1. פנימיים – עובדים או מנהלים;
2. קשורים לפעילות החברה – לקוחות, ספקים, מפיצים, ועוד;
3. חיצוניים לחברה – ממשלה/ חוקים רגולטורים ואחרים, "קבוצות לחץ"/לוביסטים, קהילה מקומית, גופים מקצועיים ועוד.

שלב א – מיפוי המצב הקיים

תהליך זה מזהה באופן כמותי ואיכותי את בעלי העניין, האם הם בעדנו או נגדינו?

אם לא ננהל כוחות אלו בתבונה, אנו עלולים להישאר במקום או אף גרוע מכך – להיות מוסטים לכיוונים שהם לטובת בעלי העניין יותר מאשר לטובתנו.

שלב ב – מיפוי מידת ההשפעה של בעלי העניין

שלב ג – אסטרטגיית התקשורת עם בעלי העניין

לאחר שמופו בעלי העניין לפי עוצמתם ומידת העניין בנו, נתכנן את אסטרטגיית התקשורת עימם. כדי שאסטרטגיית התקשורת לא תישאר על הנייר נדרש באמת לתכנן ולעקוב אחר ביצוע התקשורת עימם בהתאם לתכנון.

1. רמת עניין גבוהה עם יכולת השפעה חזקה – ניהול צמוד – קבוצה זאת מכילה בעלי עניין להם יש עניין בארגון וגם יכולת השפעה גבוהה. למשל: דירקטוריון החברה. ננהל עימם תקשורת צמודה ונעדכן אותם באופן סדיר.
2. רמת עניין גבוהה עם יכולת השפעה נמוכה – עדכון שוטף – קבוצה זאת כוללת בעלי עניין אשר להם רמת עניין גבוהה בארגון, אך מידת סמכותם ויכולת ההשפעה שלהם נמוכה. למשל: ספקים ומפיצים –  ניידע אותם באופן שוטף בנושאים הרלוונטיים אליהם.
3. רמת עניין נמוכה עם יכולת השפעה חזקה  – שמירה על שביעות רצון גבוהה – קבוצה זאת מכילה גופים אשר לא מעורבים באופן ישיר בפעילות השוטפת של החברה. למשל: גופים רגולטורים. יש להם עניין בהצלחת החברה כמו כל חברה אחרת. הם לא מתעניינים בפעילות השוטפת, אך הם יכולים להתערב העוצמה גדולה אם הארגון מפר את הכללים שהם קבעו. במקרה כזה, על הארגון להיות "מיושר" עם הנחיות אותם גופים.
4. רמת עניין נמוכה עם יכולת השפעה נמוכה– בקרה – קבוצה זאת מכילה בעלי עניין שהשפעתם נמוכה וגם מידת העניין שלהם נמוכה. למשל: ארגונים הפועלים בנישה שלנו. נפקח עין על קבוצה זאת ונפעל בהתאם להתפתחויות ולצורך.

איור 2: ניתוח אסטרטגיית התקשורת עם בעלי עניין לפי יכולת ההשפעה שלהם ומידת העניין שלהם

לסיכום, אפילו תקן 9001 ISO במהדורתו העדכנית 9001:2015 ISO הוסיף דרישה התחלתית – להבין את הארגון והקשרו. הבנת הארגון והקשרו כוללת בין היתר – את הבנת הצרכים והציפיות של מחזיקי העניין (ככה תרגמו בתקן את המושג  Stakeholders). הדרישה ההגיונית היא:

1. לזהות את בעלי העניין
2. להבין את הדרישות שלהם ומידת הרלוונטיות שלהם לארגון

כפועל יוצא מפעילויות אלה – הארגון יתכנן את תהליכי העבודה שלו. עבודת קודש זו הינה פעילות מחזורית, שכן הסביבה משתנה, פעילות הארגון משתנה, בעלי העניין משתנים ומתחלפים, מידת העניין שלהם בנו משתנה, ובהתאם – תוכנית הפעילה שלנו ל"ניהול בעלי העניין" מתעדכנת.

האם אתם מנהלים את בעלי העניין שלכם ? עד כמה אתם מנהלים אותם? אשמח לשמוע ולפתח עימכם דיון על כך.

מאמרים נוספים בנושא ניהול בעלי עניין שיכולים לעניין אותך: