המעבר לעידן המובייל גם ביישומים לניהול המשאב האנושי של הארגון, הוא כבר לא מותרות אלא כורח המציאות. הדרישה מגיעה מהשטח, בעיקר מדור ה-Y שגדל הסמארטפון הצמוד. יישומים אלה מאפשרים לגם לעובדים וגם למנהלים להיות מעודכנים מכל מקום ובכל זמן.
צילום: shutterstock
המספרים מדהימים: עד 2016 מספר מנויי המובייל יעלה על 8 מיליארד. הרבה מאוד הזדמנויות עסקיות ייפתחו בפני חברות, כשבצידן גם הזדמנויות לאינטראקציה עם עובדי החברה, דבר המצריך לא מעט היערכות – מצד מחלקות משאבי האנוש.
ואכן, כולנו במובייל. מנתוני מחקר של IDC ישראל לשנת 2013 עולה שהיקף מכירות טאבלטים עלה על היקף מכירות המחשבים הניידים בשוק הישראלי. חברת המחקר STKI העריכה כי מעל 800 אלף מהם נכנסו לשוק בשנה האחרונה, 2013. הבדיקות של STKI העריכו את מספר הסמארטפונים בישראל במעל 3.4 מיליון (עלייה של 25% בהשוואה לשנת 2012). סקר TNS וארגון CEA, מעלה כי שיעור חדירת הסמארטפונים עומד על 86% – זהה לזה של חדירת טלוויזיות. על פי נתוני הסקר, ל- 46% מהישראלים יש טאבלט. זהו שיעור חדירה מאד גבוה. מבין אלו שעדיין אינם מחזיקים בסמארטפון, 29% הצהירו כי בשנה הקרובה ירכשו כזה. מבין אלו שאינם מחזיקים בטאבלט, 17% הצהירו שבשנה הקרובה ירכשו לעצמם מוצר כזה. מהמחקר התבלט הסמארטפון כמכשיר עבודה (73% הצהירו שהם עושים בו שימוש בעבודה) מול הטאבלט עם 29%. ונתון מעניין נוסף – לשאלת המניע לרכישה של מכשיר נייד: 31% השיבו שהסיבה לרכישה היא "להיות יותר פרודוקטיבי".
מהמחקר של KPMG עולה כי במרבית מקומות העבודה כיום מבינים ומאמצים כבר את הגישה ש'מקום העבודה' הפך למושג גמיש משהו. 60% מהעסקים שלקחו חלק בסקר הצהירו שהרחיבו את השימוש ב"מקום עבודה וירטואלי", 48% מתבססים פחות על משרדי החברה, ו- 55% מהמעסיקים שכרו עובדים זמניים או עובדי קבלן בשלוש השנים האחרונות.
והתוצאה? – מחלקות וחטיבות ה-HR נמצאות במרוץ אחרי הנעשה בשטח, כאשר רק 24% מהחברות שהשתתפו בסקר מעריכות שצוותי ה-HR שלהם תומכים בהצלחה בכוח האדם הנייד.
"אנו זקוקים לחשיבה מחודשת, אפילו נושאים די בסיסיים כמו קביעת מטרות, בדיקת עמידה ביעדים ואיך מחברים בין עובדים למעסיקים המרוחקים אלה מאלה", אומר אחד המשתתפים במחקר, מייק ווסטקוט, מנהל ה-HR של National Grid, חברת גז גדולה.
מרבית הנדגמים, העריכו כי התשובה ל'איך נערכים בדיוק?", נמצאת בשילוב והאיזון העדין שבין כלים מסורתיים כדוגמת פגישות אישיות ותדרוכי עומק, לבין כלים טכנולוגיים. "אחרי שלבי המיסוד הראשונים, קל לעשות שימוש בטכנולוגיה לבניית הקשר עם העובדים שלך והעמקת היחסים איתם", אומר ווסטקוט.
