הצלחה בעסקים היא לא דבר מקרי ולא תלויה במזל. עסקים נטולי שיטה סדורה לניהול מוצאים את עצמם רב הזמן ב"כיבוי שריפות" ופעילות שהם "חייבים" לעשות. הצלחה בעסקים בכלל ובעסקים קטנים ובינוניים בפרט תלויה במספר גורמים. חשוב במיוחד, אולי הקריטי ביותר, הוא הצורך בניהול מדיד של כל היסודות העיקריים שקשורים בעסק שלכם. נשמע פשוט? אולי

פורסם: 28.8.15     צילוןם:  shutterstock

מסתבר שלרב העסקים הקטנים והבינוניים אין מעקב, אין תוכנית ובעיקר אין יעדים מדידים בכל הצמתים המרכזיים בעסק: תקציב, יעדים, ניהול לקוחות, גבייה, תזרים וכו. שיטה סדורה תעזור לעסק לייצר בהירות מול התמונה המנצחת שלו. לאחר שעסק הגדיר מה יחשב כהצלחה, לדוגמא, הכפלת מחזור ההכנסות ב 2015, הוא יידרש לצייר בצורה מדויקת את הצעדים הפרקטיים למימוש אותה תמונה מנצחת.  הצעדים הפרטיים הללו נקראים בשפה מקצועית  SOP או (Standard Operational Procedures), נוהלי קרב בשפה עממית. במילים אחרות, כיצד אני עומד להצעיד את העסק שלי לאזור ההצלחה שלו.

 יש לכם עסק קטן? האם אתם יודעים כמה מכניס כל עובד שלכם ביחס לעלות השכר שלו? בבדיקה שעשינו בקרב מעל 150 עסקים קטנים ובינוניים הסתבר לנו ש85% לא חשבו בכלל אף פעם על מדידה של הפרמטר הזה. זאת אומרת שמעולם הם לא חשבו על צורת מדידת העובד כיחידת רווח והפסד. חלקם לא ידעו להגיד במדויק גם מה עלות השכר של כל עובד (עלות שכר זו לא משכורת הברוטו שלו כמובן למען הסר ספק).

אם זה לא כמותי, זה לא ניתן לניהול!

תזכרו את זה טוב טוב. אין עסק שמצליח במקרה. וגם אם כן, כנראה שמדובר במוצר מאד טוב או בשוק לא משוכלל שעוד לא נכנס תחרות משמעותית בקטגוריה שלו ובעיקר צריך להבין שזה זמני. עסקים שיודעים לייצר שיטת ניהול רצופה, מדידה, שלמעשה מכמתת את הצמתים המרכזים אותם יש לנהל באותה יחידת רווח והפסד ייהנו משני הפרמטרים הבאים בראש ובראשונה: הראשון, שקט נפשי לבעל העסק ופניות להפיץ את הבשורה, את ה"למה" של העסק. הכוונה לערך שהעסק נותן, לרובד היותר עמוק ממנו פועל העסק שאליו יתחברו המאמינים בערך בזה ויהפכו ללקוחות. השני, מיצוי הפוטנציאל המקסימאלי המסחרי האפשרי מאותה יחידת רווח והפסד. כי "המכונה" עובדת בצורה מדויקת ומשוכללת.  כל ההחלטות, הבחירות, התפעול והניהול השוטף של העסק נעשה תוך כדי תכנון ושליטה.

אפקטיבי ויעיל

 עסק מצליח צריך להתנהל בצורה יעילה ואפקטיבית ולאורך זמן. בניגוד למה שנהוג לחשוב, יעילות ואפקטיביות בעסקים זה לא אותו דבר. אפקטיביות –  הבחירה לעסוק בדברים הנכונים. יעילות –  הכוונה שברגע שבחרתי איזו פעולה לעשות, אני אבצע אותה בדרך האופטימלית והנכונה ביותר.

 לדוגמא: סידור אולם תצוגה/ ספירת מלאי. מסוג הפעולות השכיחות בעסקים רבים. נניח שגייסתי את כל העסק והעובדים ותשומת לבם למשימה הזו והיא אכן מתבצעת ביעילות. אבל האם אני אפקטיבי? האם זה מחויב המציאות לבצע זאת בשלב הזה של החודש? כשכולם יעסקו בזה? על חשבון מה זה בא? האם זה חלק מסדרת צעדים שאני מייצר כדי להשיג את מקסימום פוטנציאל של העסק הזה שאני מנהל.

