יש לפרק את התוכנית לתת-פרויקטים ולבחון אותם בפירוט
פורסם:11/12/06 צילום: stock.xchng
נייהול נכון של תוכניות עבודה שנתיות ורב-שנתיות עשוי לתרום לארגון הן מהבחינה הכלכלית והן מהבחינה האסטרטגית. אולם למרות שבשנים האחרונות פותחו מתודולוגיות וכלים לניהול הפרויקט הבודד, ניהולן של תוכניות עבודה מרובות פרויקטים המשיך להסתמך על פתרונות חלקיים ובלתי מספקים. כתוצאה מכך חל סרבול בהכנת תוכניות העבודה, ברמת היחידות בארגון וברמה הכלל-ארגונית, ונוצר קושי ניהולי בביצוע מעקב ובקרה יעילים אחר מימושן.
סוגי תוכניות ותוכניות עבודה
קיימיים סוגי תוכניות שונים, ולכל אחד מהם מאפיינים ייחודיים. בה בעת יש לכל התוכניות מכנה משותף: תוכנית היא אוסף (Portfolio) של פעילויות ופרויקטים, המצריכים ניהול מתואם לשם השגת יעדים מוגדרים.
בין סוגי התוכניות ניתן למצוא:
מגה-פרויקט – לדוגמא, פרויקט פיתוח של מתחם גיאוגרפי כלשהו, או פרויקט גדול מאוד בתחום מערכות המידע.
אוסף פרויקטים ופעילויות המיועדים עבור לקוח מסוים – לדוגמא, תוכנית לשיפוץ ותחזוקה של מספר מטוסים עבור חברת תעופה מסוימת.
אוסף פרויקטים ופעילויות המיועדים להשגת יעד מסוים – לדוגמא, תוכנית לשיפור השירות ביחידה מסוימת או כמהלך חוצה-ארגון.
תוכנית עבודה – לדוגמא, תוכנית עבודה שנתית, או רב-שנתית, של יחידה מסוימת או של כלל הארגון.
מדיניות או אסטרטגיה – לדוגמא, תוכנית להפחתת תאונות הדרכים, או לצמצום זיהום האוויר במפעלי תעשיה.
בסעיפים הבאים נתמקד בעיקר בתוכניות עבודה שנתיות ורב-שנתיות; אם כי הדברים רלוונטיים בחלקם הגדול גם לסוגים תוכניות אחרים.
אילו פעילויות נכללות בתוכנית העבודה
תוכניות עבודה שנתיות ורב-שנתיות מהוות כלי מרכזי בניהול הפעילות הארגונית ובהכוונתה ליעדים מוגדרים. למרות חשיבותן, נהוג במקרים רבים לכלול בהן חלק קטן יחסית מפעילויות הארגון. מעשית, הדגש בתוכניות העבודה הוא על "פרויקטים" – כשהכוונה בדרך כלל לפרויקטים של פיתוח. בכך נשכח חלק משמעותי מפעילות הארגון, הנופל תחת הכינוי הרחב – "הפעילות השוטפת". ברוב הארגונים, הפעילות השוטפת חולשת על תקציבים רחבים יותר מאשר פעילויות הפיתוח והפרויקטים, אולם בפועל לא חלים עליה תהליכי תכנון ובקרה פרטניים מסוג זה המתקיימים בפעילות הפרויקטלית.
בחודשים האחרונים אני מלווה כיועץ ארגון הנמצא בתהליכי התחדשות ושינוי משמעותיים. בין השאר, סייעתי בהכנת תוכנית עבודה שנתית. אנשי הארגון הם אנשים רציניים, והקושי העיקרי שהם העלו במהלך הכנת התוכנית היה ש"90% מהפעילות שלנו היא פעילות שוטפת", ולפיכך – קשה להגדיר לה יעדים מוגדרים ומסגרות זמן ברורות".
תגובתי היתה: בואו ננסה לקחת את הפעילות הזו ולחלק אותה למסגרות-משנה מובחנות יותר, הניתנות לניהול כמעין פרויקט. הרעיון העומד מאחורי מהלך זה היה לאפשר ניהול מתוכנן ומבוקר יותר של הפעילויות, אשר מסורתית נחשבות "שוטפות", ובכך לייעל אותן.
יש לציין בהקשר זה, כי גם ההגדרות של ארגון ה-PMI תומכות בכיוון זה. הארגון מגדיר פרויקט כ"משימה זמנית המבוצעת להשגת מטרה מסוימת, אשר ניתן לנהלה בכלים של ניהול פרויקט". כדאי לשים לב, כי אין בהגדרה זו שום אזכור לפיתוח או לחדשנות, אלא רק התייחסות לתפיסה ניהולית.
