מתי ניתן ונכון לפעול ע"פ עמידה בנהלים ומתי ע"פ יצירתיות?
פורסם: 3.5.15 צילום: shutterstock
שתי גישות וקבוצה מנהלים אחת
שני מרצים, בפורום אחד, למול אותו קהל מנהלים, עומדים ומעבירים את הלוגיקה האישית שלהם. האחד מרצה בשעות הבוקר והשנייה בשעות אחר הצהריים. המרצה הראשון מלמד אותם לעמוד בנהלים, לציית לחוקים ולעשות את מה שהם מתבקשים על ידי המנהלים הבכירים יותר. המרצָה השנייה דנה איתם בחשיבה יצירתית, חדשנות, לפרוץ את הגבולות, לחשוב מחוץ לקופסא, להיות המצאתיים. המרצה הראשון יעסוק שעות בצורך של החברה, הארגון והמפעל להיות בירוקרטיים, לעמוד בנהלים ובתקני האיכות. המרצה השנייה תדרוש מהם לעבור את הגבולות שכובלים את המחשבות שלהם. מול אותו קהל, באותו יום, שני מרצים עם תפיסות אישיות ומקצועיות שונות. שתי דעות שונות לחלוטין, מול קבוצה אחת של מנהלים בדרגי הביניים. מי צודק? האם הצורך לעמוד בתקנים, בהוראות רשות מקומית או בחוזרי מנכ"ל או הדעה שדורשת מהם לבדוק את הגבולות ולחשוב על כל המגוון של האפשרויות, גם אם לא נראה בבחינה ראשונה שהן קיימות? מה נכון יותר? למי צריך להקשיב?
בחינה מדוייקת יותר של שתי הגישות הללו מראה כי במרבית המקרים והאירועים הניהוליים, הצורך בלהימצא בתוך הריבוע והצורך לצאת מתוך הקווים, יכולים לחיות בשלווה אחד עם השני. במאמר זה נדון בשני התזות השונות ונבחן מתי עליהן לפעול בנפרד ומתי יש צורך להפעילן בו זמנית, אחת עם רעותה.
הגישה הראשונה דנה בחשיבות העמידה בנהלים, בשיטות, בתקני איכות, יעדים, פיקוח ובקרה. בשיטה זאת יש להיות צייתן. להיות אדם, עובד, מנהל ומנכ"ל שלומד לציית לנהלים ולהוראות. לעיתים, כך טוענת גישה זאת, הדרך הנכונה לפעול היא הארוכה, המסודרת, המאורגנת וזאת שעונה על כל הקריטריונים שהוצבו בלי לכופף שום הוראה או חוק. ברמה המעשית, לעמוד בנהלים לא דורש שום צורה של הפעלת "ראש גדול" ושום ניסיון לצאת מתוך הקופסא אלא דווקא פעילות הפוכה, להתקבע, להפוך את הסטנדרט לאורח החיים התקני.
הגישה השנייה עוסקת בפריצה של מסגרת הגבולות. בחשיבה מחוץ לקופסא, בחדשנות. בגישה זו, הנחיה או הוראה לא מעכבים ביצוע או לא עוצרים פעילות או עבודה. לפי גישה זו היציאה מחוץ למשבצת היא הכרח כדי להתגבר על בקשות מורכבות או על שאלות שנדמה כי אין עליהן פתרון.
שתי הגישות בבואן לדון אחת עם השנייה, כמעט ולא ימצאו שפה משותפת אחת. הראשונה קוראת לכולם להיות צמודים לחלוטין לנהלים ולפרוטוקולים, ואילו הגישה השנייה פורצת גבולות וחושבת בצורה חופשית וחסרת כל גבולות וקווים אדומים מכל סוג שהוא. שתי גישות שונות, הפוכות, שנדמה כי שתיהן אינן מסוגלות לדור ביחד תחת קורת גג אחת. דומה כי המנהלים המדברים בשפה הישרה והחוקית, לא יצליחו לעולם לדבר עם אותם אלו המחדשים והיצירתיים אשר מדברים בשפה שבבסיסה פורצת גבולות.
אבל, כמו בכל דבר מורכב, גם כאן ניתן להציג גישה אשר תאפשר למנהלים ולעובדים בכירים לדבר בו זמנית, בשתי שפות אלו. ברוב המצבים המורכבים, יש אפשרות להראות את היופי והפשטות שלהם בדרך שמסייעת להבין אותם בקלות. גם כאן, למול שתי גישות אלו מתרחש תהליך זהה. לציית להוראות ולחוקים מחד ומאידך לדעת לחשוב מחוץ לקופסא. חשיבה מחוץ לקופסא, חשיבה שפורצת גבולות לא חייבת לעמוד בניגוד לעבודה על פי החוקים. ההפך הוא הנכון. הם בהחלט יכולים להתבצע בשיתוף פעולה. החוקים והנהלים חשובים על מנת לשמור על הסדר, היצירתיות מביאה חדשנות, מקדמת תהליכים, מפתחת את האנשים והחברה או הארגון. שתי שפות שאין האחת דורסת את השנייה. גם במציאות השוטפת של ילדים בבית ספר, לימודי אנגלית אינם דורסים את השימוש בשפה העברית.