 אם כן, אפקטיביות = הבחירה לעסוק בדברים הנכונים ואילו יעילות = לעשות את הדברים נכון. אני כבעלים אמור ליצור את הפוקוס בעסק – זו אחריות גדולה! אחריות שלי בעסק היא ליצור בבהירות הגדולה ביותר את התמונה המנצחת של העסק, כלומר מה ייחשב כהצלחה ובהתאם להגדיר זאת לכל מי שאמור לעזור לי לעשות את זה. בראש ובראשונה לעובדים שלי.

 עסקים נטולי שיטה מוצאים את עצמם רב הזמן ב"כיבוי שריפות" ופעילות שהם "חייבים" לעשות. עסקים מתנהלים יותר מאשר הם מנוהלים. עסקים שהמציאות כופה עליהם את הפעילויות היומיות שהם עושים ובניגוד לעסקים שיטתיים שברורה להם התמונה המנצחת כדי לחתור כל הזמן להצלחה העסקית שהוגרה מלכתחילה. בעל עסק שכל הזמן חושב מה הוא "חייב" לעשות בסופו של דבר יהיה באמת חייב לעשות הרבה. הבעיה היא העדר התכנון.

דוגמאות לצמתים מרכזיים בעסק שצריך לדאוג לנהל אותם בצורה שיטתית וכחלק מהתמונה המנצחת של העסק:

• תקציב
• יעדים
•  CRM(ניהול קשרי לקוחות)
• מומלצים
• KPI (בקרת מדד איכות)
• מחירון ותמחיר
• גבייה
• תזרים
• לוחות בקרה

 התקציב 

הבה נתמקד בפירוט התקציב כיון שזה לב ליבו של כל עסק. וב KPI, אחד התחומים שמתברר הכי חסרים בקרב עסקים קטנים ובינוניים בישראל. עסק נועד לפני הכל להביא ערך לענות על צורך מסוים. עסק שיבין את "הלמה" שלו וידע להגיש לשוק את הערך הנכון לשוק בצורה מדויקת זה עסק שנועד לגדולה. השוק יתגמל את אותו עסק היטב בצורה שאנו מכירים – כסף, הכנסות לבעלים. למרבה ההפתעה גיליתי במהלך השנים שאני עוסק  בייעוץ לעסקים קטנים ובינוניים שעסקים רבים לא יודעים להגיד כמה הם מכניסים, כמו גם כמה מרווחים בחודש או בשנה. כלומר הם יודעים להעריך את המחזור, כמה גבו מלקוחות, אבל אין להם מושג מה נשאר להם ביד. יתרה מזאת הם לא מצאו את הזמן לעצור רגע ולחשוב מה יחשב כהצלחה ביחס לנתונים כספיים של העסק. כגון: מה הרווח? בעייני זה בלתי נתפס. בעל עסק שלא יודע מה ההכנסה שלא או מה הרווח שלו זה משול לשכיר שלא יודע כמה הוא מרוויח (די נדיר עד ללא קיים). וזה בד"כ לא קיים.

 ניהול תקציב אומר לנהל את הGPS   של העסק שבמסגרתו אני כבעל עסק למעשה מטיל על עצמי את רמת ההכנסות שאני דורש מעצמי בחודש, רבעון, שנה מול רמת ההוצאות שאני יכול לאפשר לעצמי באותו חודש, רבעון, שנה על מנת לחולל רווח מסוים בו אני חפץ.  כיצד אני יכול להחליט על אותה רמת הכנסות שאני מייחל לה? לפי שלושה פרמטרים: בנצ'מרק, תוצאות עבר של העסק שלי, והשוואה לשוק (מידע שאני יודע מעובדים או לקוחות בתחום). כמובן שלאחר הכנת התקציב השנתי, במסגרת אותו SOP  שאני כותב לעסק שלי אחליט בדיוק על סדרת הפעולות הנדרשת על מנת לעמוד ביעדים שהצבתי לעצמי.