המובייל – חלק אינטגראלי מניהול המשאב האנושי
אחד הכלים שפותחו בחברת סינריון, אפליקציית Synerion Mobile, נותנת מענה לאחת הדרישות המיידיות שעלו מהשטח: מעקב אחר נוכחות עובדים. האפליקציה מיועדת בעיקר לעובדי שטח ולעובדים בארגונים מבוזרים ללא תשתיות דיווח, אך גם לעובדי משרד כתחליף לשעוני הנוכחות. היא פועלת כחלק אינטגרטיבי עם מערכת נוכחות עובדים של Synerion ומאפשרת לעובד בנוסף לדיווח נוכחות מהיימן, תוך אימות המיקום ממנו בוצע הדיווח, גם דיווח משימות שביצע, תצוגה של גיליון הנוכחות האישי ויתרות חופשה העומדות לזכותו. היא מותאמת למערכות הפעלה iOS למכשירי אייפון ומערכות הפעלה אנדרואיד, ללא צורך בתשתיות מיוחדות, ללא תלות בספק הסלולר וללא רכישה של חומרה ותוכנה לכל אחד מאתרי הדיווח.
המציאות בשטח מוכיחה שמספר היישומים הזמינים בתחום משאבי האנוש, הוא בצמיחה מהירה. הקטגוריה פותחת דרכים חדשות לתקשר עם עובדים ועם מועמדים, כאשר החברות יצטרכו לתת את הדעת על סוגיות כגון: כיצד מתייחסים לעובדים המביאים מ'הבית' את הסלולרי שלהם; איך פותרים סוגיות אבטחה; ואיך שומרים על איזון חיים/עבודה במציאות של ימינו?
כורח המציאות
בחברת Lumesse, מהמובילות בעולם בפתרונות Talent Management, מציינים כי המעבר לעידן הנייד הוא כבר לא מותרות אלא כורח המציאות וכי הדרישה מגיעה מהשטח. 75% ממצבת כוח האדם הגלובלית בעשור הקרוב תושתת על ה- millennials (דור ה-Y) – אלה שגדלו עם הסמארטפון הצמוד.
כשמדובר בניהול הכישרונות והכישורים, אומרים ב-Lumesse, העובדה שכולם ניידים יכולה להוות בסיס לחיזוק הקשר של בין המעסיק לעובדים. המועסקים, מצד אחד, יכולים באמצעות הנייד שלהם לגשת לאפליקציות להערכת הביצועים שלהם, לתוכניות בונוס ועוד ולראות מכל מקום ובכל זמן את אפשרויות הפיתוח שלהם בארגון (בהדרכה ובלימוד מרחוק וכד'). המנהלים יכולים לעבוד מכל מקום ובכל זמן, לאשר תוכניות פיתוח ולבחון ביצועי עובדים ולמקסם את זמן העבודה, תוך ייעול תהליכי קבלת ההחלטות.
לשירות העצמי מהמובייל יתרונות רבים: משיפור ביעילות הכוללת של פעילות ה-HR, דרך חסכון בעלויות הדרכות ועד למיתוג מעסיק. הפריחה הגדולה של אפליקציות ה-HR , די ברורה. התוצאה היא שפעולות רבות שדרשו בעבר מחשב שולחני או פגישה פנים אל פנים ניתן לבצע כיום מכל מקום ובכל זמן, תוך העלאת הפרודוקטיביות וחיסכון בזמן ובכסף.. העובדה שעד שנת 2025 75% ממצבת כוח האדם בחברות תהייה מדור ה- Y, מחייבת היערכות שכדאי היה להתחיל בה כבר אתמול…
השימושים הנפוצים במובייל
קתרין ג'ונס, מחברת המחקר Bersin, שבחנה לעומק את השפעת המובייל ויישומו בתחומי ה-HR, אומרת כי כיום השימושים הנפוצים הם בעיקר במה שהיא מגדירה "ליבת העסק". כלומר, שירותי ליבה כגון: ניהול שכר והטבות, ניהול זמן, ומגוון דיווחים. עוד היא מציינת כי "מכיוון שגם המנהלים וגם העובדים משתמשים באמצעים הניידים הרי שיש כאן הזדמנות חיובית ביותר לאימוץ מהיר של מגוון יישומי מבוססי מובייל לניהול משאבי אנוש, שאנו מאמינים שיתרמו משמעותית לשורות הרווח בכל ארגון". לדבריה, אין כל מניעה שרבות מהפעילויות הארגוניות כיום יעברו לזירה הניידת. היא מחלקת את הפעילות שיכולה וכבר עוברת למובייל לשלושה תחומים: פעילות שוטפת, תקשורת, ופעילות היזומה על ידי העובדים עצמם.