אם כך, החוקים והנהלים עוזרים על מנת לוודא שכל מנהל וכל עובד ידע מהם הסמכויות שלו ומהי האחריות שלו ומה נדרש ממנו בתפקידו: מהם הדברים שמותר לו לעשות, תוך שימוש באמצעים שהועמדו לרשותו. ברם, במסגרת התפקיד, כל אחד יכול לפתח, ליעל, להמציא, ליצור דברים חדשים ולחשוב קדימה. כלומר, כשנשמעים לחוקים ולנהלים לא תהיה חפיפה בין עשייה, לא יהיה בזבוז משאבים, יהיו פחות טעויות ושגיאות בעשייה. כל אחד יודע מה תפקידו, הסדר נשמר. יחד עם זאת היצירתיות מאפשרת התפתחות בתוך התפקיד של כל אדם, מחלקה וסניף בחברה או בארגון.
במצב הרגולטורי הקיים כיום בשוק, כאשר הסדר, החוקים, הנהלים או התקנים מופרים, נוצר כאוס, יש עלויות גבוהות של בזבוז זמן וכסף, בלבול, וחוסר יעילות משווע. הפרת נהלים יכולה אף לגרור מצד המחוקק או הרשות המבצעת קנסות כבדים ביותר. אחת הדוגמאות לכך הן חוקי הבטיחות בעבודה. על מנהלים לוודא כי תקנות בטיחות בעבודה מיושמות כלשונן. אי ציות להוראות אלו גורם לאובדן חיי אדם במקרה הרע ביותר, אבל גם לקנסות כבדים במקרים אחרים.
הנהלים, החוקים והתקנות חשובים גם כשנתקלים במצבי משבר או לחץ, כשכל אחד יודע מה תפקידו ומה הן הפעולות שמצפים ממנו לבצע בצורה יעילה. יחד עם זאת היצירתיות עוזרת לצאת מהמצבים האלו בצורה מהירה וחוסכת זמן ומשאבים. שוב, צייתנות לחוקים הקשורים להתנהגות ולתפקוד במצבי משבר מחד, ומאידך, שימוש ישיר ביצירתיות (שעדיין עומדת תחת הסטנדרט של נהלים, חוקים ופרוטוקול).
מתי בעצם, אם כך, ניתן ונכון להפעיל את העמידה בנהלים ומתי את היצירתיות?
ניקח דוגמא מעולם ניהול המסעדות. שף, חכם ויצירתי ככל שיהיה, צריך שקבוצת העובדים שלו תדע לחקות ולבצע את המנה המוצלחת ביותר שלו, גם כאשר הוא איננו. כדי שזה יקרה, עליו בתור השף של המסעדה (הגורם היצירתי ובעל חשיבה מחוץ לקופסא) לוודא כי קיימות הנחיות והוראות מדוייקות כיצד לייצר ולשכפל את המנה שייצר. קיימים גם כמובן מקרים הפוכים. במקומות בהם הנהלים הם הבסיס לקיומו של הארגון, נדרשת יצירתיות. כך הדבר לדוגמא בכל הקשור לניהול קונפליקטים וחסמים אדמיניסטרטיביים. כל חסם בירוקרטי וכל נוהל או חוק, מאפשרים דרכים שונות ומגוונות להתמודד איתו. נדרשת יצירתיות אמיתית כדי להתמודד עם מספר חסמים שפועלים בו זמנית על אותו ארגון. רגולציה של שלושה משרדי ממשלה, חקיקה רבה ביחד עם רשות מקומית שאף היא מערימה קשיים, בלי חשיבה יצירתית מחוץ לקופסא (ומבלי לפגוע אף לא בנוהל אחד) הובילה לתהליך של סגירת מעגל ואפשרה את קיום התוכנית שנדרשה בארגון.
ככל הנראה, בכל מנהל ובכל עובד, יש את שתי הגישות הללו פעילות בתוך החשיבה והעשייה שלו, ורק אחת מהן דומיננטית. חשיבה במושגים של נהלים מייצרת תקשורת בין אישית אחידה ומסודרת. מאידך, לחשיבה היצירתית יש מקום רב הרבה יותר בתקשורת למול לקוחות, ספקים (חוץ ארגוניים), מנהלים ועובדים (פנים ארגוניים). כתיבה ושיחה שמסבירים לצד השני מדוע לא ניתן, מדוע אי אפשר, מתי אין, או שבצורה מסויימת לא ניתן לפעול הם מעכבי תקשורת ויוצרים חסמים. הגישה ההפוכה של פתיחות ומניעת קיבעון פועלת בתקשורת בין אישית פתוחה ומקרבת. חשיבה יצירתית תוביל את המפעילים אותה, לשיחה ולדיון של "מתי כן", "מתי ניתן", "איך אפשר" ו"כיצד רצוי לבצע". כלומר, מצד אחד הגבולות חשובים מאוד ומצד שני הפתיחות והיצירתיות (שעדיין נמצאים בתוך הגבולות) קריטיים לא פחות. ולכן, רק השילוב של השניים ייתן את התוצאה המיטבית.
