חלק לא מבוטל מהמאמץ לחצות את הקיץ בשלום כולל עיסוק מאד פרוזאי – אנחנו עסוקים בלהעסיק את הילדים.  אבל במחשבה של רגע – האם לא זה דומה לעבודה הארגונית/ניהולית – "לארגן ולהעסיק אחרים…?!"

האם ניתן בפעילויות הקיץ ליישם רעיונות, כללים וכלים ניהוליים שאנחנו שוקדים עליהם במהלך השנה בארגון?  האמנם הדברים שונים במהותם או שאולי אפשר (ואולי צריך) ליישם את הכלים שטובים לארגון "המבוגר" גם בהתייחסות לארגון "קייטנה לנכדים"?!

מסתבר שהתשובה חיובית ודוגמא לכך ניתן לראות ב"קייטנת יש" – קייטנת סבא/סבתא המופעלת זה 7 שנים במשפחתנו.

הרעיון החל כמובן, כמו לא מעט מיזמים, ללא חשיבה תכנונית מעמיקה מראש – הצורך להעסיק את הנכדים מחד ולאפשר גם להורים לנוח למלא מעט מצברים מאידך.  אז קבענו תאריכים, פינינו את הלוח, והודענו על פתיחת מחזור ראשון של קייטנת "יש" אצל סבא וסבתא (השם נבחר מתוך האמירה"כל שתבקש – בקייטנת יש!!").

ההפתעה הייתה גדולה כאשר בכניסה הידועה והמוכרת לביתנו היה שילוט "פורמאלי" המכוון את הבאים לשולחן הרשמה מסודר שעמד בכניסה.  כל אחד מהנכדים היה צריך להירשם (בטופס מוכן ומודפס מראש), היה צריך לרשום את ציפיותיו ולקבל על עצמו התחייבות להתנהגות נאותה.  מאליו מובן שהגדול בנכדים (שהיה אז במחזור הראשון בן 10) והוריהם של הקטנטנים שעדיין לא ידעו לקרוא ולכתוב עזרו במילוי הדרישה הבירוקרטית, אבל כל נכד "חתם".  הריטואל חזר על עצמו אחר כך מידי שנה…

מכאן ואילך, עברו הילדים לחסות "ארגון שונה" מזה שהיו רגילים לו בבית סבתא וסבא.  הם התבקשו והכינו "תקנון התנהגות", בהשראת הנכד הגדול (שחזר מפעילות מחנה תנועת נוער) חיברו "שיר אוכל" היתולי שיושר מכאן ואילך לפני כל ארוחה ובעיקר – הופעלו באופן שוטף במהלך הימים הבאים בפעילויות מתוכננות מראש שהותאמו כך שיוכלו להכיל את מגוון הגילאים בקייטנה.  במהלך השנים (ועכשיו אנחנו אחרי השנה השביעית!) האתגר של מציאת פעילויות הולמות הולך וגדל שכן הבכור גדל והצעיר ביותר נכנס פחות או יותר באותו גיל (תודה לאל, נכדינו הולכים ומתרבים..!).  השנה הטווח היה 4-17 ובשנה הבאה עשויה להצטרף בת שנה וחצי…

אז איך מקיימים ארגון כזה כך שאנשי הארגון גם יהיו שבעי רצון (לאחר הכל אלה נכדינו היקרים…) וגם ישיג את מטרותיו שהרי מעבר לפינוי זמן הורים יש במצב הזה גם מטרות של גיבוש משפחתי, שמירת קשר סבים-נכדים, העברה/חיזוק נושאי מורשת/ערכים וכד'.

התחלנו בדרך הפשוטה והשגרתית – מינינו את הגדול בנכדים ל"מדריך", השני ל"עוזר מדריך" ואחריהם קיבלו תוויות של "חניכים".  המודל הזה החזיק כחצי שעה…  תוך זמן קצר כולם בכו:  "המדריך" התלונן על העבודה הקשה והגיש התפטרותו, "עוזר המדריך" לא קיבל את מינויו כשני במעמד ואילו "החניכים" פתחו במחאה חברתית – "שהוא לא יחליט עלי…!!".  הבנו שהמודל הפשוט, פשוט לא עובד…

אז איך כן?

הנה כמה היבטים ניהוליים מוכרים, איתם התמודדנו והדרך בה יישמנו אותם:

–          ארגון וחלוקת תפקידים עפ"י עקרונות "ניהול יכולות":

חלוקת תפקידים שהתבססה על היררכיה גילאית ("ותק?") המנגנון הזה כאמור קרס מהר מאד, עברנו איפה לארגון על פי היכולות – כל אחד מהנכדים קיבל "תפקיד" – יש "א. מים" (אחראי לוודא שאנו לוקחים בקבוקי מים ביציאה מהבית), יש "א. דואר" (אחראית לטפס על השער ולהוציא את הדואר מהתיבה…), יש "א. שינה" (הנכד הקטן שמונה לוודא שכולם יכולים לישון בלי הפרעה מצידו…), ישנו מספר הסיפורים וכד'.  ובלבד שלכל אחד יש תפקיד המותאם ליכולותיו.

הארגון עבר להיות "ארגון שטוח" – נאלצים "לדבר בגובה העיניים" הגדולים לומדים להסביר את עמדותיהם ורצונותיהם בדרך שבה הקטנים יוכלו להבין כיוון שההחלטות (כגון "איזה סרט נראה עכשיו") מתקבלות בשיתוף ומתוך הסכמה – לומדים גם להתחשב, גם לשתף, גם לוותר וגם להילחם על דעות ורצונות, תוך עבודת צוות.

