הפסד כספי עצום נגרם לארגונים כתוצאה מתקלות מחשוב. מערכות הלפ-דסק מצמצמות את זמן הטיפול בתקלות וחוסכות כסף רב. הדור החדש של מערכות ההלפ-דסק, שמובל בישראל על ידי SysAid – החברה הישראלית פורצת הדרך, הפך את הקניה וההטמעה של מערכת הלפ-דסק לתהליך מהיר, יעיל ולא יקר
צילום: shutterstock
האם קרה לך שבעודך מרוכז במשימה שלפניך, המחשב קרס ומצאת את עצמך מתוסכל ואובד עצות? למרפי יש נטייה לבקר אותנו בזמנים הכי פחות צפויים ומתאימים. מחקרים מראים שמרפי מבקר אותנו די הרבה. כך למשל, במחקר שערכה, לפני מספר חודשים, חברת המחקר פורסטר, עלה כי 86% מהעובדים בארגונים מאבדים בממוצע כ-18 שעות חודשיות (סה"כ למעלה מ-5 שבועות בשנה) בגלל בעיות מחשוב והזמן שלוקח לפתור אותן. על פי הסקר יש עובדים שאף מאבדים קרוב לחצי מזמן העבודה שלהם, בגלל תקלות במחשב.
מעבר לתסכול האישי, מדובר בהפסד משמעותי של זמן עבודה וזמן כידוע שווה כסף. בנוסף, במידה והעובד היה באמצע תהליך ארגוני, למשל הוצאת חשבוניות ללקוחות, התקלה עלולה לעכב גם את התהליך. אם מכמתים את ההפסד שנגרם כתוצאה מהשבתת העובד בלבד (בלי להביא בחשבון את עלות השבתת התהליך), ארגון שיש לו 100 עובדים יאבד 1,800 שעות עבודה בחודש. מדובר על הפסד של עשרות אלפי שקלים בחודש ומאות אלפי שקלים בשנה. ארגון גדול יותר מפסיד כמובן יותר.
מערכות Help Desk
מערכות ההלפ-דסק באו לתת פיתרון לבעיה זו. מערכות הלפ-דסק מיעלות את הטיפול בתקלות המחשב ומקצרות את זמני הטיפול ב- 30% ואף יותר. בארגון בינוני בן 100 עובדים, כפי שתואר בדוגמא קודם לכן, מדובר על חיסכון של 540 שעות עבודה בחודש. הכפילו במספר החודשים בשנה ובעלות שעת עבודה ותבינו מדוע כמעט כל החברות הגדולות עובדות עם מערכות הלפ-דסק כבר שנים רבות.
מדוע אם כך לא כל החברות הטמיעו מערכות הלפ-דסק? עד לפני מספר שנים, התאפיינו מערכות ההלפ-דסק בעלות יקרה הן עבור הפתרון עצמו והן עבור הטמעתו ויישומו. בשנים האחרונות התחוללה מהפכה בעולם ההלפ-דסק, מהפכה שלא כל המנהלים מודעים לה. התפתחותה והוזלתה של התקשורת בין המחשבים, פיתוח כלי תוכנה חכמים וגם הניסיון שנצבר בניהול יעיל של תקלות מחשוב, הביאו לפיתוחן של מערכות הלפ-דסק, יעילות, לא יקרות, שדורשות מהארגון זמן מינימאלי של הטמעה והדרכה.
המערכת הישראלית שכבשה את העולם
כמו במהפכות טכנולוגיות אחרות, אחת ממובילות הוזלת והנגשת מערכות ההלפ-דסק, הינה חברה ישראלית: SysAid (www.sysaid.co.il). SysAid המיוצגת בישראל על ידי חברת קונסיסט מערכות מקבוצת קונסיסט, מוטמעת בארגונים מסדרי גודל שונים, ב- 143 מדינות וב- 42 שפות. היא גם בין חברת התוכנה הבודדות שזכו להסמכה היוקרתית ITIL V3-Best Practice של חברת הייעוץ הבינלאומית Pink Elephant.
