עולם הפרויקטים מקיף מאוד ובידינו לשכלל באופן ניכר את היכולת להתחיל ולסיים את המשימות שלנו בהצלחה. כיום ישנן מתודות וידע רב שנרכש לאורך השנים בניהול פרויקטים. אחד ממקורות הידע הינו PMBOK- project management body of knowledge  של PMI – project management institute   העולמית וקיים היום בתרגום לעברית. ישנן מתודות מעולם התוכנה כגון Agile Software  שמדברות על שיטה לניהול פרויקט פיתוח התכנה, ישנן מתודות המדברות על עולם הפיתוח בכללו ושלבים ביישום הפיתוח.

השלב הראשון בניהול הפרויקט היא הבנת הצורך. מנהל פרויקט שמבין את סיבת הפרויקט וקיבל מהיזם הסבר מעמיק על מהות הצורך בפרויקט הוא מנהל פרויקט טוב יותר. הבנת הצורך היא הפן השיווקי של המיזם, הבנת מיהו הלקוח של הפרויקט ומהו הפער שהפרויקט נדרש לתת מענה עבורו והשאלה המרכזית מהו הערך המוסף ללקוח הסופי בכדי שהפרויקט יצדיק את מימונו.

מטרת הפרויקט מלמדת על התכולה המרכזית שהפרויקט נדרש ליצור. מטרת הפרויקט מהווה הפתרון לצורך.

מיד לאחר הבנת הצורך והפתרון הנדרש ליישום ברמה העקרונית נכנס לשלב ייזום שמכיל כלים ניהוליים חשובים מאוד. הכלי הראשון לניהול יוזמה הוא "ניתוח בעלי עניין" רשימת כל מי שהפרויקט משפיע עליו או חושב שהפרויקט משפיע עליו. זיהוי וניתוח בעלי העניין יבהיר לנו טוב יותר מהם הצרכים שהפרויקט חייב לענות עליהם ומהו התקציב האמתי ליישום.

נבחן חלופות ליישום הפתרון תוך יצירת תהליך השוואתי הכולל גורמים איכותיים וגורמים כמותיים נקבע  משקל לגורם ונדרג את הציון לחלופה ע"פ שקלול הציון והמשקלים.

בשלב הייזום ננתח חלופות ונבחן תקציבים שונים לחלופות השונות נחזור וננתח בעלי עניין בחלופות השונות ונבקש מהיזם שייבחר חלופה ליישום.

עם בחירת החלופה ע"י היזם ניצור מסמך ייזום הכולל את הפרטים הבאים:

1. תיאור הצורך
2. מטרות ויעדי הפרויקט
3. ניתוח בעלי העניין
4. אפיון פונקציונאלי של תוצרים ותוצאות צפויות
5. לוח זמנים תמציתי ואבני דרך
6. מנהל הפרויקט שמונה ורמת סמכויותיו
7. אילוצים ארגוניים , סביבתיים וחיצוניים.
8. גורמי סיכון
9. ניתוח חלופות והצגת החלופה המועדפת
10. ענין עסקי המצדיק את הפרויקט לרבות תשואה על ההשקעה
11. תמצית התקציב

מסמך הייזום מאפשר למנהל הפרויקט וליזם ליצור שפה משותפת של הגדרת המשימה, תוצריה, תקציבה, אבני דרך בזמן ואם ישנם אילוצים נוספים להתחשבות.

ישנם כלי ניהול נוספים שאתייחס אליהם במאמרים הבאים. הכלים הניהוליים בניהול פרויקטים יכולים לשמש אותנו בחיי היום יום כגון: ניתוח בעלי עניין, פירוק המשימה ע"פ עקרונות WBS – work breakdown structure – כלי ניהולי ממדרגה ראשונה לניהול התכולה ולהבטחת יכולת שליטה ובקרה על הפרויקט מתחילתו ועד לסיומו, ארגון המשימה הכוללת מטריצת השמת האחריות LRC – liner responsibility chart – כלי ניהולי נוסף ליישום ארגוני ויכולת לרתום את חברי הארגון באופן רוחבי למשימה. כלי שפותח מעולם הבטיחות לעולם הפרויקטים הוא ניהול סיכונים, היכולת לנסות לצפות פוטנציאל של כשל ולהיערך מבעוד מועד ולשפר באופן ניכר את היכולת להצליח. ניהול הזמן באופן מושכל תוך הבנת השלבים והתלות בשלבים אחרים והזנת כל הנתונים לתוכנה לניהול הזמן כגון ms project.

כאמור עולם הידע בניהול פרויקטים ובכללו ניהול המשימות מורכבות מעניק לנו כארגון, כמנהלים וכאנשים פרטיים כלים לניהול משימות ויכולת להבטיח שבקצה השני של הזמן נצליח להציג בגאווה תוצאות טובות יותר.