–          יצירת תרבות ומסורת ארגונית:

זו השנה השביעית שבה מתקיים ריטואל הרישום, יש אביזרים ממתגים (חולצות קייטנה מודפסות, ספלי שתיה ממותגים וכד'), יש המנון, יש "שיר אוכל", יש "מסיבת סיום"  שבמסגרתה מתקיים סיכום (עם ההורים…).

–          הגדרת מטרות ותיאומי ציפיות:

החל מסיום הקייטנה ובמהלך כל השנה, מתקיים תהליך מתמשך של גיבוש ציפיות ואיסוף משאלות של הנכדים (והוריהם) באשר לקייטנה הבאה.  מסתבר שהילדים עוסקים בראשם במשך כל השנה בתכנון וחשיבה ובגיבוש פנטזיות על הקייטנה.  עם ההרשמה כל אחד רושם גם את ציפיותיו ובסוף הקייטנה בעת הסיכום (ראה "תחקיר מוקיר והפקת לקחים") הציפיות הללו מוצגות כך שניתן יהיה להתכוון אליהן בעתיד.

–          שילוב בין-דורי:

השילוב בין הדורות בקייטנה התבטא לא רק בפער הדורי שבין סבים לנכדים אלא גם בין "החניכים" בקייטנה.  יש כמובן פער מאד גדול בין נער מתבגר לבין ילד שעדיין נמצא בגן הילדים.  הפערים הללו מחייבים התייחסות ארגונית המתבטאת הן בהתאמת תכנים והן ביצירת סינרגיה בצוות.  לצורך התאמת הצרכים נעשו לסירוגין בחירות מכילות, דהיינו פעילויות שבהן כל הטווח הדורי יכול היה למצוא עניין, בצד חלוקה של הפעילויות לקבוצות עניין מקבילות, כך שהייתה הפרדה – בזמן ש"הגדולים" עברו חוויה אחת במוזיאון, "הקטנים" עברו חוויה אחרת.  בצד החירות הללו, היה צורך להבהיר, במיוחד ל"גדולים", את חשיבות תפקידם למערכת המשפחתית ולגיבוש (והרי "האדם מחפש משמעות").  ומשעה שהחשיבות הזו הובהרה ומקומם כתורמים את חלקם החברתי הוגדר, נעשתה השתתפותם בלב חפץ ובשמחה.

בין החוויות הייחודיות בהקשר הבין-דורי ראוי אולי להזכיר את הביקור של הקייטנה במצג "דיאלוג עם הזמן" שבו ביקרנו במוזיאון הילדים בחולון.  מיצג המעביר באופן חווייתי את תחושת הזקנה המתקרבת לדור הצעיר יותר ומקרב משהו בין הדורות.  מחוויה זו, חשוב לציין, יצאנו דווקא אנחנו (סבתא וסבא) בתובנה שנכדינו יודעים הרבה על עולמנו ושפתנו, ואנחנו הרבה פחות על עולמם ושפתם.  האם זו תובנה ארגונית כללית? – ראוי לחשוב ולנתח.

–          בידול ויצירת ייחודיות לארגון:

קייטנת "יש" אינה "עוד ביקור אצל סבתא וסבא"!  זהו אירוע שונה לגמרי שבו דברים מתנהלים אחרת.  למשל – בערב לקראת הכניסה למיטות מגיעים "גמדים" המניחים בסתר (כפי שרק גמדים יודעים לעשות), ממתק שוקולד לכל ילד מתחת לכרית.  והפלא ופלא, הם יודעים בדיוק להתאים את סוג הממתק האהוב על כל ילד!    רק בזמן הקייטנה ייתכן מצב שבו משתמשים באקדחי מים גם בהתזה על סבתא וסבא המתרוצצים בגינה…, רק בקייטנה יתכן שכולם נרדמים תוך צפייה משותפת בטלביזיה או בסרט (על גבי מזרונים על הרצפה).

–          תחקיר והסקת מסקנות:

בשנה הראשונה ב"מסיבת הסיום" ישבו כל הקייטנים במעגל וכל אחד בתורו התבקש לציין דבר שמצא חן בעיניו בקייטנה ודבר שלדעתו יש לשפר לקראת השנה הבאה.  עם חדירת מושג ה"תחקיר המוקיר" החלפנו את הסגנון.  כל אחד מתבקש לציין מה מצא חן בעיניו ומה הדבר שהוא מצפה לו לשנה הבאה.  ככלל, המעבר לעיסוק בציפיות לעתיד, במקום בניתוח העבר, (התואם את השקפת עולמנו הניהולית) תרם לאווירה במסיבת הסיום ובעיקר לעיסוק המתמשך ב"קייטנת יש" במהלך השנה כולה.  הנכדים עוסקים בציפיותיהם ומעלים משאלות לקראת המחזור הבא, כבר מרגע הסיום ועד לפתיחת "המחזור החדש", בשנה הבאה עלינו לטובה.

על הכותבים:

* ד"ר שלומית קמינקא היא מנכ"לית העמותה לניהול מחקר ופיתוח משאבי אנוש בישראל ומרצה בכירה בתחום ניהול משאבי אנוש.

* ד"ר נחום קמינקא הוא מהנדס תעשיה וניהול, מנכ"ל המרכז לחשיבה פורצת דרך בע"מ ויועץ בכיר לניהול.

הם סבא וסבתא לשמונה נכדים