 תקציב צריך לרדת להגדרות של עשייה יומית בעסק שלכם. קחו את סעיף ההכנסות (=מחזור חודשי רצוי לשנה הקרובה) ופרקו אותו לרמות של מרכזי הרווח השונים. ממש פר מוצר/שירות וברמה יומית. כמה עלי למכור ביום מכל מוצר/שירות כדי לעמוד ביעדי המכירה שלי, כדי להגיע לתקציב החודשי והשנתי שלי. יתרה מזאת, מה ה break even. נקודת האיזון היומית שלי. באיזה סכום כסף שנכנס לקופה אני מתחיל להרוויח יומית, שבועית, חודשים וכן הלאה. זכרו. מה שאינו מדיד לא ניתן לניהול. בניהול נכון אין בערך, יש מספרים מדויקים.

SOP –  Standard Operational Procedures

SOP הנו מושג ששאול מעולם הרפואה. למשל כאשר מנתח צריך לעשות ניתוח לב פתוח הוא נעזר/פועל על פי פרוטוקול מאד ברור ומפורט.  הכוונה שכבעל העסק יגיע לסיטואציה מסוימת הוא ידע בדיוק איך לפעול. שבכל הצמתים המרכזיים בעסק יהיה פרוטוקול ברור מה צריך לקרות שם בדיוק. לדוגמא: בבית מלון. לפקידה הקבלה צריך להיות מוגדר בדיוק מה להגיד בכל מצב. אם לקוח מתלונן, כאשר לקוח חדש מגיע? אולי מה למכור לו בנוסף, שירות או מוצר משלים של המלון? איזו מגבת לתת לו אם הוא מבקש. הכל צריך להיות כתוב שם. רוצים לייצר סטנדרטיזציה.

KPI (בקרת מדד איכות)

גורם נוסף כאמור שיכול להשפיע על רמת ההצלחה של יחידת רווח והפסד הנו מדד איכות ביצוע.  KPI בשפה המקצועית. כמעט שלא ניתן לדבר על תהליכי ניהול וסטנדרטיזציה לעסק אם לא נערכים בו פעולות בקרה לבחינת איכות השירות או המוצר ועמידתם ברמה שבעל העסק מכוון אליה. למשל חברה שמייצרת גופי תאורה ומשוות לחו"ל. לפני שיוצאת מנורה בשילוח לחו"ל צריכה להיות בקרת איכות מוסדרת ועקבית. מה בודקים במסגרת אותו תהליך בקרה? מה הסטנדרט שמסמן שזה תקין? כל שילוח עם טעות בעסק כזה הוא הוצאה גדולה ומיותרת שסטנדרטיזציה יכולה למנוע. אותו סטנדרט צריך לרדת לכל הרבדים בעסק.

לסיכום, כל עסק, כל יחידת רווח והפסד זקוק לשיטה. שיטה ניהולית עקבית, יישומית, שתעזור לבעל העסק להשיג בהירות ותוצאות מסחריות שעונות על הפוטנציאל שטמון בעסק שהוא מנהל.  ובהזדמנות זו אנפץ עוד מיתוס שגוי, לא ברור, שקיים בקרב עסקים קטנים רבים. אין דבר כזה למכור בהפסד. עדיף לא למכור. תמחור של מוצר נגזר מעלות המוצר, עלויות והוצאות השוטפות ורווח מבוקש.

* הכותב  הוא מנכ"ל ומייסד משותף של חברת "קוד העסק" לקידום עסקים קטנים.

"קוד העסק", תוכנית מעשית לעסקים קטנים ובינוניים לצמיחה והשגת יעדי שיא בניהולם של אלון אולמן וטל שמשון. אלון אולמן, מייסד ויו"ר קבוצת "קוד המנצח". טל שמשון, מנהל הומלס פלייס לשעבר, מנכ"ל קבוצת "קוד המנצח".

למידע נוסף על סדנת "קוד העסק" לעסקים קטנים ובינוניים מקבוצת "קוד המנצח" ב: http://www.bizcode.co.il/

Tags:  אסטרטגיה ארגון ניהול ניהול עסקי עסקים עסקים קטנים ובינוניים