לא מפתיע אם כן ש SysAid הוא גם פתרון הלפ-דסק הנמכר ביותר בישראל. SysAid HelpDesk הוטמע עד היום בלמעלה מ- 300 ארגונים ישראלים, ובהם גם החברות הגדולות במשק שבהן אלפי משתמשים וצוותי IT גדולים: חברות ביטוח ופיננסים, חברות תשתיות, בנייה, קמעונאות, אנרגיה ועוד.
SysAid נמכרת לא רק לארגונים המטמיעים מערכת הלפ-דסק בפעם הראשונה, אלא גם לארגונים שקנו מערכות הלפ-דסק מתחרות. כך למשל מספר רועי ברוכים, מנהל תשתיות IT במימון ישיר: "למרות החששות מבעיות בתהליך ההתקנה שנובעות מכך שסיסאייד החליפה מערכת קיימת, התהליך היה מהיר וללא תקלות. המערכת של סיסאייד נוחה יותר למשתמשים מהמערכת הקודמת ומכילה יכולות רבות נוספות".
החזר על השקעה, הטמעה והדרכה
משה אטיה מנהל מוצר SysAid בקונסיסט מערכות, אומר שהחזר השקעה (ROI) אופייני על מערכת הלפ-דסק, הינו של חודשים ספורים. "עלות התקנת המערכת לארגון בינוני הינה כמה עשרות אלפי שקלים בלבד. עלות שמכוסה במהירות על ידי הקטנת הנזק הכספי שנגרם כתוצאה מתקלות" הוא אומר.
כשאני מקשה על אטיה בנושא העלויות העקיפות של הטמעת המערכת וההדרכה כיצד להשתמש בה, הוא מפנה אותי לציטוט מפיה של רווית שילוח בן זאב, מנהלת מערכות מידע, של יקבי רמת הגולן. בן זאב מספרת שהיא תכננה מערך של הדרכת עובדים בקבוצות, לאחר הטמעת מערכת SysAid בארגון, אולם גילתה ש"המערכת כל כך ידידותית, שכולם פשוט למדו להשתמש בה בלי תוכנית הדרכה".
"לפני עשר שנים כולנו היינו מרוצים מהטלפונים הסלולרים הפשוטים שלנו וחשבנו שזאת המצאת המאה. היום לא ברור לנו איך יכולנו להסתדר בלי טלפון חכם. כשיש לך כלי עבודה טוב, שמאפשר לך לקבל פנויות בצורה מסודרת ולתעדף אותן, אתה מקצר את זמני הטיפול בתקלות מעלה את היעילות והתפוקה של העבודה. מהר מאוד לא ברור לך, איך הארגון יכל לעבוד קודם בלי הפתרון הזה" אומר אטיה.
"ערך מוסף נוסף של מערכת הלפ-דסק, הוא בתובנות שלא יכלת לקבל קודם לכן" מסביר אטיה. "מערכת הלפ-דסק טובה, מאפשרת לך לדעת דברים כמו: באיזה מערכות יש הכי הרבה תקלות? האם יש תהליכים חשובים שמתארכים או משתבשים בגלל תקלות מחשוב? ועוד".
לסיכום
פעם תפוזים היום היי-טק: חברות טכנולוגיה ישראליות מפתחות מערכות שמיעלות את העבודה, מגדילות את התפוקה חוסכות לארגון כסף. בין אם מדובר בחיסכון של עליות הדפסה (תוכנת PrintBOS) או טיפול בתקלות מחשב (SysAid). בעולם עסקי תחרותי, הדורש יעילות וגמישות, יש לנו המנהלים הישראלים את הזכות להיות "קרובים לצלחת" ולהטמיע בארגון שלנו את הכלים הטובים ביותר. כלים ישראלים, "דוברי עברית", המסופקים ברמת תמיכה מהגבוהות בעולם. גאווה ישראלית.
