול אישי הופכים אותם ממתנגדים (גלויים או סמויים) לתומכים.

לעיתים דווקא המתנגדים הקשים ביותר בתחילה, מספר גליקמן, הופכים לתומכים הנלהבים ביותר בהמשך וההשפעה שלהם על העובדים הסובבים אותם אדירה ודוחפת את כל המערכת לאימוץ השינוי, שמביא איתו יעילות, מהירות וגמישות.

העובדת שחוששת מכל שינוי ובעיקר מכל שינוי בעל אופי טכנולוגי

הרווח של העובדים

נראה כי בעולם בו אנו חיים המכונה גם "עידן המידע", קל מאוד למנהלים להבין בצורך של לכידת הידע הארגוני. קל גם להוכיח את הרווח (ROI) מהמעבר ל"ארגון ללא נייר" ואת החיסכון בזמן העבודה. בנוסף כל מנהל שעבד וניהל אנשים, מבין שמעבר להטמעה של פתרון שקוף למשתמשים יש יתרון עצום בגישה המטפלת באופן אמיתי, מעמיק ונכון בצד האנושי.

אולם מה לגבי העובדים עצמם? האם גם הם ולא רק הארגון מרווחים מהטמעה של מערכת ניהול מסמכים וידע? התשובה, אומר גליקמן, היא "כן!". בסופו של דבר הטמעה מוצלחת מותנית בכך שהעובדים ירוויחו מהתהליך. "יש לנו כל כך הרבה ניסיון, שאנו מכירים את כל הטיעונים והחששות של העובדים: הרצון לשמור על הידע כמקור כח, חוסר אמון במערכות ממוחשבות, פחד ממערכות חדשות (טכנופוביה), המחשבה שתיוק הוא ניהול ידע ועוד".

העובד שמאמין שלתייק זה לנהל ידע

"בסופו של דבר העובדים מבינים, שהכח האמיתי הוא בשיתוף הידע ולא בשמירה עליו וזה שמשתף ידע הופך לגורם נחוץ ומוערך בארגון. הם מבינים שמידע יכול להיות זמין ובו בזמן ממודר, בטוח ומגובה למקרה אסון. שפעולות התיוק גוזלות זמן ובזמן שמתפנה אפשר לעשות דברים מעניינים יותר ומועילים יותר לארגון. בסופו של דבר, אנחנו רוצים שכולם ירגישו שותפים למהלך וגאים על יכולתם להתקדם עם הטכנולוגיה ולא להישאר מאחור", מסכם גליקמן.

תעודת זהות:

חברה: אמ.פי.אל מערכות לניהול ואחזור מסמכים בע"מ

שנת הקמה: 2007

מנכ"ל: אשר גליקמן.

תחום: ניהול מסמכים וידע ארגוני.

לקוחות בולטים: בנק דיסקונט, בנק מזרחי טפחות, אוניברסיטת תל אביב, האוניברסיטה הפתוחה, דואר ישראל, מגדל חברה לביטוח, מגדל שוקי הון, עיריות חיפה, כפר סבא, רעננה, רמלה ובני ברק ועוד כ 50 רשויות מקומיות בישראל, משרדי מהנדסים, רו"ח, עורכי דין ועוד.