התרשים הבא מציג את רעיון ה"פריסה" בצורה גרפית: ככל שפעילויות רבות יותר מה"שוטף" עוברות לשיטת ניהול דמוי-פרויקטלית, כך גדלה התועלת הארגונית.
במה שונה ניהול תוכנית עבודה מניהול פרויקט
למרות שמדובר בעולם מושגים דומה, ניהול תוכניות עבודה (ProgramPortfolio Management) אינו דומה כלל לניהול פרויקטים (Project Management). ההבדלים העיקריים הם:
לפרויקט בודד יש יעד ארגוני אחד. תוכנית עבודה אמורה לשרת מספר יעדים ארגוניים.
לפרויקט בודד יש "שדרת ניהול" ברורה אחת. תוכנית עבודה מטפלת בו-בזמן במספר רב של פרויקטים, שלכל אחד מהם "שדרת ניהול" שונה.
לפרויקט בודד יש לוח זמנים מוגדר אחד (גם אם לא תמיד עומדים בו). תוכנית עבודה עוסקת בפרויקטים בעלי טווחי זמן שונים.
ניהול המשאבים בפרויקט בודד מבוצע כ"משק סגור". תוכנית עבודה מטפלת באופטימיזציה של המשאבים המוקצים לכלל הפרויקטים.
ניהול הידע והמידע הקשור בפרויקט בודד מכוון לאוכלוסיה קטנה ומוגדרת יחסית. תוכנית עבודה מנהלת ידע ומידע חוצי-ארגון.
הגורם הניהולי הדומיננטי בניהול הפרויקט הוא מנהל הפרויקט. הגורם הניהולי הדומיננטי בניהול תוכנית עבודה הוא מנהל בכיר יותר, לעתים המנכ"ל עצמו.
הנסיון לנהל תוכנית עבודה כאילו מדובר רק בניהול-על של אוסף פרויקטים בודדים, יחטיא את המטרה. ניהול תוכניות עבודה מחייב ראיה כוללת, הנובעת מעצם הטיפול בפרויקטים רבים ושונים זה מזה; הצורך בקביעת סדרי עדיפויות בין יעדים ובין פרויקטים; הצורך ביצירת שפה משותפת לכל הפרויקטים; הצורך במידע משלים על ניהול המשאבים הכלל-ארגוניים; הצורך בניהול סיכונים ברמה היחידתית או הארגונית; הצורך בתיאום ובאינטגרציה בין הפרויקטים; והצורך בתיאום בין מערכי ניהול שונים וחוצי ארגון.
מערכת חדשנית לניהול תוכניות עבודה
מאחר שניהול תוכנית עבודה מחייב התערבות ניהולית ומידע ניהולי מסוג אחר מאלה הקיימים ברמת הפרויקט הבודד, הכלים הקיימים לניהול פרויקט – דוגמת MsProject – אינם מספיקים לצורך ניהול תוכנית עבודה. זהו גם הרקע הרעיוני והמעשי למערכת, "כוורת", שפותחה במטרה לסייע למנהלים בניהול תוכניות עבודה שנתיות ורב-שנתיות, ואשר הוצגה בכנס "סטטוס" האחרון שעסק בניהול פרויקטים.
המערכת פותחה על בסיס קונספט המכונה: "מכלולי ידע". מערכת כזו מרכזת ומנהלת את מכלול המידע הנדרש למנהלים לניהול תוכניות עבודה. לשם כך היא יכולה לא רק לשאוב נתונים על אבני דרך מ-MsProject, אלא גם לרכז מידע פיננסי רלוונטי מה-ERP, לשלב מידע ממערכת מעקב החלטות ולרכז בסביבת העבודה הממוחשבת הזאת מסמכים וקבצים הקשורים לפרויקטים הבודדים או לתוכנית העבודה.
הקישור של המערכת לכלי MsOffice חזק מאוד, וניתן להשתמש בה גם לצורך הצגת מצגות או לצורך יצוא נתונים לעיבוד נוסף ב-Excell. כמו כן, משולבות בה יכולות להצגת דו"חות ניהוליים בצורה גרפית בהירה.
הכותב הוא אחראי לתחום הניהול והארגון ב"סיבם-יעוץ אסטרטגי" מקבוצת מטריקס
מתוך: מגזין סטטוס
לעשיית מנוי, לקבלת גיליון מתנה
12.11.06
(עודכן ב – 24.02.09)
