עבור המגזר הציבורי, כל מסע לענן הנו שונה ויש אינספור יתרונות למעבר אל הענן; מהתייעלות גוברת וחיסכון בעלויות, עד לפיתוח שירותים חדשניים. אבל יש כמה צעדים בסיסיים שיש לעשות ושאלות שכל מחלקה או משרד ממשלתי צריכים לשאול את עצמם ולהשיב עליהן כשהם יוצאים למסע שלהם אל הענן

פורסם: 26.7.16   צילום: shutterstock

גופים ממשלתיים וגורמי שלטון אזורי ומקומי, מאמצים חדשנות ומפתחים דרכים חדשות להגברת מעורבות וכדי לשרת אזרחים. נוכח הלחץ לחדש במסגרת תקציבים שאינם גדלים, או מתכווצים, ותוך עמידה בלוחות זמנים אגרסיוויים, סוכנויות ממשלתיות במגוון תחומים, מתחבורה עד אכיפת חוק, עוברות באופן פעיל אל הענן כדי לשנות את הדרך בה הן מספקות שירותים וכדי ליצור אינטראקציה עם אזרחים.

לוודא שתוכניות ה- IT מיישרות קו עם האסטרטגיה הארגונית

בלי להבין את מיומנויות הליבה של הארגון, כמעט בלתי אפשרי לזהות את התחומים שיזכו לשירות הטוב ביותר בעקבות אימוץ ענן. שאלות מפתח שיש לשאול, אם כי אלה ישתנו בהתאם לצרכים אותם שוקל הארגון, כוללות: האם יש יישומים מדור קודם (legacy) שזקוקים ליותר סקלאביליות, אמינות, או אבטחה, מכפי שניתן לספק בסביבה הנוכחית? מהם צרכי קיבולת חומרה ורוחב פס? האם הארגון יהיה מוכן להתרחב ולהתכווץ לאחר הפריסה? ואיך יכול הענן לקדם את מטרות ה- IT ושל הארגון?

לאחר מענה על שאלות אלה, המחלקה הממשלתית או המוסד יהיו במצב הרבה יותר טוב כדי להתחיל לתכנן אסטרטגיית ענן מוצלחת.

לעשות דבר אחד בכל פעם

מומלץ לא להגזים ולא להתחיל יותר מדי פרויקטים בבת אחת. עדיף לזהות תחילה את הצורך הקריטי ביותר ולספק פתרון לסוגיה זו. לדוגמה, כלי עבודה שיתופית בענן, כדי להקל על שיתוף קבצים או על עבודה מרחוק. התחלה עם משהו שהצוות ייהנה ממנו מיד, היא דרך קלה לרתימת אנשים.

גם התחשבות במשאבים הנכונים, קבלת תמיכה קולקטיבית של הצוות כולו, קבלת הסכמת האנשים הבולטים, והבטחת תקשורת מתמשכת בקרב בעלי עניין לאורך הפרויקט, יעזרו להשיג הצלחה מהיום הראשון. אבל צריכים להיות מוכנים להתגמש ולהסתכל במבט רענן מדי פעם כדי לבדוק התקדמות.

זה יבטיח הצלחה רבה, וקצב ההתקדמות ישמר לאורך הפרויקט, משלב התכנון, דרך הפיתוח ועד הפריסה.

לצמצם את ההיקף ולבחון את הפרויקט בשלב מוקדם

אם לא הוסכם על היקף הפרויקט וזה אינו מוגדר בבירור בשלב מוקדם, הדבר עלול להוביל לבעיות מאוחר יותר בתהליך. ניתן לקבוע בקלות היקף בתחילה, על ידי הגדרת התנאים הקשורים לפרויקט; קבלת האנשים הנכונים המעורבים כדי להגדיר את ההיקף; להגדיר במדויק את התהליך; להגדיר במפורש את גבולות התהליך; להתוות ממשקים ברמה גבוהה בין תהליכים; לבצע בדיקת תקינות של ממשקי התהליך ולזהות כל היבטי פרויקטים שעלולים להיות גדולים מדי לניהול.

על ידי הגדרה מדויקת וצמצום היקף הפרויקט, ארגונים ממשלתיים יכולים להבטיח הפחתת עלויות פיתוח וניהול, כמו גם להשיג חיסכון בזמן.

לעתים קרובות, בעת פיתוח שירותים חדשים לאזרחים, יש רצון לתת מענה לכל צרכי האזרחים עם פרויקט יחיד, בעוד משאבים לא מספקים והגדרות משתנות מתווספים לאתגר. עם סביבת מחשוב ענן גמישה, אפשר להתמקד היטב בנושא אחד, לפתח יישום אשר עונה לצורך זה, ולהמשיך הלאה.

לבצע בדיקת ישימות הרעיון

לאחר הערכת ההזדמנויות של הענן, יש לבצע בדיקת ישימות הרעיון(Proof of Concept) כדי להוכיח שפרויקט הענן הנדון הוא בר קיימא מבחינה כלכלית. בדיקה כזאת צריכה לאמת את היקף הפרויקט, להקפיץ את כל אזורי הבעיות שעלולות להתעורר במהלך שלבי הפיתוח והבחינה ולהוכיח התקדמות בשלב מוקדם באמצעות בדיקה מדגמית, שקובעת אם השירות עונה לדרישות קריטיות ומספק חווית משתמש טובה.

בעשותם כך, ארגוני מגזר ציבורי יכולים להיות בטוחים שהם יוצרים תמורה להשקעה הניתנת להוכחה מההתחלה.

לשחרר 'שירות בר קיימא מינימלי' כדי להבטיח תכנון יעיל

אם שירות או פרויקט ישוחררו מוקדם מדי, עלולה להיות חסרה להם התפקודיות הדרושה כדי לספק חוויית משתמש טובה. באופן דומה, אם מהדורת שירות או פרויקט הנה מוגדרת מדי, יתכן כי המפתחים שיצרו אותה בזבזו זמן מיותר על תפקודיות שאינה מתאימה למטרה. התשובה היא לשחרר שירות בר קיימא מינימלי, ולאחר מכן, להתאימו על סמך המשוב המתקבל. היופי של שירותים מבוססי ענן, הנו בכך שמספר גרסאות של שירות או מוצר יכולות להתקיים בו זמנית, מה שמאפשר למפתחים לבצע תיקונים מבלי להשבית את השירות.

סוג זה של סבב מהדורות הוא יותר פרודוקטיבי, וממזער עבודת מפתחים על תפקודיות שיתכן כי משתמשי קצה לא ירצו בה.

כדאי לזכור: חוכמת ההמונים אינה רק עבור חברות סטארט-אפ

רתימת קלט ומשוב לקוחות כדי לשפר שירות או מוצר, היא לא רעיון חדש. בעולם החדש ממוקד הלקוח, חוכמת ההמונים הפכה לכלי חשוב במציאת פתרונות לבעיות עסקיות. גיוס התבונה הקולקטיבית של הציבור המשתמש בשירות, יכול לעזור בכל שלבי התכנון והפיתוח.

ברחבי העולם מממשים גופי ממשל את יתרונות מחשוב הענן, מקלות הטמעה וחיסכון בעלויות ועד לשירותים משופרים לאזרחים, על ידי שמירה על קווים מנחים פשוטים אלה.

*הכותב מקס פיטרסון הינו מנהל כללי של המגזר הציבורי הגלובלי, Amazon Web Services