צילום: shutterstock

למשל: מחזור תהליך פיתוח מוצר, מחולק לקוביות כדלהלן, כאשר החיצים הם התוצרים שעוברים משלב לשלב:

ציור 1 – מחזור חיי פיתוח מוצר

נראה פשוט? לא ממש

החלוקה לריבועים, וההנחה שהתהליך זורם ברצף נוחות כדי להסביר את שיטת העבודה. אולם המציאות אינה מסתדרת בריבועים, והמידע אינו זורם מצד אחד לצד שני בסדר מופתי. ניסיונות לחלק כל ריבוע לחלוקות משנה, ועוד חלוקות משנה, בתוספת חיצים המתארים תשומות ותפוקות בין תהליכי המשנה – גם הם לעולם לא יתארו את המצב לאשורו. בשטח, חלק מהתהליכים מתנהלים במקביל, ישנם בעלי עניין רבים, המשפיעים או מושפעים מכל פעילות שקורית, ובנוסף – ישנו ידע וניסיון רב של הנפשות הפועלות, המשפיעות על זרימת המידע וביצועי הפרויקט.

כיצד בכל זאת, נטמיע תהליך שיטתי ?

אחד האמצעים לתאר תהליך פיתוח מוצר מקצה לקצה הוא תהליך כולל הנקרא "ניהול מחזור חיי פיתוח מוצר" – Product Life Cycle Management (PLCM), הכולל את הרכיבים הבאים:

1. שלבי הפיתוח – "הקוביות"
2. תוצרים – תפוקות ו/או תשומות של שלבי הפיתוח – "החיצים"
3. בעלי עניין – זיהוי בעלי העניין בכל תהליך בפרויקט – מי אחראי ליצירת התוצרים, מי מאשר, מי אמור להיות מושפע ומי אמור להיות מיודע.

כיוון שהכלים הקיימים לתאר תהליכים הם מסמכים, האתגר הגדול הוא לתאר את המציאות המורכבת בשני מימדים בלבד באמצעות טבלאות ואיורים המכילים ריבועים, חיצים וכדומה.

תיעוד כולל של תהליך ניהול פיתוח מוצר מורכב מהאלמנטים הבאים:

1. תרשים התהליך –תרשים ספציפי לכל ארגון, המצייר את התהליכים, תהליכי המשנה, והתוצרים הזורמים ביניהם. יצירת ותחזוקת תרשים שכזה הינם אתגר רציני ביותר. המלצתנו – להיכנע ולוותר.
2. טבלת פעילויות – מחולקת לשלבים.

​      לכל שלב, מתוארים הפרטים הבאים:

• שם ותיאור התהליך;
• הפונקציה האחראית לפתח את התוצר;
• תוצר התהליך;
• פונקציה האחראית לאשר את התוצר. בדרך כלל תהיה זו הפונקציה שתשתמש בתוצר.

4. בעלי עניין – זיהוי בעלי העניין בכל תהליך בפרויקט – מי אחראי ליצירת התוצרים, מי מאשר, מי אמור להיות מושפע ומי אמור להיות מיודע.

כדי לפשט את התהליך ככל שניתן מחד, ומאידך לפרט מה נדרש לעשות בפרטי פרטים, המלצתנו היא לוותר על ציור סיזיפי של תרשים התהליך, ולייצר טבלה אחת כוללת המפרטת את כל הפעילויות ובעלי העניין. הטבלה אמנם גדולה, אך ברגע נתון, משתמשים במספר שורות (המייצגות תהליכים) מאד מצומצם.

למי התהליך מתאים ?

התהליך מתאים לחברות אשר להן לפחות אחד מהמאפיינים הבאים:

1. חברות המפתחות מוצרים, אשר בפיתוחם מעורבים גורמים רבים – שיווק, ניהול מוצר, מכירות, כספים, תפעול, פיתוח, תמיכה, שירות, איכות, ניהול פרויקטים,ייצור, רכש ועוד.
2. חברות בינלאומיות הפועלות במספר אתרים בעולם.

בחברות אלה, תהליך ניהול המוצר הופך להיות השפה המשותפת, באמצעותה מנהלים ומתאמים התחייבויות פנימיות ומספקים תוצרים ותוצרי ביניים.

דוגמאות לחברות המשתמשות בניהול מחזור חיים כולל: מוטורולה, מלנוקס, נייס, קומברס ואחרות.