בפעילות השוטפת נכללות פעילויות דוגמת טיפול בחופשות, ימי מחלה, החזר נסיעות, עדכוני שכר, תוספות שונות למשכורות, בקשות לשעות נוספות וכד'. בתקשורת, נכללות תזכורות לעובדים, הודעות שונות, חדשות והתרעות, כמו גם תמיכה טכנית מרחוק. בפעילות יזומה על ידי העובדים, נכללים דיווחי הוצאות, שינויי מידע אישי, הערכות עצמיות, גישה למערכת השכר, החתמת כרטיס עובד ודיווחים שוטפים על משימות שבוצעו. "הפתרונות לכל הסוגיות הללו כבר קיימות", אומרת ג'ונס ומעריכה שיותר ויותר ארגונים יאמצו את אותם בעתיד.
היכולת להיות "תמיד מקוון",באמצעות המכשירים הניידים, היא זו שקוסמת למנהלי ה-HR, מדווח סקר של Job Doctor ואילו סקר אחר, של LinkUp, מדווח שאחד מכל חמישה מחפשי עבודה, עשו זאת באמצעות מערכת מובייל. מחקר אחר, של Harris Interactive, מדווח שיותר מ-81% מהעובדים עושים שימוש בנייד שלהם בעבודה. "הטכנולוגיות החדשות המשולבות במובייל אינם רק עבור דור ה-Y", מדגישים עורכי המחקר. "לכולם יש מקום בזירה הזו כשהיישומים נותנים ויתנו מענה לצרכים פנים ארגוניים, כמו גם לצרכי תקשורת מחוץ לארגון.
על פי המחקר של Bersin, רוב השימוש כיום במובייל ב-HR הוא דווקא בתחומי גיוס העובדים: 62.7% מהמשתתפים בסקר, מארה"ב ומבריטניה, הצהירו על שימוש במערכות מובייל בתהליכי הגיוס שלהם, בין אם מדובר במשלוח הודעות טקסט ועד תהליך המילוי המקוון של טופס המועמדות לעבודה. 88.5% מהמגייסים עשו שימוש נייד כזה או אחר בתהליך הגיוס בכלי מדיה חברתית, דוגמת לינקדאין, פייסבוק וטוויטר. חלק גדל והולך של פעילות ה-HR במובייל, מעריכים ב-Bersin, יהיה בתחומי ההדרכה והפיתוח האישי – בעיקר בחברות הגדולות.
ומה לגבי העתיד?
ב-Bersin רואים במערכות הניידות את העוזר האולטימטיבי האישי. "הטלפון החכם יהיה חלק בלתי נפרד מאיתנו. הוא ישמש ארנק חכם וינהל את חיי הבעלים. בעבודה הוא יחליף את תג העובד, יעדכן אותך בחדשות עם הכניסה למשרד ויתמוך בשת"פ עם חברים לעבודה מסביב לגלובוס. הוא יחבר אותנו פנים אל פנים עם לקוחות, מחפשי עבודה ושאר העובדים, כשאנו מעריכים שכל התקשורת תיערך בוידאו 'חי' שיחליף את ההודעות הקוליות והטקסטואליות. המנטרה של "תמיד מקושר" והיכולת לתגובה מיידית בכל זמן ומכל מקום מאפשרים כבר כיום לאנשי ה-HR לבצע אינספור פעילויות שבעבר היו נגישות רק מהמחשב האישי שלהם, חוסכים תוך חיסכון זמן יקר ועליה בפרודוקטיביות".
"ארגון שיתעלם כיום מהכלים הטכנולוגיים בזירת ה-HR ייאבד 'נקודות' חשובות ביותר מול המתחרים", אומרת ג'סיקה מילר-מרל, מומחית עולמית לתחום יישומי טכנולוגיה במקומות העבודה. "הטכנולוגיות ופלטפורמות נבנות כיום ומתוכננות כך שיהיו קלות ונוחות יותר לשימוש, מכל מקום ובכל זמן. המפתח לבחירה של הכלים הניידים החדשים שמיועדים לסייע לתקשר עם עובדים ועם מחפשי העבודה, הוא מתן הערך הגבוה ביותר לחתך גדול ככל הניתן באוכלוסיות היעד. עם הכניסה לעידן ה- millennials (שיימצאו, ובמספרים גדלים והולכים, גם בשדרת ההנהלה, גם בקרב העובדים וגם בקרב מחפשי עבודה), חשוב מתמיד למעסיקים ליישם דרכים חדשות לדיאלוג עם הדור הזה – הדור שיעצב את מקום העבודה של השנים הבאות".
Tags: ניהול ניהול משאבי אנוש תרבות ארגונית