דוגמא נוספת שמוכרת היטב היא מארג היחסים שבין מחלקת הפיתוח לבין מחלקת בקרת האיכות. בעוד שהראשונה נדרשת להיות מאוד יצירתית, מחדשת והמצאתית, אין היא יכולה להתקיים בלי נהלים. בעוד השנייה נדרשת להיות מאוד ישרה למול פרוטוקולים ונהלים, אין לה זכות קיום בלי "נגיעות" של יצירתיות במהלך העבודה השוטפת שלה. כלומר, מחלקת הפיתוח נדרשת גם "לפעול על פי נהלים" ו"להיות צייתנית", ומחלקת בקרת האיכות נדרשת לרמה גבוהה של חשיבה פורצת גבולות. פעילות דומה בערכה קיימת גם כאשר נדרשת מחלקת אבטחת מידע להציג הוראות או הנחיות למול עובדי החברה. בעוד שנהלי אבטחת המידע ואבטחת האיכות הם מאוד יבשים וחד משמעיים, השיווק הפנימי יכול להיות ולהתבצע בצורה יצירתית עד מאוד, צבעונית, מתגרה, עוברת את קווי היובש המילולי.
עוד דוגמא, שמשכללת בין נהלים לבין יצירתיות, כזאת שמתקיימת במהלך בדיקות שעובר מחשב נייד במעבדה. על פי הוראות היצרן, בחלק מהמחשבים יש לבצע בדיקה כפי שהטכנאי נדרש מצד הלקוח, ובנוסף, לאחר סיום איתור התקלה לבדוק את המחשב בצורה יסודית ביותר. זאת הנחיה מאוד קפדנית של בקרת איכות ברמה הגבוהה ביותר. אכן, תיקון המחשב כהילכתו הוא חיוני. ברם, בחינה מקיפה של מחשב, קריטית ליצרן לצרכיו הוא. יצירתיות וחשיבה מחוץ לקופסא של פתרון הבעיות כפי שהוצגו על ידי הלקוח מצד אחד ומאידך, מייד לאחר מכן, צייתנות ומשמעת עצמית לעמוד בסטנדרטים של יצרן המחשבים ולבצע למחשב בדיקה מקיפה.
דוגמא נוספת לגישה המשכללת בין צייתנות לחשיבה יצירתית היא: כאשר רואה החשבון של חברה עסקית צריך לבצע דוח שנתי, עליו להיות מתואם עם כל החוקים ונהלי מס הכנסה ושאר רשויות החוק. באותה מידה בדיוק, עליו לגלות יצירתיות כדי לסייע ללקוחות שלו להפחית את חבותם במס בין מארג המיסים המורכב. כלומר, על הדוח שלו להיות חוקי מחד ומאידך יצירתי וכזה שישפר את מצבם של הלקוחות שלו. הדבר זהה לחלוטין בעבודת עורך הדין, שאף הוא פועל במסגרת נהלים, תקנות, חוקים והוראות, ובכל זאת עליו להיות יצירתי כדי לייצג נאמנה את הלקוח שלו.
שני מרצים ולהם יש שלוש דעות
שתי דעות מנוגדות ואחת נוספת, זאת השלישית שמשכללת את שתי הגישות. העמדה הבסיסית של עמידה בנהלים למול יצירתיות וחשיבה פורצת גבולות. למעשה שני המרצים צודקים, וחשוב להקשיב ולשלב את הגישות של שניהם אם רוצים להישאר רלוונטיים, אם רוצים להישאר בשוק. אין נכון יותר ונכון פחות. רק חברה, ארגון או מפעל שידעו לשלב בין השניים ישיגו הצלחה. רק מנהלים שידעו להנחיל לעובדים שלהם ולנהוג בעצמם בצורה של ציות לחוקים, לנהלים לבירוקרטיה ובאותה עת ינחילו בעצמם ובכפופים להם את האתגר, את החדשנות, את היצירתיות יזניקו את החברה, הארגון או המפעל שלהם קדימה. רק כשהחדשנות תהיה מנוהלת בצורה מסודרת, החברה תמשיך להתקיים ולהתפתח.
* בועז נחמד (MA) יועץ ארגוני. ג'נטה חבקוק, מרצה ומנחת סדנאות בנושאי חשיבה יצירתית והמצאתית.
Tags: אסטרטגיה חדשנות חשיבה יצירתית קריירה
